إدارة إصدارات الوثائق والمراجعة والاعتماد
كم مرة عمل فريق على نسخة من عقد أو سياسة ثم تبيّن أنها ليست المعتمدة؟ يحفظ النظام كل إصدار من الوثيقة، ويحدد الإصدار المعتمد بوضوح، ويسجل من عدّل ومتى ولماذا. ويجمع ملاحظات المراجعين على الوثيقة نفسها، ويوجهها إلى المختصين ويتابع الرد عليها، دون أن يتغير الأصل إلا بصلاحية.
سجل إصدارات وثيقة واحدة
اختر أي إصدار لترى من أنشأه ومتى ولماذا، وما الذي تغيّر فيه مقارنة بالإصدار الذي قبله.
سياسة المشتريات
POL-1447-0007 • الشؤون المالية ‹ السياسات
مثال توضيحي ببيانات غير حقيقية.
كيف تعمل الإصدارات في النظام
قواعد بسيطة تمنع التعارض، وتحفظ التاريخ الكامل للوثيقة.
حجز الوثيقة للتحرير
عندما يبدأ موظف التعديل، تُحجز الوثيقة باسمه، فلا يعدّلها غيره في الوقت نفسه. ويرى الآخرون من حجزها ومنذ متى.
إصدار جديد مع كل حفظ
كل تعديل يُحفظ إصدارًا جديدًا مرقّمًا، ويُسجل معه صاحب التعديل وتاريخه وسببه. والإصدارات السابقة تبقى كما هي.
إصدار معتمد واحد
يُميَّز الإصدار المعتمد بوضوح، ويُفتح افتراضيًا لمن يطّلع على الوثيقة. والمسودات اللاحقة لا تحل محله حتى تُعتمد.
المقارنة بين الإصدارات
يعرض ما أُضيف وما حُذف بين أي إصدارين، ضمن الصيغ المدعومة للمقارنة.
الاستعادة وفق الصلاحيات
يمكن لمن يملك الصلاحية استعادة إصدار سابق، فيُنشأ إصدار جديد بمحتواه، ويبقى سجل الإصدارات كاملًا.
الإصدارات وسياسة الاحتفاظ
تخضع الإصدارات السابقة لسياسة الاحتفاظ المحددة لنوع الوثيقة. دورة حياة الوثائق
| المستخدم | ما يراه من إصدارات الوثيقة |
|---|---|
| الموظف المطّلع | الإصدار المعتمد فقط. |
| المحرر | الإصدار المعتمد والمسودات التي يعمل عليها. |
| المراجع والمعتمد | الإصدار المحال إليه، ومقارنته بالإصدار المعتمد السابق. |
| مسؤول الوثيقة | جميع الإصدارات وسجلها، وصلاحية الاستعادة. |
الاستعراض والتعاون على الوثيقة
بدل ملاحظات متفرقة في البريد والمطبوعات، يضيف المراجعون ملاحظاتهم على الوثيقة نفسها، في الموضع الذي تخصه، ويوجهونها إلى المختص، ويتابعون حالتها حتى تُعالج. اختر أي علامة في المستند.
سياسة المشتريات — الإصدار 4 (قيد المراجعة)
1. تُعتمد أوامر الشراء حتى 75,000 ريال من مدير الإدارة.
2. تتطلب المشتريات التي تتجاوز 75,000 ريال موافقة المدير المالي.
3. يُطلب ثلاثة عروض أسعار للمشتريات التي تتجاوز 5,000 ريال.
4. يوقّع أعضاء لجنة الشراء إقرار عدم تعارض المصالح.
الأصل محمي: المراجعون يضيفون ملاحظات ولا يعدّلون النص.
الملاحظات على هذا الإصدار
يُقترح النص على أن الحد شامل ضريبة القيمة المضافة، تجنبًا لاختلاف التفسير.
موجهة إلى: إدارة المشتريات • 1448/05/05
يلزم إضافة نموذج الإقرار إلى مرفقات السياسة.
موجهة إلى: إدارة المشتريات • 1448/05/04
ما يتيحه الاستعراض
- عرض المستند مع بطاقة بياناته في شاشة واحدة.
- عرض الوثائق المرتبطة، مثل ملحقات العقد ومرفقات السياسة.
- التنقل بين الإصدارات ومقارنتها لمن يملك الصلاحية.
- حماية الأصل من التغيير لمن لا يملك صلاحية التعديل.
ما يتيحه التعاون
- التعليق والتأشير في الموضع المعني من المستند.
- توجيه الملاحظة إلى شخص أو إدارة مختصة.
- متابعة حالة كل ملاحظة: مفتوحة أو تمت معالجتها.
- بقاء الملاحظات مرتبطة بالإصدار الذي كُتبت عليه.
من المراجعة إلى الإصدار المعتمد
الإصدارات والمراجعة جزء من دورة واحدة تنتهي باعتماد إصدار محدد، ثم تتكرر عند كل تحديث.
- مسودة
- إحالة للمراجعة
- ملاحظات
- تعديل وإصدار جديد
- اعتماد الإصدار
- إتاحة للمعنيين
- مراجعة دورية
الاعتماد مرتبط بإصدار
عندما يعتمد المسؤول الوثيقة، يرتبط اعتماده بالإصدار الذي اطّلع عليه تحديدًا، باسمه وتوقيت اعتماده. وأي تعديل لاحق ينشئ إصدارًا جديدًا يحتاج إلى اعتماد جديد.
اقرأ عن التوقيع والختممسارات المراجعة والاعتماد
تُحدد لكل نوع وثيقة مسارات مراجعة واعتماد متتابعة أو متوازية، بمواعيد وتذكير وتصعيد وتفويض، وتذكير بالمراجعة الدورية للسياسات والإجراءات.
اقرأ عن سير العمل والموافقاتسيناريو: تحديث سياسة المشتريات
كيف تنتقل السياسة من الإصدار المعتمد الحالي إلى إصدار جديد معتمد، دون أن يعمل أحد على نسخة خاطئة.
- البدءمدير المشتريات
يحجز السياسة ويعدّل حد الاعتماد، ويكتب سبب التعديل.الإصدار 4 مسودة، والإصدار 3 ما زال المعتمد لدى الجميع.
- الإحالةمدير المشتريات
يحيل الإصدار 4 إلى الشؤون القانونية والمالية للمراجعة بالتوازي.طلب مراجعة بموعد إنجاز لكل إدارة.
- الملاحظاتالقانونية والمالية
تضيف كل إدارة ملاحظتها في موضعها من النص، وتوجهها إلى المشتريات.ملاحظتان مفتوحتان مرتبطتان بالإصدار 4.
- المعالجةمدير المشتريات
يعالج الملاحظتين ويرد عليهما، فيُحفظ التعديل إصدارًا جديدًا.الإصدار 5 مع سجل الملاحظات وردودها.
- الاعتمادالمدير العام
يقارن الإصدار 5 بالإصدار المعتمد 3، ويعتمده.الإصدار 5 هو المعتمد، ويُفتح افتراضيًا لجميع المطّلعين.
- المتابعةالنظام
يذكّر مسؤول السياسة بمراجعتها الدورية في الموعد المحدد لنوعها.السياسة لا تتقادم دون أن يلاحظ أحد.
ماذا يحدث إذا حاول موظفان تعديل الوثيقة في الوقت نفسه؟
تُحجز الوثيقة لأول من بدأ التعديل، ويرى الآخر أنها محجوزة وباسم من، حتى يُحفظ التعديل أو يُلغى الحجز.
هل يمكن تعديل وثيقة بعد اعتمادها؟
يمكن لمن يملك الصلاحية إنشاء إصدار جديد منها، ويبقى الإصدار المعتمد ساريًا حتى يُعتمد الإصدار الجديد.
هل تُحفظ جميع الإصدارات إلى الأبد؟
تخضع الإصدارات لسياسة الاحتفاظ المحددة لنوع الوثيقة، فتُحفظ المدة المقررة، ويُطبق عليها ما يُطبق على الوثيقة من حفظ دائم أو إتلاف بموافقة.
ما الصيغ التي يمكن مقارنة إصداراتها؟
تتم المقارنة ضمن الصيغ المدعومة لذلك، وتُحدد في مرحلة الدراسة الصيغ التي تحتاج جهتك إلى مقارنتها.
هل تغيّر التعليقات والتأشيرات الملف الأصلي؟
لا. تُحفظ التعليقات والتأشيرات مرتبطة بالإصدار، ويبقى الملف الأصلي كما هو.
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام