مدونة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق
مقالات عملية لمن يقرر أو ينفذ أو يدير مشروع أرشفة: كيف تقارن الأنظمة، وماذا تسأل الموردين، وكيف تتجنب الأخطاء الشائعة في التصنيف والترحيل والصلاحيات.
حلول القطاعاتنظام أرشفة للجامعات: كيف تجمع احتياجات الكليات والإدارات؟خريطة لجهات الجامعة ووثائقها ومالك كل نوع ومن يقرؤه، وطريقة جمع الاحتياج على ثلاث طبقات بدل ورشة لكل كلية، ونموذج صلاحيات مبني على المنصب ومنسق الكلية،…الميزات والحوكمةالاعتماد الداخلي والتوقيع الإلكتروني: كيف تحدد احتياج مشروعك؟الاعتماد الداخلي وصورة التوقيع والتوقيع الإلكتروني بمعناه النظامي ثلاثة أشياء مختلفة. تعرّف على الفرق وما يقوله نظام التعاملات الإلكترونية، وصنّف وثائقك بشجرة قرار، واخرج بنطاق تكامل…الاستضافة والتكاملالأرشفة والاتصالات الإدارية: كيف تحدد مسؤولية كل نظام؟جدول حدود مسؤولية من 14 وظيفة بين نظام الاتصالات الإدارية ونظام الأرشفة، وطريقة لاختيار نقطة الأرشفة، وقواعد الترقيم والربط، ومواصفة حزمة التسليم، وقائمة بالتكرار الذي يجب…الميزات والحوكمةكيف تقيس جودة نتائج البحث في الأرشيف على عينة ممثلة؟حوّل تقييم البحث من انطباع إلى أرقام: ابنِ أسئلة من عمل جهتك بمفتاح إجابة مسبق، ونفذها بقواعد موحدة، واحسب نسبة الوصول ودرجة الترتيب والاكتمال والتسرب، ثم…الاستضافة والتكاملما الأسئلة التي تطرحها بشأن موقع استضافة وثائق الجهة؟أين توجد وثائقك فعلًا؟ خريطة لكل موضع قد توجد فيه نسخة منها، و15 سؤالًا في خمس مجموعات مع ما يكشفه كل سؤال والإجابة التي تستدعي التوقف…الميزات والحوكمةما الذي يجب أن يسجله سجل التدقيق في نظام إدارة الوثائق؟سجل التدقيق دليل حين يكون مكتملًا ودقيقًا وسليمًا ومتاحًا. جدول الأحداث في ست فئات وحقولها الخاصة، والحقول المشتركة لكل سطر، ومستويات منع التعديل، وربط مدة السجل…الترحيل والتنفيذكيف تضبط جودة الفهرسة مع زيادة عدد المستخدمين؟خمسة أبعاد تعرّف بها جودة الفهرسة، وأربع طبقات لضبطها من تصميم الحقول إلى العينة، ودورة تعيد كل خطأ متكرر إلى سببه، وسبعة مؤشرات، وجدول يفرق بين…اختيار النظامكيف تحدد نطاق المرحلة الأولى من مشروع الأرشفة؟لمدير مشروع الأرشفة: كيف تختار الإدارات وأنواع الوثائق والوظائف التي تدخل المرحلة الأولى وما يؤجل، بمصفوفة الأثر والجاهزية، وقواعد مكتوبة للحدود، ومعيار نجاح يكون شرط الانتقال،…الميزات والحوكمةكيف تختبر مستويات السرية في نظام الأرشفة قبل اعتماده؟طريقة عملية لكشف تسرب الوثيقة السرية دون فتحها: أربعة أنواع للتسرب، وتجهيز الحسابات ووثائق الطعم، وجدول 14 حالة اختبار لكل مستوى، واختبار رفع المستوى وخفضه، وأسئلة…الترحيل والتنفيذكيف تختار عينة تجريبية ممثلة لاختبار النظام؟العينة الممثلة أربع طبقات: وثائق بأنواعها وجودتها وحالاتها الحدية، ومستخدمون بأدوارهم، وإجراءات باستثناءاتها، وأسئلة وقياسات مكتوبة مسبقًا. جدول مكونات جاهز، ومصفوفة لاختيار الأنواع، وقواعد للحجم، ومقاييس…حلول القطاعاتكيف تنظم ملفات الموردين وشهاداتهم ووثائق اعتمادهم؟كيف تبني ملف مورد واحدًا بأقسام وصلاحيات، وتفرق بين تاريخ الانتهاء والتأكيد السنوي والوثيقة المرتبطة بعقد، وتدير قرار التأهيل بنطاقه وتاريخ مراجعته، وتحسب حالة المورد وما…الميزات والحوكمةكيف تمنع تداول نسخ غير معتمدة من الوثائق خارج النظام؟النسخ التي خرجت من النظام لا تُحذف، لكن يمكن أن تقل، وأن تعلن عن عمرها، وأن يُشعر حاملوها عند الاستبدال. مسار النسخة من الاعتماد إلى التداول،…
أدلة تفصيلية حسب حاجتك
إلى جانب المقالات، تشرح صفحات الموقع كل جانب من جوانب مشروع الأرشفة بالتفصيل.
تعرّف على النظامنظرة شاملةالمكونات والأدوار والمقارنة بالمجلدات المشتركة.
تجهيز كراسة الشروطقائمة متطلبات جاهزةحدد المتطلبات وانسخها.
الجهات الحكوميةمصفوفة المتطلباتكيف تُقرأ الاستجابة لكل متطلب.
الأرشيف الحاليترحيل الأرشيف الرقميالمراحل والمطابقة والمخاطر.
قرار التشغيلسحابي أم على خوادمكم؟دليل قرار من أربعة أسئلة.
التكلفةأعدّ نطاقك المبدئيمكونات العرض والعوامل الأكثر تأثيرًا.
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام