حلول الأرشفة الإلكترونية حسب القطاعات
النظام واحد، لكن وثائق كل قطاع وإجراءاته وأدواره مختلفة. في هذه الصفحة تجد لكل قطاع الوثائق التي يديرها النظام، والمشكلات التي يعالجها، وسيناريو استخدام كاملًا بأدواره ومخرجاته، والوحدات الأهم له.
نظام الأرشفة لقطاع المقاولات والمكاتب الهندسية
المخططات تتغير باستمرار، وتنفيذ الموقع على إصدار غير معتمد يكلّف إعادة عمل ومطالبات. يجمع النظام وثائق كل مشروع في ملف واحد، ويضمن أن الموقع يرى الإصدار المعتمد فقط.
الوثائق التي يديرها النظام
- المخططات الإنشائية والمعمارية بإصداراتها
- المستخلصات ومرفقاتها
- أوامر التغيير
- اعتمادات المواد والعينات
- محاضر المواقع والاجتماعات
- وثائق التسليم وشهادات الإنجاز
- المراسلات مع الاستشاري والمالك
الأدوار: مهندس الموقع، ومدير المشروع، والاستشاري، ومهندس الكميات، وإدارة العقود، والمالية.
المشكلات وكيف يعالجها
- تنفيذ على مخطط غير معتمدإصدار معتمد واحد يظهر للموقع، والمسودات لا تظهر إلا لفريق التصميم.
- تأخر اعتماد المستخلصاتمسار مستخلص بمواعيد وتصعيد، ومرفقات إلزامية كمحضر الاستلام.
- أوامر تغيير متفرقةملف المشروع يربط أمر التغيير بالعقد والمخطط والمستخلص.
- وثائق تسليم ناقصةقائمة مستندات مطلوبة للتسليم تُظهر النواقص قبل موعده.
سيناريو: أمر تغيير في مشروع قائم
- 1الاستشاري
يصدر أمر تغيير على أعمال الواجهات.أمر التغيير في ملف المشروع.
- 2مدير المشروع
يربط الأمر بالعقد وبالمخطط المتأثر.علاقة واضحة بين الأمر والعقد والمخطط.
- 3مهندس التصميم
يعدّل المخطط، فيُحفظ إصدارًا جديدًا ويدخل مسار اعتماد الاستشاري.إصدار جديد قيد الاعتماد، والموقع يعمل على المعتمد.
- 4الاستشاري
يعتمد الإصدار الجديد.يظهر للموقع الإصدار الجديد وحده.
- 5مهندس الكميات
يربط المستخلص التالي بأمر التغيير.مطالبة موثقة بمستنداتها.
نظام الأرشفة لقطاع العقارات وإدارة الأملاك
لكل وحدة عقارية تاريخ من العقود والمحاضر والفواتير، ولكل صك أصل ورقي ثمين. يجمع النظام ملف كل وحدة ومستأجر، وينبّه قبل انتهاء العقود، ويعرف مكان كل أصل.
الوثائق التي يديرها النظام
- الصكوك وسندات الملكية
- عقود الإيجار وملاحقها
- رخص البناء والتشغيل
- ملفات الوحدات
- ملفات المستأجرين
- محاضر الاستلام والتسليم
- فواتير الخدمات والصيانة
الأدوار: إدارة الأملاك، والتأجير، والشؤون القانونية، والمالية، والصيانة.
المشكلات وكيف يعالجها
- عقود تنتهي دون متابعةتنبيهات قبل انتهاء كل عقد بالمدة التي تحددها.
- نزاع دون محضر استلامملف الوحدة يجمع المحضر والصور والعقد في مكان واحد.
- صك أصلي لا يُعرف مكانهموقع كل أصل ورقي مسجل، وإعارته متتبعة.
- ملفات مستأجرين ناقصةقائمة المستندات المطلوبة تظهر النواقص.
سيناريو: انتهاء عقد مستأجر وتسليم الوحدة
- 1النظام
ينبّه موظف التأجير قبل انتهاء العقد بتسعين يومًا.وقت كافٍ للتفاوض أو التسويق.
- 2موظف التأجير
يسجل رغبة المستأجر في عدم التجديد.حالة العقد محدثة في ملف الوحدة.
- 3فريق الصيانة
يرفع محضر التسليم وصور حالة الوحدة.دليل موثق على حالة الوحدة.
- 4المالية
تطّلع على المحضر لتسوية مبلغ التأمين.تسوية مستندة إلى وثيقة.
- 5النظام
يغلق ملف المستأجر وتبدأ مدة احتفاظه.ملف مغلق وفق سياسة الاحتفاظ.
نظام الأرشفة لقطاع التعليم: الجامعات والمدارس
آلاف ملفات الطلاب والمنسوبين، ومحاضر مجالس ولجان، وأدلة جودة واعتماد تُطلب في كل دورة. يجعل النظام هذه الوثائق مصنفة وجاهزة، ويحمي البيانات الشخصية بصلاحيات دقيقة.
الوثائق التي يديرها النظام
- ملفات الطلاب: القبول والوثائق الشخصية والسجلات
- ملفات أعضاء هيئة التدريس والموظفين
- محاضر المجالس واللجان
- الاتفاقيات ومذكرات التفاهم
- أدلة الجودة والاعتماد الأكاديمي
- الخطط الدراسية وتوصيف المقررات
الأدوار: القبول والتسجيل، وشؤون الطلاب، وشؤون أعضاء هيئة التدريس، ووحدة الجودة، وأمانة المجالس.
المشكلات وكيف يعالجها
- جمع أدلة الاعتماد يستغرق أشهرًاأدلة الجودة مصنفة حسب المعايير، وتُجمع في أيام.
- ملفات طلاب ورقية ضخمةرقمنة وفهرسة برقم الطالب، وبحث فوري.
- بيانات شخصية حساسةصلاحيات بحسب الدور، وسجل لكل اطلاع.
- قرارات المجالس يصعب تتبعهامحاضر معتمدة وملخص قرارات قابل للبحث.
سيناريو: الاستعداد لزيارة اعتماد برامجي
- 1وحدة الجودة
تحدد المعايير المطلوبة وأنواع الأدلة لكل معيار.هيكل أدلة واضح في النظام.
- 2الأقسام العلمية
يرفع كل قسم أدلته مصنفة على المعيار الذي تخدمه.أدلة مرتبطة بالمعايير.
- 3النظام
يُظهر المعايير التي تنقصها أدلة.معالجة النواقص قبل الزيارة لا أثناءها.
- 4وحدة الجودة
تشارك الأدلة مع فريق التقييم الخارجي بصلاحية عرض ومدة محددة.إتاحة منضبطة دون إرسال ملفات.
- 5وحدة الجودة
تحفظ ملاحظات الفريق مرتبطة بالمعايير.خطة تحسين مبنية على وثائق.
نظام الأرشفة لقطاع المنشآت الصحية
التراخيص والعقود ووثائق الجودة والسياسات في المنشأة الصحية تخضع لمتابعة دقيقة وطلبات تدقيق متكررة. يدير النظام هذه الوثائق الإدارية، ويبقى السجل الطبي للمريض ضمن الأنظمة الطبية المتخصصة.
الوثائق التي يديرها النظام
- تراخيص المنشأة وتراخيص الكوادر
- عقود التشغيل والصيانة والتوريد
- السياسات والإجراءات ووثائق الجودة
- ملفات الكوادر: الشهادات والتصنيف المهني
- محاضر اللجان
- المراسلات الإدارية
الأدوار: الشؤون الإدارية، والموارد البشرية، والجودة وسلامة المرضى، والمشتريات، والشؤون القانونية.
المشكلات وكيف يعالجها
- ترخيص كادر ينتهي دون علمتنبيهات بانتهاء التراخيص في ملفات الكوادر.
- سياسات متعددة الإصدارات في الأقسامإصدار معتمد واحد، ومراجعة دورية مجدولة.
- طلبات جهات الاعتمادأدلة جاهزة مصنفة، وسجل اطلاع يثبت نشر السياسات.
- عقود صيانة الأجهزةملف لكل عقد بمواعيده ومحاضر زياراته.
سيناريو: المراجعة الدورية لسياسة مكافحة العدوى
- 1النظام
يذكّر مسؤول السياسة بموعد مراجعتها الدورية.لا سياسة تتقادم دون علم.
- 2لجنة الجودة
تراجع السياسة وتضيف ملاحظاتها على المستند.ملاحظات موثقة على الإصدار.
- 3مدير المنشأة
يعتمد الإصدار الجديد.إصدار معتمد مرتبط باسم المعتمد وتوقيته.
- 4النظام
يتيح الإصدار لجميع الأقسام ويحل محل السابق.كل قسم يرى السياسة السارية.
- 5الجودة
تستخرج سجل الاطلاع عند طلب جهة الاعتماد.دليل على نشر السياسة واطلاع المعنيين.
نظام الأرشفة لقطاع الجمعيات والمنظمات غير الربحية
الجمعية مطالبة بالشفافية أمام المانحين والجهات المشرفة، وبحماية بيانات مستفيديها في الوقت نفسه. يجمع النظام ملفات المستفيدين والمنح والحوكمة، ويجعل تقارير المانحين أسرع إعدادًا.
الوثائق التي يديرها النظام
- ملفات المستفيدين: الطلبات ودراسات الحالة ومستندات الإثبات
- اتفاقيات المنح وتقارير الجهات المانحة
- ملفات المشروعات والبرامج
- محاضر الجمعية العمومية ومجلس الإدارة
- الوثائق المالية والسندات
- اللوائح والسياسات
الأدوار: خدمات المستفيدين، وإدارة المشاريع، وتنمية الموارد، والمالية، وأمانة المجلس.
المشكلات وكيف يعالجها
- تقارير المانحين تتطلب جمع مستندات متفرقةملف لكل منحة يجمع اتفاقيتها ومستنداتها المالية وتقارير إنجازها.
- بيانات مستفيدين حساسةصلاحيات تقصر الاطلاع على المختصين، وسجل لكل اطلاع.
- وثائق الحوكمة مطلوبة للجهة المشرفةمحاضر ولوائح محفوظة حفظًا دائمًا وجاهزة للطلب.
- ملفات مستفيدين ناقصةقائمة مستندات مطلوبة قبل اعتماد الاستحقاق.
سيناريو: التقرير الختامي لمنحة
- 1تنمية الموارد
تنشئ ملف المنحة وترفع الاتفاقية والخطة.ملف منحة بمتطلبات التقرير.
- 2المشاريع والمالية
تربط تقارير الإنجاز والمستندات المالية بالملف أثناء التنفيذ.ملف يكتمل تدريجيًا.
- 3النظام
ينبّه قبل موعد التقرير الختامي.وقت كافٍ للإعداد.
- 4تنمية الموارد
تجمع المرفقات من الملف وتعد التقرير.تقرير مكتمل المستندات.
- 5تنمية الموارد
تشارك التقرير ومرفقاته مع المانح بصلاحية عرض.إتاحة منضبطة وموثقة.
نظام الأرشفة لقطاع مكاتب المحاماة والإدارات القانونية
في العمل القانوني، سرية ملف القضية أساس، والوصول السريع إلى مذكرة سابقة أو بند في حكم يوفر ساعات. يمنح النظام كل قضية ملفًا بفريقها، ويبحث داخل المذكرات والأحكام.
الوثائق التي يديرها النظام
- ملفات القضايا
- المذكرات واللوائح بإصداراتها
- الأحكام والصكوك
- الوكالات
- عقود العملاء والاتفاقيات
- الأدلة والمستندات
- المراسلات
الأدوار: الشريك، والمحامي، والمستشار، والمساعد القانوني، والإدارة.
المشكلات وكيف يعالجها
- الاطلاع يجب أن يقتصر على فريق القضيةصلاحيات فريق لكل قضية، تُمنح وتُسحب مع الإسناد.
- البحث عن مذكرات قضايا مماثلةبحث في نصوص المذكرات والأحكام بعبارة منها.
- وكالات تنتهي دون متابعةتنبيهات بانتهاء الوكالات.
- مسودات مذكرات متعددةإصدارات ومراجعة الشريك قبل التقديم.
سيناريو: فتح قضية جديدة حتى الحكم
- 1المساعد القانوني
يفتح ملف القضية ويربطه بالعميل والوكالة.ملف قضية بمستنداته الأساسية.
- 2الشريك
يسند القضية لفريق، فتُمنح الصلاحية لأعضائه فقط.سرية مضبوطة من اليوم الأول.
- 3المحامي
يعد المذكرة بإصدارات، ويراجعها الشريك قبل تقديمها.مذكرة معتمدة داخليًا.
- 4المحامي
يرفع الحكم، فيُستخرج تاريخه وتُسجل مهلة الاعتراض.لا تفوت مهلة.
- 5الإدارة
تغلق الملف بعد انتهاء القضية، فتبدأ مدة احتفاظه.أرشيف قضايا منظم.
نظام الأرشفة لقطاع المصانع والمنشآت الصناعية
إجراء تشغيل قديم على خط إنتاج، أو شهادة معايرة منتهية، قد يعني منتجًا معيبًا أو ملاحظة في التدقيق. يضمن النظام أن الخط يعمل بالإصدار المعتمد، وأن الشهادات متابعة.
الوثائق التي يديرها النظام
- الإجراءات التشغيلية وتعليمات العمل
- شهادات الجودة والمطابقة
- تقارير الفحص والاختبار
- ملفات المعدات: أدلة التشغيل والصيانة والمعايرة
- ملفات الموردين والمواد
- تصاريح السلامة والبيئة
الأدوار: الإنتاج، والجودة، والصيانة، والسلامة، والمشتريات.
المشكلات وكيف يعالجها
- العمل بإجراء قديمالإصدار المعتمد وحده متاح على الخط، والقديم يُسحب تلقائيًا.
- شهادات معايرة تنتهيتنبيهات في ملف كل معدة.
- تدقيق الجودة الخارجيسجلات وأدلة جاهزة ومصنفة.
- تقارير فحص متفرقةربط كل تقرير بالمعدة أو المورد.
سيناريو: تحديث إجراء تشغيل خط إنتاج
- 1مهندس العمليات
يعدّل الإجراء ويكتب سبب التعديل.إصدار جديد قيد المراجعة.
- 2الجودة والسلامة
تراجعان الإجراء بالتوازي.ملاحظات موثقة من الإدارتين.
- 3مدير المصنع
يعتمد الإصدار.إصدار معتمد.
- 4النظام
يتيحه لمشرفي الخط ويسحب الإصدار السابق.لا نسخة قديمة متداولة.
- 5الجودة
تستخرج سجل اطلاع المشرفين.دليل على التبليغ عند التدقيق.
نظام الأرشفة لقطاع مكاتب المراجعة والمحاسبة
ملفات المراجعة تتكرر كل عام لكل عميل، ومستندات العملاء تصل بطرق مختلفة، وأوراق العمل تمر بمراجعات متعددة. ينظم النظام ذلك، ويتيح للعميل رفع ما يُطلب منه دون بريد.
الوثائق التي يديرها النظام
- ملفات المراجعة لكل عميل وسنة
- أوراق العمل
- المستندات الداعمة
- القوائم المالية
- خطابات التكليف والتمثيل
- المراسلات مع العملاء
الأدوار: الشريك، ومدير المراجعة، والمراجع، والعميل بصفته مستخدمًا خارجيًا.
المشكلات وكيف يعالجها
- مستندات العميل تصل بالبريديرفعها العميل بحساب محدود في ملفه مباشرة.
- الفصل بين ملفات العملاءصلاحيات لكل عميل وفريقه.
- إصدارات أوراق العملإصدارات ومراجعة واعتماد مدير المراجعة.
- الاحتفاظ بملفات المراجعة سنواتسياسات احتفاظ لكل نوع ملف.
سيناريو: المراجعة السنوية لعميل
- 1مدير المراجعة
ينشئ ملف العميل للسنة بقائمة المستندات المطلوبة.ملف جاهز بقائمة الطلبات.
- 2العميل
يرفع المستندات المطلوبة بحسابه المحدود.مستندات في مكانها الصحيح دون بريد.
- 3المراجع
يربط المستندات بأوراق العمل.أوراق عمل موثقة بمستنداتها.
- 4مدير المراجعة
يراجع أوراق العمل ويعتمدها.إصدارات معتمدة.
- 5الشريك
يعتمد الإغلاق، فتبدأ مدة الاحتفاظ.ملف مراجعة مكتمل ومحفوظ.
قطاعك غير موجود هنا؟
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو من عملك. وحدات النظام تُهيأ لأي نشاط تكثر فيه الوثائق وإجراءاتها.
أسئلة عن الحلول القطاعية
جميع الأسئلة الشائعةهل لكل قطاع نسخة مختلفة من النظام؟
النظام واحد، ويُهيأ لكل جهة بأنواع وثائقها وحقولها وتصنيفها ومساراتها وصلاحياتها. والأمثلة في هذه الصفحة توضح هذه التهيئة لكل قطاع.
هل يمكن ربط النظام بأنظمة قطاعنا المتخصصة؟
يوفر النظام واجهات API للربط مع الأنظمة الأخرى، ويُحدد نطاق الربط بحسب واجهات النظام المتخصص لديكم. التكامل مع الأنظمة
هل يدير النظام السجلات الطبية للمرضى؟
في المنشآت الصحية يدير النظام الوثائق الإدارية والتراخيص والعقود ووثائق الجودة، ويبقى السجل الطبي للمريض ضمن الأنظمة الطبية المتخصصة.
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام