البحث المتقدم والبحث داخل ملفات PDF والوثائق
اكتب كلمة وردت في نص العقد أو الخطاب أو المحضر، أو ابحث برقم الوثيقة أو الجهة أو التاريخ، واجمع أكثر من شرط في بحث واحد. يبحث النظام في أسماء الوثائق ومحتواها وبياناتها الوصفية، ومنها الوثائق الممسوحة بعد قراءة نصوصها، ويعرض النتائج التي يحق لكل مستخدم رؤيتها فقط.
جرّب البحث المتقدم
غيّر المستخدم لترى كيف تختلف النتائج بحسب الصلاحيات، واجمع الكلمة مع شروط التصفية، ثم احفظ البحث لإعادة تشغيله.
ابحث بصفتك
ابحث في
التصفية
أرشيف توضيحي من اثنتي عشرة وثيقة ببيانات غير حقيقية.
طرق البحث في النظام
لكل سؤال طريقة بحث أنسب. يجمع النظام هذه الطرق في شاشة واحدة، ويمكن دمجها في البحث نفسه.
| الطريقة | متى تستخدمها | كيف تعمل |
|---|---|---|
| البحث السريع | تعرف كلمة من اسم الوثيقة أو رقمها. ARC-1448-004817 | مربع بحث في أعلى كل شاشة، يعرض أقرب النتائج أثناء الكتابة. |
| البحث في المحتوى | تتذكر عبارة وردت داخل الوثيقة. غرامة التأخير | يبحث في نصوص الملفات الرقمية، وفي نصوص الوثائق الممسوحة بعد قراءتها آليًا. |
| البحث بالبيانات الوصفية | تبحث بقيمة محددة في بطاقة الفهرسة. المورد = شركة الخدمات الفنية | يبحث في حقول نوع الوثيقة: الجهة، والطرف، والقيمة، والتواريخ، والرقم المرجعي. |
| البحث بشروط متعددة | تحتاج مجموعة محددة من الوثائق. عقود • المشتريات • معتمدة • 1447 | يجمع كلمة البحث مع شروط التاريخ والإدارة والجهة والحالة ودرجة السرية ونوع الوثيقة والتصنيف. |
| البحث المحفوظ | تكرر البحث نفسه كل أسبوع أو شهر. فواتير الربع غير المرتبطة بأمر شراء | يحفظ الكلمة والشروط باسم، ويُعاد تشغيله بنقرة على أحدث الوثائق. |
| البحث باللغة الطبيعية | تريد إجابة لا قائمة ملفات. ما العقود التي تنتهي خلال ثلاثة أشهر؟ | يعيد إجابة مرتبطة بمصادرها داخل الوثائق. الأرشفة الذكية |
| البحث عن الأصل الورقي | تحتاج الأصل لا النسخة الرقمية. موقع أصل العقد | يعرض موقع الأصل في الغرفة والرف والصندوق وحالة إعارته. الأرشيف الورقي |
بحث يفهم طريقة كتابة العربية
الكلمة نفسها تُكتب بأكثر من صيغة بين موظف وآخر، وبين وثيقة وأخرى. يطابق النظام هذه الصيغ حتى لا تضيع نتيجة بسبب همزة.
الهمزات
البحث عن «اجازة» يجد «إجازة»، و«انشاء» يجد «إنشاء».
التاء المربوطة
البحث عن «صيانه» يجد «صيانة»، والعكس.
الألف المقصورة
البحث عن «مبني» يجد «مبنى»، و«مستشفي» يجد «مستشفى».
التشكيل والتطويل
البحث عن «يومًا» يجد «يوما»، والتطويل في «المـشـتريات» لا يمنع المطابقة.
يبحث النظام أيضًا في النصوص الإنجليزية داخل الوثائق نفسها، مثل أسماء الشركات والأرقام المرجعية والمصطلحات الفنية في العقود ثنائية اللغة.
نتائج تصل بك إلى الموضع الصحيح، ضمن صلاحياتك
البحث لا ينتهي بقائمة أسماء ملفات. كل نتيجة تعرض ما يكفي لتعرف أنها الوثيقة المطلوبة، وتفتحها على الموضع المطلوب.
ما تعرضه كل نتيجة
- اسم الوثيقة ونوعها ورقمها المرجعي وتاريخها وإدارتها.
- مقتطف من النص تظهر فيه كلمة البحث مبرزة.
- موضع التطابق: في الاسم أو المحتوى أو البيانات.
- فتح الوثيقة على الصفحة التي وردت فيها الكلمة.
- الوصول إلى الوثائق المرتبطة بها، مثل ملحقات العقد أو ملف المورد.
- الإصدار المعتمد أولًا، مع إمكانية الرجوع للإصدارات السابقة لمن يملك الصلاحية.
الصلاحيات تسري على البحث
البحث لا يتجاوز الصلاحيات. الوثيقة التي لا يحق للمستخدم الاطلاع عليها لا تظهر في نتائجه، ولا في المقتطفات، ولا في إجابات البحث باللغة الطبيعية.
- موظف المشتريات يجد عقود إدارته ووثائقها العامة.
- ملفات الرواتب والتحقيقات تظهر للمخولين بها فقط.
- عمليات البحث والاطلاع تُسجل في سجل التدقيق.
أسئلة من واقع العمل، وكيف يجيب عنها البحث
ثلاثة أمثلة لأدوار مختلفة، توضح الشروط المستخدمة والنتيجة.
«أحتاج كل العقود والفواتير مع مورد معين خلال العام الماضي.»
- الشروط
- المورد = الاسم • النوع = عقد أو فاتورة • التاريخ = 1447
- النتيجة
- قائمة مرتبة بالتاريخ، تُصدَّر لملف المراجعة بحسب صلاحيته.
«أي عقودنا تتضمن بند التحكيم؟»
- الشروط
- المحتوى يتضمن «التحكيم» • النوع = عقد • الحالة = معتمد
- النتيجة
- العقود المعتمدة مع مقتطف البند، وفتح كل عقد على صفحة البند.
«ما ملفات الموظفين التي تنقصها شهادة المؤهل؟»
- الشروط
- ملفات الموظفين • المستند المطلوب «المؤهل العلمي» غير موجود
- النتيجة
- قائمة الملفات الناقصة، تُحفظ بحثًا يُعاد تشغيله شهريًا.
هل يبقى البحث سريعًا مع نمو الأرشيف؟
يعتمد البحث على فهرس يُبنى عند حفظ الوثيقة، لا على فتح الملفات وقت البحث. وتُخطط موارد التشغيل في مرحلة الدراسة بحسب حجم الأرشيف ونموه المتوقع وعدد المستخدمين.
هل يبحث داخل ملفات Word وExcel؟
يبحث النظام في نصوص الملفات الرقمية ضمن الصيغ المدعومة، وفي نصوص الوثائق الممسوحة بعد قراءتها آليًا. وتُحدد في مرحلة الدراسة الصيغ الإضافية التي تحتاجها جهتك.
كيف نبحث في الوثائق المكتوبة باليد؟
من خلال بيانات بطاقة الفهرسة: النوع، والجهة، والتاريخ، والرقم، والموضوع. لذلك نحرص في هذه الوثائق على اكتمال الفهرسة. ما الذي يؤثر في دقة القراءة
هل يمكن أن يكشف البحث وجود وثيقة سرية؟
لا. الوثائق التي لا يملك المستخدم صلاحية الاطلاع عليها لا تظهر في نتائجه ولا في مقتطفاتها ولا في عدد النتائج.
هل يمكن تصدير نتائج البحث؟
نعم، لمن يملك صلاحية التصدير، وتُسجل عملية التصدير في سجل التدقيق.
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام