نظام الأرشفة للشركات متعددة الإدارات والفروع
كل فرع يؤرشف بطريقته، والإدارة المركزية لا ترى الصورة كاملة، والسياسة المحدثة لا تصل إلى جميع الفروع في الوقت نفسه. يوحّد النظام التصنيف والسياسات وأنواع الوثائق على مستوى المجموعة، ويترك لكل شركة وفرع استقلالية وثائقه وصلاحياته، ويمنح الإدارة المركزية رقابة وتقارير مجمعة، من منصة واحدة تعمل من المتصفح في كل موقع.
منصة واحدة، وكل جهة ترى ما يخصها
بدّل بين الإدارة المركزية والفروع والشركة التابعة، ولاحظ كيف تتغير البيانات الظاهرة، وكيف تصل السياسات الموحدة إلى الجميع.
التراخيص والسجلات القريبة من الانتهاء
سياسات ونماذج موحدة من المركز
مثال توضيحي ببيانات غير حقيقية.
- المجموعة
- الشركة الأم
- المركز الرئيسي — الرياض إدارات مركزية
- فرع جدة
- فرع الدمام
- شركة التوريد التابعة
- المقر — الرياض
- الشركة الأم
هيكلك التنظيمي كما هو
يدعم النظام هياكل تنظيمية متعددة المستويات: مجموعة، وشركات، وفروع، وإدارات داخل كل منها.
- فصل وثائق كل شركة وفرع وصلاحياته، فلا يرى فرع وثائق غيره إلا بصلاحية.
- إدارات مركزية تعمل على مستوى المجموعة، كالمالية والقانونية والمراجعة الداخلية.
- تقارير مجمعة للمخولين على مستوى الشركة أو المجموعة.
- واجهة عربية وإنجليزية، وإعدادات التاريخ الهجري والميلادي.
- وصول من المتصفح على الأجهزة المختلفة في كل موقع، دون تركيب في الفروع.
ما يُوحَّد مركزيًا، وما يُترك لكل فرع
التوازن بين التوحيد والاستقلالية يُحدد معكم في مرحلة الدراسة. هذا توزيع شائع.
| البند | على مستوى المجموعة | على مستوى الشركة أو الفرع |
|---|---|---|
| خطة التصنيف | التصنيف الرئيسي الموحد. | تصنيفات فرعية خاصة بنشاط الفرع عند الحاجة. |
| أنواع الوثائق وحقولها | الأنواع المشتركة كالعقود والفواتير وملفات الموظفين. | أنواع خاصة بنشاط الشركة التابعة. |
| الصلاحيات | الأدوار الموحدة وصلاحيات الإدارات المركزية. | إسناد الأدوار لموظفي الفرع. |
| مسارات الاعتماد | نماذج المسارات وحدود الصلاحيات. | المعتمدون الفعليون في كل فرع. |
| الترقيم المرجعي | صيغة الترقيم الموحدة. | رمز الفرع أو الشركة داخل الرقم. |
| الاحتفاظ والإتلاف | جداول الاحتفاظ ولجنة الإتلاف. | مراجعة الاستحقاق لوثائق الفرع. |
| الأرشيف الورقي | معايير المواقع والملصقات. | غرف الأرشيف في كل فرع وإعارتها. |
| التقارير | تقارير مجمعة للمجموعة. | تقارير الفرع لمديره. |
سيناريو: توحيد الأرشفة في شركة لها خمسة فروع
التطبيق المرحلي يقلل المخاطر: فرع تجريبي أولًا، ثم تعميم بما تعلمناه.
- التصميم الموحدالإدارة المركزية ونحن
تُبنى خطة التصنيف الموحدة وأنواع الوثائق ونماذج المسارات وجداول الاحتفاظ على مستوى الشركة.قالب موحد جاهز لجميع الفروع.
- الفرع التجريبيالمركز الرئيسي
يبدأ التشغيل في المركز الرئيسي، وتُعدل التفاصيل بناءً على الاستخدام الفعلي.إعدادات مجربة، وملاحظات موثقة.
- التعميمالفروع الأربعة
يُفعَّل كل فرع بإسناد الأدوار لموظفيه وتسجيل غرف أرشيفه، ويُدرب فريقه.فروع تعمل بالقالب نفسه، باستقلالية وثائقها.
- الأرشيف الحاليكل فرع
يُرحّل أرشيف كل فرع الرقمي، ويُسجل الورقي بحسب الأولوية.أرشيف موحد التصنيف في كل الفروع.
- الرقابةالإدارة المركزية
تتابع التقارير المجمعة: اكتمال الملفات، والتراخيص القريبة من الانتهاء، والطلبات المتأخرة في كل فرع.صورة واحدة للشركة كلها.
أسئلة الشركات متعددة الفروع
ما تسأل عنه الإدارات المركزية وإدارات تقنية المعلومات.
جميع الأسئلة الشائعةهل يحتاج كل فرع إلى خادم أو تركيب خاص؟
لا. يعمل النظام منصة واحدة، ويصل إليه كل فرع من المتصفح. ويُشغَّل سحابيًا أو على خوادم الشركة المركزية.
هل يمكن فصل شركات المجموعة فصلًا كاملًا؟
نعم. تُفصل وثائق كل شركة وصلاحياتها، ولا يطّلع مستخدمو شركة على وثائق أخرى إلا بصلاحية صريحة، كالإدارات المركزية المشتركة.
هل ترى الإدارة المركزية كل وثائق الفروع؟
بحسب الصلاحيات التي تحددونها. قد ترى التقارير المجمعة دون محتوى الوثائق، أو تطّلع على أنواع محددة، وكل اطلاع مسجل.
هل يمكن تشغيل بعض الفروع بالإنجليزية؟
يختار كل مستخدم لغة الواجهة بين العربية والإنجليزية، وتبقى الوثائق وبياناتها واحدة.
كيف يؤثر عدد الفروع في التكلفة؟
يؤثر عدد المستخدمين والفروع وحجم التخزين ونطاق الترحيل والرقمنة في كل فرع. عوامل التكلفة
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام