تخصيص نظام الأرشفة وإدارة الوثائق
لا تحتاج جهتك إلى تغيير طريقة عملها لتناسب النظام. نهيئ أنواع وثائقك وحقولها، وخطة تصنيفك، وصيغة ترقيمك، ومسارات اعتمادك، وتقاريرك وتنبيهاتك. وما لا توفره التهيئة نطوره تطويرًا خاصًا بنطاق محدد. والفرق بين الاثنين نوضحه من البداية، لأنه يؤثر في التكلفة والمدة والتحديثات.
التهيئة أم التطوير الخاص؟
كلاهما تخصيص، لكنهما مختلفان في طبيعتهما وأثرهما. معرفة الفرق تساعدك على قراءة العرض الفني ومقارنة العروض.
| التهيئة | التطوير الخاص | |
|---|---|---|
| ما هي | ضبط إمكانات موجودة في النظام من الإعدادات، دون برمجة. | بناء وظيفة أو شاشة أو تقرير أو تكامل غير موجود في النظام. |
| أمثلة | أنواع الوثائق وحقولها، وخطة التصنيف، والترقيم، والصلاحيات، والمسارات، والتنبيهات. | منطق اعتماد خاص لا تغطيه شروط الانتقال، أو تقرير بحساب خاص، أو شاشة لإجراء فريد لدى الجهة. |
| من ينفذها | فريقنا في مرحلة التهيئة، ثم مسؤول النظام لدى الجهة بعد التدريب. | فريق التطوير لدينا. |
| التكلفة والمدة | جزء من مرحلة التهيئة في المشروع. | تُقدّر لكل متطلب، وتظهر بندًا مستقلًا في العرض. |
| مع التحديثات | تبقى الإعدادات كما هي مع تحديثات النظام. | تُصان وتُختبر مع التحديثات ضمن النطاق المتفق عليه. |
| التعديل لاحقًا | يعدّلها مسؤول النظام لدى الجهة في أي وقت ضمن صلاحياته. | يتطلب طلب تطوير جديد. |
نبدأ دائمًا بسؤال: هل يمكن تحقيق المتطلب بالتهيئة؟ فإن أمكن، فهو الخيار الأسرع والأقل تكلفة والأسهل صيانة. ونلجأ إلى التطوير الخاص حين يكون المتطلب جوهريًا لعمل الجهة ولا تغطيه الإعدادات.
جرّب تهيئة نوع وثيقة
هكذا يهيئ مسؤول النظام نوع وثيقة جديدًا دون برمجة: يضيف الحقول، ويحدد الإلزامي منها، ويضبط صيغة الترقيم، فتظهر بطاقة الفهرسة مباشرة.
حقول نوع الوثيقة: عقد مورد
أضف حقلًا
صيغة الترقيم المرجعي
محاكاة مبسطة لشاشة التهيئة، لشرح الفكرة.
ما يمكن تهيئته في النظام
ثمانية مجالات تُضبط وفق جهتك، ويعدّلها مسؤول النظام لديكم بعد الإطلاق ضمن صلاحياته.
أنواع الوثائق والحقول
الأنواع، وحقول كل نوع، والقوائم الموحدة، والحقول الإلزامية.
خطة التصنيف
المستويات والتصنيفات، وربطها بالإدارات والفروع.
الترقيم المرجعي
البادئة والسنة والتسلسل لكل نوع أو فرع.
مسارات الاعتماد
الخطوات، والتوازي، وشروط الانتقال، والمدد، والتصعيد.
الأدوار والصلاحيات
الأدوار، والمجموعات، وصلاحيات كل تصنيف، ودرجات السرية.
التنبيهات
ما يُنبَّه عنه، ومن يتلقى التنبيه، وقبل الموعد بكم.
التقارير ولوحات المتابعة
التقارير المتاحة وتصفياتها ومن يطّلع عليها.
القوالب والاحتفاظ
قوالب المستندات، ومدد الاحتفاظ ومسار الإتلاف لكل نوع.
أمثلة طلبات تخصيص، وكيف تُصنف
طلبات تصلنا من الجهات، مع تصنيفها كما نذكره في العرض الفني.
| الطلب | التصنيف | التوضيح |
|---|---|---|
| نريد حقل «رقم المنافسة» في عقود المشتريات، إلزاميًا | تهيئة | إضافة حقل إلزامي لنوع الوثيقة. |
| نريد ترقيم الخطابات بصيغتنا: رمز الإدارة ثم السنة ثم التسلسل | تهيئة | ضبط صيغة الترقيم. |
| العقد فوق حد معين يذهب للمدير العام | تهيئة | شرط انتقال في مسار الاعتماد. |
| تنبيه قبل موعد التأكيد السنوي لبيانات السجل التجاري بستين يومًا | تهيئة | إعداد تنبيه على حقل تاريخ التأكيد السنوي. |
| تقرير بعدد الوثائق حسب الإدارة والشهر | تهيئة | من التقارير المتاحة مع التصفية. |
| ربط الأرشيف بنظام الموارد البشرية لإنشاء ملف الموظف تلقائيًا | تكامل | يعتمد على واجهات نظام الموارد البشرية. التكامل |
| استقبال المعاملات المنتهية من نظام الاتصالات الإدارية | تكامل | يُحدد نطاقه بحسب واجهات النظام القائم. |
| تقرير يحسب نسبة التزام كل إدارة بمدد الاعتماد بمعادلة خاصة بالجهة | تطوير خاص | حساب غير متوفر في التقارير الحالية. |
| شاشة لإجراء داخلي فريد لا يتبع نمط المسارات المعتادة | تطوير خاص | وظيفة جديدة تُبنى وتُختبر وتُوثق. |
| تصدير دوري بصيغة يطلبها نظام خارجي محدد | تطوير خاص | صيغة خاصة بنظام الطرف الآخر. |
التوسع المرحلي
لا يلزم تخصيص كل شيء قبل الإطلاق. نبدأ بما يحقق القيمة الأسرع، ونضيف على مراحل بحسب أولويات الجهة.
الأساس
- خطة التصنيف والصلاحيات
- أنواع الوثائق الرئيسية
- الإدارات ذات الأولوية
- ترحيل الأرشيف الأهم
الإجراءات
- مسارات الاعتماد
- التنبيهات والتقارير
- التكاملات الأساسية
- بقية الإدارات
التوسع
- الفروع والشركات التابعة
- التطوير الخاص المعتمد
- الأرشفة الذكية
- رقمنة بقية الأرشيف الورقي
كيف ننفذ التطوير الخاص
- توثيق المتطلبوصف ما تحتاجه الجهة ولماذا.
- التقدير والاعتمادتقدير الجهد والمدة، واعتماد الجهة.
- التطوير والاختبارعلى بيئة الاختبار، مع اختبار قبول من الجهة.
- التسليم والتوثيقنشر على الإنتاج، وتحديث الأدلة.
ما يساعدنا على التقدير الدقيق
- نماذج من الوثائق والتقارير الحالية.
- وصف الإجراءات كما تتم اليوم ومن يشارك فيها.
- قائمة الأنظمة المراد ربطها وتوثيق واجهاتها.
- ترتيب الأولويات: ما لا بد منه عند الإطلاق، وما يمكن تأجيله.
هل نستطيع تهيئة النظام بأنفسنا بعد الإطلاق؟
نعم. ندرب مسؤول النظام لديكم على الإعدادات، فيضيف أنواع وثائق وحقولًا ويعدّل المسارات والتنبيهات ضمن صلاحياته.
هل يعيق التطوير الخاص تحديثات النظام؟
يُصان التطوير الخاص ويُختبر مع التحديثات ضمن النطاق المتفق عليه. ولهذا نفضّل التهيئة كلما أمكن، لأنها تنتقل مع التحديثات دون جهد إضافي.
كيف نعرف إن كان طلبنا تهيئة أم تطويرًا خاصًا؟
نصنف كل متطلب في مرحلة الدراسة، ويظهر التصنيف في العرض الفني، فتعرفون ما يدخل في التهيئة وما يحتاج تقديرًا مستقلًا.
هل يمكن طلب تطوير خاص بعد الإطلاق؟
نعم. يُوثق المتطلب ويُقدّر ويُعتمد ثم يُنفذ، وفق المسار نفسه المتبع في المشروع.
هل تُحتسب التهيئة في تكلفة المشروع؟
التهيئة جزء من مرحلة التنفيذ في العرض، والتطوير الخاص يظهر بنودًا مستقلة. عوامل التكلفة
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام