تكامل نظام الأرشفة مع ERP والموارد البشرية والأنظمة الأخرى
الوثائق تُنشأ في أنظمة كثيرة: أمر الشراء في النظام المالي، وقرار التعيين في نظام الموارد البشرية، والمعاملة في نظام الاتصالات الإدارية. من دون تكامل تُنقل يدويًا إلى الأرشيف أو لا تُنقل أبدًا. يرتبط النظام بأنظمتك عبر واجهات API، وتنتقل الوثائق وبياناتها تلقائيًا عند وقوع الحدث، مع لوحة تتابع كل عملية ربط وتعالج أخطاءها.
ماذا يحدث فعليًا في كل تكامل
اختر نظامًا لترى الحدث الذي يطلق الربط، والبيانات المتبادلة، وتوقيت النقل، والنتيجة، وما يحدث عند الخطأ.
سيناريوهات توضيحية. يُحدد نطاق كل تكامل وتفاصيله بحسب واجهات النظام المقابل لدى جهتك.
طرق الربط
تُختار طريقة الربط بحسب ما يتيحه النظام المقابل، ومتطلبات التوقيت والأمن.
واجهات API
تستدعي أنظمتكم واجهات النظام لرفع الوثائق وبياناتها والاستعلام عنها، أو يستدعي النظام واجهات أنظمتكم.
الهوية المؤسسية
الدخول بحسابات الجهة، ومزامنة المستخدمين والإدارات بحسب ما يتيحه نظام الهوية.
البريد الإلكتروني
استقبال المستندات المرسلة إلى صندوق الأرشفة، وإرسال التنبيهات عبر خادم بريد الجهة.
خدمات التوقيع
إرسال الوثيقة لخدمة التوقيع الإلكتروني المتكاملة، واستقبال النسخة الموقعة وحفظها إصدارًا. التوقيع
لوحة متابعة الربط ومعالجة الأخطاء
التكامل الذي يفشل بصمت أخطر من غيابه. كل عملية ربط تُسجل بحالتها، والفاشلة تُعاد تلقائيًا ثم تُنبّه المسؤول، ويمكن إعادتها يدويًا بعد معالجة السبب. جرّب إعادة العملية الفاشلة.
| الوقت | النظام | العملية | الحالة | التفاصيل |
|---|
سجل توضيحي ببيانات غير حقيقية.
كيف ننفذ التكامل
لكل تكامل ست خطوات، تبدأ بتحديد الحدث والبيانات، وتنتهي بتشغيل مراقَب.
| الخطوة | ما نفعله | ما نحتاجه من الجهة أو مورد النظام الآخر |
|---|---|---|
| تحديد السيناريو | نحدد الحدث، واتجاه النقل، والبيانات، والتوقيت، والنتيجة المطلوبة. | وصف الإجراء وأصحاب القرار فيه. |
| فحص الواجهات | نراجع ما يتيحه النظام الآخر من واجهات وطرق ربط. | توثيق الواجهات، وبيئة اختبار أو حساب تجريبي. |
| مطابقة الحقول | نربط حقول النظام الآخر بحقول نوع الوثيقة وتصنيفها. | مراجعة المطابقة واعتمادها. |
| البناء والتجربة | ننفذ الربط على بيئة الاختبار ونجرب الحالات العادية وحالات الخطأ. | مشاركة في الاختبار والتحقق من النتائج. |
| معالجة الأخطاء | نضبط إعادة المحاولة والتنبيهات ولوحة المتابعة. | تحديد من يتلقى تنبيهات الأخطاء. |
| التشغيل | ننقل الربط إلى الإنتاج ونراقبه في الفترة الأولى. | صلاحيات الوصول في بيئة الإنتاج. |
لا نعد بتكامل جاهز مع أي نظام قبل فحص واجهاته. بعد الفحص نوضح في العرض ما يمكن تحقيقه، وما يتطلب تعاون مورد النظام الآخر.
أمن التكامل
الربط بين الأنظمة باب يجب أن يُضبط كما تُضبط أبواب المستخدمين.
الضبط
- حساب تكامل لكل نظام بصلاحيات محدودة بما يحتاجه فقط.
- الوثائق الواردة تأخذ صلاحيات تصنيفها كأي وثيقة أخرى.
- إيقاف أي تكامل أو سحب صلاحيته دون التأثير على بقية النظام.
التتبع
- تسجيل كل عملية ربط: ما نُقل، ومتى، ونتيجته.
- ربط كل وثيقة واردة بمصدرها في النظام الآخر.
- تقارير بعمليات الربط وأخطائها للمخولين. سجل التدقيق
هل لديكم تكامل جاهز مع نظامنا؟
نحدد ذلك بعد فحص واجهات نظامكم. ونوضح في العرض ما يمكن تحقيقه وما يتطلبه، بدل الوعد بتكامل قبل الفحص.
هل نحتاج إلى تعاون مورد النظام الآخر؟
غالبًا نعم، لتوفير توثيق الواجهات وبيئة الاختبار، وأحيانًا لإتاحة واجهات غير مفعلة لديكم.
ماذا يحدث إذا تعطل النظام الآخر؟
تُسجل العمليات المتعذرة، وتُعاد المحاولة تلقائيًا، ويُنبَّه المسؤول إن استمر الخطأ. ويستمر العمل في الأرشيف دون توقف.
هل يمكن لأنظمتنا الداخلية رفع الوثائق إلى الأرشيف مباشرة؟
نعم، عبر واجهات API، مع بيانات الفهرسة التي تحدد نوع الوثيقة وتصنيفها.
كيف يُحتسب التكامل في التكلفة؟
لكل تكامل نطاق يُقدّر بحسب تعقيده وواجهات النظام الآخر، ويظهر بندًا في العرض. عوامل التكلفة
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام