عرض توضيحي لنظام الأرشفة وسيناريوهات الاستخدام

الأدوار في هذا السيناريو: المشتريات، والشؤون القانونية، والمالية، ومدير الإدارة

1. 1

   إضافة الوثيقة

   المستخدميرفع موظف المشتريات العقد الموقع ويختار نوع الوثيقة «عقد مورد».

   النظاميقرأ نص العقد، ويقترح المورد وتاريخي البدء والانتهاء والقيمة، ويولّد رقمًا مرجعيًا.

   ما يُسجلمن رفع الوثيقة ومتى ومن أي مصدر.
2. 2

   الفهرسة

   المستخدميراجع الموظف البيانات المقترحة، ويصحح القيمة، ويربط العقد بملف المورد وبالمشروع.

   النظاميمنع الحفظ حتى تكتمل الحقول الإلزامية، ويحفظ العقد في تصنيف «عقود الموردين» فيرث صلاحياته ومدة احتفاظه.

   ما يُسجلبطاقة الفهرسة وأي تعديل على القيم المقترحة.
3. 3

   المراجعة

   المستخدميحيل الموظف العقد إلى الشؤون القانونية والمالية للمراجعة بالتوازي.

   النظاميرسل الطلب إلى الإدارتين بموعد إنجاز، ويذكّر عند اقتراب الموعد.

   ما يُسجلالإحالة ومواعيدها، وملاحظات كل مراجع على المستند.
4. 4

   الاعتماد

   المستخدميعالج الموظف الملاحظات فيُحفظ إصدار ثانٍ، ثم يعتمده مدير الإدارة.

   النظاميربط الاعتماد بالإصدار الثاني تحديدًا، ويجعله الإصدار الذي يُفتح افتراضيًا.

   ما يُسجلهوية المعتمد وتوقيته والإصدار المعتمد.
5. 5

   البحث

   المستخدمبعد أشهر، يبحث محاسب بعبارة من بند الغرامات.

   النظاميعرض العقد ضمن النتائج لأنه يملك صلاحية الاطلاع، ويفتحه على صفحة البند.

   ما يُسجلعملية البحث والاطلاع.
6. 6

   التتبع

   المستخدميطّلع مدير المشتريات على لوحة العقود التي تنتهي خلال ستين يومًا.

   النظامينبّه المسؤول قبل انتهاء العقد، ويحفظ أي ملحق لاحق إصدارًا مرتبطًا به.

   ما يُسجلالتنبيهات، وكل ملحق أو تعديل لاحق.

الأدوار في هذا السيناريو: الأرشيف، والإدارة المعنية

1. 1

   المسح

   المستخدميمسح موظف الأرشيف دفعة الوارد الصباحي، بأوراق فاصلة بين الخطابات.

   النظاميفصل الخطابات، ويضعها في صندوق وارد الأرشفة، ويعرض حالة الدفعة.

   ما يُسجلالدفعة وعدد صفحاتها ومن مسحها.
2. 2

   القراءة

   المستخدملا يتدخل الموظف في هذه الخطوة.

   النظاميقرأ النص العربي والإنجليزي، ويقترح رقم الخطاب وتاريخه والجهة والموضوع.

   ما يُسجلنتيجة القراءة لكل خطاب.
3. 3

   الفهرسة

   المستخدميراجع الموظف الاقتراحات بجوار الأصل، ويصحح اسم جهة حجبه ختم.

   النظاميحفظ الخطاب في تصنيفه مع رقم مرجعي.

   ما يُسجلالتصحيحات ومن أجراها.
4. 4

   الإتاحة

   المستخدملا يتدخل الموظف.

   النظاميتيح الخطاب للإدارة المعنية بحسب تصنيفه وصلاحياته.

   ما يُسجلمن أصبح قادرًا على الاطلاع.
5. 5

   الاستخدام

   المستخدميبحث موظف في الإدارة بعبارة من متن الخطاب.

   النظاميعرض الخطاب ويفتح الأصل على السطر الذي وردت فيه العبارة.

   ما يُسجلالبحث والاطلاع.
6. 6

   الأصل الورقي

   المستخدميعيد موظف الأرشيف الخطابات إلى صندوق موسوم.

   النظاميسجل موقع الأصل ويربطه بالنسخة الرقمية.

   ما يُسجلموقع الأصل وحركته.

الأدوار في هذا السيناريو: الموارد البشرية، والموظف، ومدير الإدارة

1. 1

   إنشاء الملف

   المستخدميسجل أخصائي الموارد البشرية الموظف الجديد، يدويًا أو عبر التكامل مع نظام الموارد البشرية.

   النظامينشئ ملف الموظف بقائمة المستندات المطلوبة لنوع وظيفته.

   ما يُسجلإنشاء الملف ومصدره.
2. 2

   جمع المستندات

   المستخدميرفع الأخصائي الهوية والمؤهل والعقد وغيرها.

   النظاميربط كل مستند بالملف، ويُظهر ما اكتمل وما ينقص.

   ما يُسجلكل مستند مضاف ومن أضافه.
3. 3

   النواقص

   المستخدميطّلع الأخصائي على تنبيه بنقص شهادة المؤهل.

   النظاميُظهر الملف ناقصًا في تقرير الاكتمال حتى يُرفع المستند.

   ما يُسجلالتنبيه وتاريخه.
4. 4

   الاعتماد

   المستخدميعتمد مدير الإدارة عقد العمل.

   النظاميربط الاعتماد بإصدار العقد.

   ما يُسجلالمعتمد والتوقيت.
5. 5

   السرية

   المستخدميحاول موظف من إدارة أخرى البحث عن اسم الموظف.

   النظاملا يُظهر الملف لأنه خارج صلاحياته.

   ما يُسجلمحاولة الوصول في سجل التدقيق.
6. 6

   المتابعة

   المستخدميطّلع الأخصائي على تنبيه باقتراب انتهاء الهوية.

   النظامينبّه قبل الموعد، ويحفظ المستند المجدد إصدارًا جديدًا.

   ما يُسجلالتنبيه والتحديث.

الأدوار في هذا السيناريو: مسؤول الوثائق، ولجنة الوثائق، وصاحب الصلاحية

1. 1

   قائمة الاستحقاق

   المستخدميفتح مسؤول الوثائق قائمة الوثائق التي انتهت مدة احتفاظها.

   النظاميعرض الوثائق المستحقة ويستبعد المجمدة تلقائيًا.

   ما يُسجلإنشاء القائمة وما استُبعد منها.
2. 2

   المراجعة

   المستخدميمدد المسؤول مدة وثائق مرتبطة بمطالبة، مع ذكر السبب.

   النظاميُخرجها من القائمة ويحدّث تاريخ استحقاقها.

   ما يُسجلالتمديد وسببه ومن أجراه.
3. 3

   الموافقة

   المستخدمتراجع لجنة الوثائق القائمة وتوافق عليها.

   النظاميمرر القائمة في مسار الموافقة المحدد.

   ما يُسجلقرارات اللجنة.
4. 4

   الاعتماد

   المستخدميعتمد صاحب الصلاحية قرار الإتلاف.

   النظاميتيح التنفيذ بعد آخر اعتماد.

   ما يُسجلالمعتمد والتوقيت.
5. 5

   التنفيذ

   المستخدميؤكد مسؤول الأرشيف إتلاف الأصول الورقية المرتبطة.

   النظاميتلف النسخ الرقمية، ويسجل تأكيد إتلاف الأصول.

   ما يُسجلالتنفيذ الفعلي للرقمي والورقي.
6. 6

   المحضر

   المستخدميطّلع المسؤول على محضر الإتلاف.

   النظاميصدر المحضر بالأنواع والأعداد والموافقين، ويبقي سجل الإجراء دون محتوى الوثائق.

   ما يُسجلالمحضر وسجل الإجراء الدائم.