صلاحيات الوثائق والسرية وسجل التدقيق
في المجلدات المشتركة، من يصل إلى المجلد يصل إلى كل ما فيه، ويستطيع تنزيله وطباعته وإرساله. في النظام تُحدد الصلاحية على مستوى الشركة والفرع والإدارة والتصنيف حتى الوثيقة الواحدة، ويُفصل العرض عن التعديل والتنزيل والطباعة والمشاركة والحذف والاعتماد والتصدير. وتُشارك الوثيقة بمدة وعلامة مائية، ويُسجل كل ما يحدث عليها.
من يفعل ماذا بكل وثيقة
اختر وثيقة لترى صلاحيات كل دور عليها. لاحظ كيف تختلف بحسب درجة السرية، وكيف تُمنح صلاحية مؤقتة لمراجع خارجي.
مثال توضيحي. الأدوار والصلاحيات تُبنى وفق الهيكل التنظيمي ومصفوفة الصلاحيات لدى جهتك.
خمسة مستويات للصلاحية
تُضبط الصلاحيات في المستوى الأوسع وتسري على ما تحته، ثم تُضاف الاستثناءات حيث تلزم فقط.
- الوراثة: الوثيقة المحفوظة في تصنيف «عقود الموردين» تأخذ صلاحياته تلقائيًا، دون إعداد لكل وثيقة.
- الاستثناء: تُقيد وثيقة بعينها أكثر من تصنيفها، كملحق عقد يتضمن بيانات حساسة.
- الفصل: وثائق كل شركة أو فرع منفصلة، ولا يرى الفرع وثائق غيره إلا بصلاحية.
- السرية: درجات سرية تحددها الجهة، تقيّد الوصول والتنزيل والطباعة والمشاركة.
الأدوار والمجموعات والهوية المؤسسية
الصلاحية تُمنح للدور لا للشخص، فإذا انتقل الموظف أو غادر تغيرت صلاحياته بتغير دوره.
أدوار ومجموعات
أدوار تعكس الهيكل التنظيمي، مثل «موظف المشتريات» و«معتمد مالي»، ومجموعات تجمع مستخدمين من إدارات مختلفة كلجنة أو فريق مشروع.
فصل العمليات
عرض، وتعديل، وتنزيل، وطباعة، ومشاركة، وحذف، واعتماد، وتصدير. كل عملية صلاحية مستقلة تُمنح أو تُمنع.
صلاحيات مؤقتة
صلاحية تنتهي تلقائيًا في تاريخ محدد، لمراجع خارجي أو موظف مكلّف بمهمة مؤقتة أو بديل عن زميل في إجازة.
الهوية المؤسسية
ربط الدخول بالهوية المؤسسية للجهة، فيدخل الموظف بحسابه المعتاد، ويُعطَّل دخوله عند تعطيل حسابه.
التكامل مع الموارد البشرية
عند نقل الموظف أو إنهاء خدمته في نظام الموارد البشرية، يمكن تحديث دوره في الأرشيف تلقائيًا. التكامل
المستخدم الخارجي
حساب محدود لطرف خارجي يطّلع على ما شُورك معه فقط، أو يرفع مستندًا مطلوبًا منه.
المشاركة المنضبطة داخل الجهة وخارجها
بدل إرسال الوثيقة بالبريد وفقدان السيطرة عليها، تُشارك من النظام بصلاحية ومدة محددتين، ويمكن إلغاء الإتاحة في أي وقت. جرّب إعداد مشاركة.
ما يتيحه النظام في المشاركة
- مشاركة داخلية مع مستخدمين أو إدارات، وخارجية مع أطراف محددة.
- صلاحية زمنية تنتهي تلقائيًا، وإلغاء الإتاحة في أي وقت.
- نسخ مخصصة للمشاركة بعد حجب البيانات الحساسة، والأصل لا يتغير.
- علامات مائية تحدد مصدر أي نسخة تتسرب.
- تتبع كل وصول من المستلم في سجل التدقيق.
متى تُستخدم
- مكتب مراجعة خارجي يحتاج مستندات الربع.
- استشاري يراجع مخططات مشروع.
- محامٍ خارجي يطّلع على ملف قضية.
- لجنة من عدة إدارات تعمل على ملف مشترك مدة محددة.
الأمن وسجل التدقيق
عندما يُسأل «من اطلع على هذا الملف؟ ومن نزّله؟ ومن غيّره؟» تكون الإجابة في السجل. صفِّ السجل التوضيحي أدناه بالعملية أو المستخدم.
| الوقت | المستخدم | العملية | الوثيقة | التفاصيل |
|---|
ضبط الوصول
لا يصل المستخدم إلا إلى ما تسمح به صلاحياته، في الشاشات والبحث والتقارير والتصدير.
التشفير وإدارة الجلسات
تشفير البيانات وإدارة جلسات الدخول وفق بيئة التشغيل وسياسات الجهة، وتُوضح تفاصيلها في العرض الفني.
تتبع العمليات والتغييرات
الاطلاع، والتعديل، والتنزيل، والطباعة، والمشاركة، والاعتماد، والحذف، وتغيير الصلاحيات.
تقارير التدقيق
تقارير بحسب الوثيقة أو المستخدم أو العملية أو الفترة، تُصدَّر للمخولين وتُسجل عملية تصديرها.
الفصل بين المسؤوليات
إدارة النظام شيء والاطلاع على المحتوى شيء آخر. مسؤول النظام يدير الإعدادات دون أن يعني ذلك اطلاعه على الوثائق السرية.
الوصول إلى السجلات
سياسات تحدد من يطّلع على سجلات التدقيق نفسها، ومدة الاحتفاظ بها وفق سياسة الجهة.
الحوكمة وحماية البيانات: ما يوفره النظام وما تتولاه الجهة
يوفر النظام الإمكانات التي تحتاجها الجهة لتطبيق سياساتها في حماية البيانات وحوكمة الوثائق. أما الالتزام نفسه فنتيجة مشتركة بين إمكانات النظام، وإعدادات التشغيل، وسياسات الجهة وإجراءاتها. ووجود الميزة لا يعني بذاته حصول الجهة على اعتماد أو شهادة.
| المتطلب | ما يوفره النظام | ما تتولاه الجهة |
|---|---|---|
| الوصول بحسب الحاجة | صلاحيات حتى مستوى الوثيقة وفصل العمليات. | اعتماد مصفوفة الصلاحيات ومراجعتها. |
| تصنيف السرية | درجات سرية تقيّد الوصول والتنزيل والمشاركة. | تحديد درجات السرية وتصنيف الوثائق وفقها. |
| التتبع والمساءلة | سجل تدقيق وتقارير لكل العمليات. | مراجعة السجلات دوريًا ومتابعة ما يظهر فيها. |
| الإتاحة الخارجية | مشاركة بمدة وعلامة مائية وحجب وإلغاء. | تحديد ما يجوز مشاركته ومع من. |
| بيئة التشغيل | تشغيل سحابي أو على خوادم الجهة. | اختيار البيئة المتوافقة مع سياساتها، وإدارة بنيتها في التشغيل الداخلي. |
سيناريو: انتقال موظف بين إدارتين
كيف تتغير صلاحيات موظف انتقل من المشتريات إلى المالية، دون أن يحتفظ بما لا يخص عمله الجديد.
- النقلالموارد البشرية
يُسجَّل قرار النقل في نظام الموارد البشرية.حدث نقل يصل إلى الأرشيف عبر التكامل، أو يُحدَّث الدور يدويًا.
- تغيير الدورالنظام
يُستبدل دور «موظف المشتريات» بدور «محاسب في المالية».يفقد الوصول إلى وثائق المشتريات المقيدة، ويحصل على وثائق المالية.
- المهام المفتوحةمدير المشتريات
يعيد إسناد طلبات المراجعة التي كانت لدى الموظف.لا تتوقف معاملة بسبب النقل.
- التحققالمراجعة الداخلية
تستخرج تقرير تغيير الصلاحيات للشهر.تغيير موثق: من غيّر، وماذا، ومتى.
أسئلة عن الصلاحيات والتدقيق
ما يسأل عنه مسؤولو الأمن وتقنية المعلومات والمراجعة.
جميع الأسئلة الشائعةهل يطّلع مسؤول النظام على كل الوثائق؟
ليس بالضرورة. يفصل النظام بين إدارة الإعدادات والاطلاع على المحتوى، فيدير مسؤول النظام المستخدمين والتصنيف دون أن يُمنح الاطلاع على الوثائق السرية إلا بصلاحية.
هل يمكن منع التنزيل والطباعة مع السماح بالعرض؟
نعم. العرض والتنزيل والطباعة صلاحيات مستقلة، تُمنح أو تُمنع لكل دور وتصنيف ووثيقة.
ماذا يحدث لصلاحيات الموظف عند مغادرته؟
يُعطَّل دخوله بتعطيل حسابه في الهوية المؤسسية أو في النظام، وتبقى وثائقه وسجل عملياته في الأرشيف، وتُعاد مهامه المفتوحة لغيره.
كم مدة الاحتفاظ بسجل التدقيق؟
تُحدد وفق سياسة الجهة ومتطلباتها، ويُراعى ذلك في تخطيط التخزين.
هل يدعم الدخول بالحساب المؤسسي؟
نعم. يُربط الدخول بالهوية المؤسسية للجهة، ويُحدد أسلوب الربط في مرحلة الدراسة بحسب نظام الهوية المستخدم لديكم.
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام