تنفيذ نظام الأرشفة والتدريب والدعم الفني والصيانة
نجاح نظام الأرشفة لا يتحقق بتركيبه، بل بتصنيف صحيح، وصلاحيات مدروسة، وأرشيف منقول بلا فقد، وموظفين يستخدمونه فعلًا. ننفذ المشروع في سبع مراحل، لكل منها مخرجات تستلمها الجهة، ومتطلبات واضحة من فريقها، ومعيار لا ننتقل قبل تحققه. ثم نرافق التشغيل بالدعم والصيانة وفق مستوى خدمة محدد.
سبع مراحل، ولكل مرحلة معيار انتقال
اختر مرحلة لترى هدفها، وأعمالنا فيها، ومخرجاتها، وما نحتاجه من فريقكم، والمعيار الذي يجب تحققه قبل المرحلة التالية.
فريق المشروع من الجانبين
المشروع شراكة. نحدد الأدوار من البداية حتى يعرف كل طرف ما يُنتظر منه.
من جانبنا
- مدير المشروعالخطة والمتابعة والتقارير ونقطة التواصل الرئيسية.
- محلل الأعمالورش المتطلبات، والتصنيف، ومصفوفة الصلاحيات.
- مختص التهيئةأنواع الوثائق والحقول والمسارات والتنبيهات.
- فريق التطوير والتكاملالتطوير الخاص والربط مع الأنظمة.
- مختص الترحيلالحصر والمطابقة والنقل وتقارير المطابقة.
- المدرببرامج التدريب والأدلة.
- فريق الدعمالدعم بعد الإطلاق والصيانة.
من جانب الجهة
- راعي المشروعصاحب القرار الذي يحسم الأولويات ويعتمد المخرجات الرئيسية.
- مدير المشروع لدى الجهةالتنسيق الداخلي ومتابعة التزامات الجهة.
- مسؤول الوثائقخطة التصنيف والاحتفاظ، ومراجعة الترحيل والرقمنة.
- مسؤول النظاميتعلم الإعدادات ليديرها بعد الإطلاق.
- ممثلو الإداراتوصف الإجراءات، ونماذج الوثائق، واختبار القبول.
- تقنية المعلوماتالبنية، والوصول، والأنظمة المراد ربطها.
تدريب لكل دور، على ما يستخدمه فعلًا
لا يحتاج الموظف في الإدارة ما يحتاجه مسؤول النظام. نصمم التدريب بحسب الدور، ونجريه على بيئة الاختبار ببيانات تشبه بيانات الجهة.
| الفئة | محتوى التدريب | ما يستلمه |
|---|---|---|
| المستخدمون في الإدارات | الرفع والفهرسة، والبحث، والاطلاع، وطلب المراجعة والاعتماد، والمشاركة. | دليل مستخدم مختصر بالمهام اليومية. |
| موظفو الأرشيف | المسح على دفعات، ومراجعة الفهرسة وجودتها، والأرشيف الورقي والإعارة، وقوائم الاستحقاق. | دليل إجراءات الأرشيف. |
| المراجعون والمعتمدون | المراجعة والتعليق والتأشير، والاعتماد والتفويض، ومتابعة الطلبات. | دليل مختصر للاعتماد. |
| مسؤولو النظام | المستخدمون والأدوار، وأنواع الوثائق والحقول، والتصنيف، والمسارات، والتنبيهات، والتقارير، ومتابعة التكاملات. | دليل مسؤول النظام ووثائق الإعدادات. |
| الإدارة العليا | لوحات المتابعة والتقارير المجمعة. | عرض قصير مخصص. |
يُحدد في العرض عدد الجلسات وأسلوبها، حضوريًا أو عن بعد، ويمكن تدريب مدربين داخليين من الجهة لنقل المعرفة إلى الموظفين الجدد لاحقًا.
الدعم الفني بعد الإطلاق
كل طلب دعم يُسجل ويُصنف بحسب أثره، ويُعالج وفق مستوى الخدمة المحدد في العقد.
حرج
النظام متوقف أو لا يمكن الوصول إلى الوثائق لعدد كبير من المستخدمين.
أعلى أولوية في الاستجابة والمعالجة.عالٍ
وظيفة رئيسية متعطلة، كالبحث أو مسار اعتماد، مع وجود بديل مؤقت.
معالجة عاجلة.متوسط
خلل في وظيفة لا يوقف العمل، أو مشكلة لمستخدم واحد.
معالجة ضمن المدة المحددة.منخفض
استفسار، أو طلب تعديل بسيط في الإعدادات، أو ملاحظة تحسين.
يُجدول بحسب الأولوية.تصنيف توضيحي. تُحدد مدد الاستجابة والمعالجة وأوقات الدعم وقنواته في عقد الدعم والصيانة.
ما يشمله الدعم
- قناة معتمدة لاستقبال الطلبات وتتبع حالتها.
- معالجة الأعطال وتصحيح الأخطاء.
- الإجابة عن استفسارات الاستخدام والإعدادات.
- متابعة التكاملات وأخطائها.
بعد الإطلاق مباشرة
الأسابيع الأولى بعد الإطلاق تكثر فيها الأسئلة والتعديلات الصغيرة. لذلك نخصص فترة متابعة مكثفة تُحدد مدتها في العرض، نراقب فيها الاستخدام، ونعالج الملاحظات بسرعة، ونعدّل الإعدادات بحسب الواقع.
الصيانة والتحديثات
النظام يستمر في التحسن بعد الإطلاق، دون أن تتحمل الجهة مخاطر التحديث.
التحديثات
تحديثات النظام وإصلاحاته، تُختبر ثم تُطبق بمواعيد معلنة أو بموافقة الجهة في التشغيل الداخلي.
سلامة التشغيل
متابعة الأداء والتخزين والنسخ الاحتياطي بحسب نطاق الخدمة وخيار التشغيل.
المراجعات الدورية
مراجعة مع الجهة للاستخدام والتقارير والإعدادات، واقتراح تحسينات.
إدارة المشروع والتغيير في النطاق
المتابعة
- خطة مشروع معتمدة بمراحلها ومخرجاتها.
- اجتماعات متابعة دورية وتقارير تقدم.
- سجل للمخاطر والقرارات والالتزامات المعلقة.
- محاضر اعتماد لكل مخرج رئيسي.
عندما تتغير المتطلبات
المتطلبات تتغير أحيانًا أثناء المشروع. يُوثق كل طلب تغيير، ويُقيّم أثره على المدة والتكلفة، ولا يُنفذ إلا بعد اعتماد الجهة. فلا تتسع الأعمال دون علم، ولا تتأخر المخرجات دون سبب معروف.
| الوثائق التي تستلمها الجهة | متى |
|---|---|
| وثيقة المتطلبات وخطة المشروع | نهاية الدراسة |
| خطة التصنيف ومصفوفة الصلاحيات وجداول الاحتفاظ المهيأة | نهاية مرحلة التصنيف |
| وثيقة المطابقة وتقارير الترحيل | أثناء الترحيل وبعد كل موجة |
| سيناريوهات الاختبار ومحاضر القبول | نهاية اختبار القبول |
| أدلة المستخدمين ومسؤول النظام | مع التدريب |
| وثائق الإعدادات والتكاملات المسلمة ضمن النطاق | عند التسليم |
كم يحتاج المشروع من وقت فريقنا؟
يتركز الجهد في ورش الدراسة، واعتماد التصنيف والصلاحيات، ومراجعة عينات الترحيل، واختبار القبول، والتدريب. ونوضح في خطة المشروع ما نحتاجه من كل دور ومتى.
ماذا لو تغيرت متطلباتنا أثناء المشروع؟
يُوثق التغيير ويُقيّم أثره على المدة والتكلفة، ويُنفذ بعد اعتمادكم.
هل التدريب حضوري أم عن بعد؟
بحسب ما يُتفق عليه في العرض. ويمكن الجمع بينهما، مع أدلة مكتوبة لكل دور.
ماذا يشمل عقد الدعم والصيانة؟
قناة الدعم، ومستوى الخدمة، ومعالجة الأعطال، والتحديثات، ومتابعة سلامة التشغيل بحسب خيار التشغيل. وتُحدد تفاصيله ومدته في العرض.
كم تستغرق مدة التنفيذ؟
تعتمد على عدد الإدارات والفروع، والتكاملات، وحجم الترحيل والرقمنة، والتطوير الخاص. وتظهر بمراحلها في العرض الفني. التكلفة وطلب العرض
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام