قراءة النصوص العربية والإنجليزية OCR ورقمنة المستندات

1. الاستقبال

   تصل الصورة أو ملف PDF الممسوح من الماسح الضوئي، أو من رفع يدوي، أو من دفعة استيراد، أو من ترحيل أرشيف قديم.

2. معالجة الصورة

   تُهيأ الصفحات للقراءة، وتُعالج الصور وملفات PDF الممسوحة بصيغها المختلفة.

3. التعرف على النص

   يقرأ النظام النصوص العربية والإنجليزية في الصفحة، بما فيها الوثائق التي تجمع اللغتين.

4. ربط النص بالأصل

   يُربط كل جزء من النص بموضعه في الصورة، فيُفتح الأصل على الموضع الذي ظهرت فيه كلمة البحث.

5. المراجعة والتصحيح

   يُعرض النص بجوار الأصل ليراجعه المختص ويصحح ما يلزم، ويُحفظ التصحيح ليُستخدم في البحث.

6. الاستفادة من النص

   يدخل النص في فهرس البحث، وتُستخرج منه البيانات لتعبئة بطاقة الفهرسة للمراجعة.

الأصل الممسوح يبقى محفوظًا كما هو دون تعديل. النص المستخرج طبقة مرتبطة به تخدم البحث والاستخراج، وتصحيحها لا يغيّر الصورة الأصلية.

1. الاستلامموظف الأرشيف

   يجمع الخطابات الورقية الواردة صباحًا، ويضع ورقة فاصلة بباركود بين كل خطاب والآخر، ويمسحها دفعة واحدة.دفعة ممسوحة في صندوق وارد الأرشفة.

2. القراءةالنظام

   يفصل الخطابات، ويقرأ نصوصها العربية والإنجليزية، ويستخرج رقم الخطاب وتاريخه والجهة المرسلة والموضوع.بطاقات فهرسة مقترحة لكل خطاب.

3. المراجعةموظف الأرشيف

   يراجع البطاقات بجوار الأصول، ويصحح اسم جهة قُرئ بشكل غير دقيق بسبب ختم فوقه، ويعتمد الفهرسة.خطابات مفهرسة ومصنفة.

4. الإتاحةالنظام

   تُتاح الخطابات للإدارات المعنية بحسب تصنيفها وصلاحياتها.كل إدارة ترى ما يخصها.

5. الاستخدامموظف في الإدارة المالية

   بعد شهرين، يبحث بعبارة «تمديد عقد الصيانة» فيظهر الخطاب، ويُفتح الأصل على السطر الذي وردت فيه العبارة.الوثيقة في ثوانٍ بدل البحث في الملفات الورقية.