الأرشفة الذكية والمساعد المعتمد على محتوى وثائقك
اسأل وثائقك كما تسأل زميلًا: «ما العقود التي تتجدد تلقائيًا؟» أو «لخّص محضر اللجنة». يجيبك المساعد من داخل وثائق جهتك، ويربط كل إجابة بمصدرها لتتحقق منها بنفسك. ويقترح النظام التصنيف ويستخرج التواريخ والالتزامات، فيراجع الموظف المقترحات ويعتمدها. وكل ذلك ضمن صلاحيات المستخدم وبيئة المعالجة المتفق عليها مع جهتك.
إجابات من وثائقك، ومصادر يمكنك التحقق منها
اختر سؤالًا، ثم اضغط على رقم المصدر داخل الإجابة لترى المقطع الذي بُنيت عليه. السؤال الأخير يوضح ما يحدث عندما تكون الإجابة في وثائق لا يملك المستخدم صلاحيتها.
المصادر
مثال توضيحي بوثائق وبيانات غير حقيقية، لشرح طريقة ربط الإجابة بمصادرها.
ما الذي يقدمه الذكاء الاصطناعي في النظام
خمس قدرات تعمل على نصوص وثائقك، سواء كانت رقمية أو ممسوحة بعد قراءتها آليًا.
البحث باللغة الطبيعية
تكتب سؤالك بصياغتك، دون كلمات مفتاحية أو شروط تصفية.
التلخيص
ملخص للوثائق الطويلة كالعقود والمحاضر والتقارير، يُقرأ في دقيقة.
استخراج التواريخ والالتزامات والبيانات
يستخرج من النص ما يهم المتابعة: مواعيد الانتهاء، ومهل الإخطار، والغرامات، والالتزامات على كل طرف.
اقتراح التصنيف
يقرأ الوثيقة الجديدة ويقترح نوعها وتصنيفها وبيانات بطاقتها، فيبدأ الموظف من اقتراح بدل صفحة فارغة.
إجابات مرتبطة بمصادرها
كل إجابة يقدمها المساعد تشير إلى الوثائق والمقاطع التي بُنيت عليها، فتفتح المصدر وتتحقق منه قبل الاعتماد على الإجابة. وإذا لم يجد المساعد ما يجيب عن السؤال في الوثائق المتاحة للمستخدم، يوضح ذلك بدل أن يقدم إجابة من خارجها.
النظام يقترح، والموظف يعتمد
مقترحات الذكاء الاصطناعي لا تدخل الأرشيف مباشرة. تبقى مميزة بأنها مقترحة حتى يراجعها المختص، وتُسجل مراجعته في سجل الوثيقة.
خطاب وارد جديد
مقترح- نوع الوثيقة
- خطاب وارد مقترح
- التصنيف
- الشؤون القانونية ‹ المراسلات مقترح
- الجهة
- مكتب المحاماة الخارجي مقترح
- التاريخ
- 1448/03/18 هـ مقترح
- الموضوع
- مطالبة بشأن عقد التوريد مقترح
- 1
اقتراح
يقرأ النظام الوثيقة ويقترح نوعها وتصنيفها وبياناتها، مع تمييز كل قيمة مقترحة.
- 2
مراجعة
يراجع الموظف الاقتراح بجوار الأصل، فيعتمده كما هو، أو يعدّل ما يلزم، أو يرفضه ويفهرس يدويًا.
- 3
اعتماد وتوثيق
تُحفظ القيم المعتمدة، ويُسجل من راجعها ومتى، وما إذا كانت عُدّلت عن الاقتراح.
الخصوصية والصلاحيات في الأرشفة الذكية
أول سؤال يطرحه مسؤول تقنية المعلومات: أين تُعالج وثائقنا، ومن يرى ماذا؟ هذه إجاباتنا.
| المسألة | كيف يتعامل معها النظام |
|---|---|
| الصلاحيات | يعمل المساعد على الوثائق التي يملك المستخدم صلاحية الاطلاع عليها فقط. فلا تظهر معلومة من وثيقة محجوبة عنه في الإجابة ولا في المصادر. |
| بيئة المعالجة | تتم المعالجة في البيئة المتفق عليها مع جهتك، وتُحدد في العرض الفني خيارات المعالجة ومكانها بما يتوافق مع سياسات الجهة ومتطلبات حماية بياناتها. |
| نطاق التفعيل | يُحدد في المشروع ما يُفعَّل من القدرات، وعلى أي إدارات وأنواع وثائق. |
| التحقق | كل إجابة مرتبطة بمصادرها، وكل اقتراح يمر بمراجعة بشرية قبل اعتماده. |
| التتبع | مراجعة المقترحات واعتمادها وتعديلها مسجلة في سجل الوثيقة، ضمن سجل التدقيق. |
لا يحل محل القرار
المساعد يختصر وقت القراءة والبحث، أما التفسير القانوني والاعتماد النهائي فيبقيان لأصحاب الصلاحية.
جودته من جودة النص
دقة الإجابة تعتمد على وضوح نص الوثيقة. الوثائق الممسوحة بجودة ضعيفة أو المكتوبة باليد تحتاج فهرسة أدق.
تحقق قبل الاعتماد
الذكاء الاصطناعي قد يخطئ في الفهم أو الاستخراج، ولهذا ترتبط الإجابات بمصادرها وتمر المقترحات بالمراجعة.
كيف تستفيد كل إدارة
أمثلة لأسئلة ومهام يومية تختصرها الأرشفة الذكية.
| الإدارة | السؤال أو المهمة | ما يقدمه النظام |
|---|---|---|
| الشؤون القانونية | ما التزاماتنا في عقد التوريد، وما مهل الإخطار؟ | قائمة بالالتزامات والمهل من نص العقد، مع الإشارة إلى البنود. |
| المشتريات | ما العقود التي تتجدد تلقائيًا هذا العام؟ | العقود ومواعيد الإخطار بعدم التجديد، واقتراح تنبيه قبل كل موعد. |
| الموارد البشرية | ماذا تقول سياسة الإجازات عن الإجازة الاستثنائية؟ | إجابة من الإصدار المعتمد للسياسة، مرتبطة بالمادة المعنية. |
| الإدارة العليا | ما القرارات المعلقة من اجتماعات الربع الماضي؟ | ملخص القرارات من المحاضر، والمسؤول عن كل قرار. |
| المراجعة الداخلية | أين المستندات الداعمة لهذا الصرف؟ | الفاتورة وأمر الشراء ومحضر الاستلام المرتبطة، ضمن صلاحيات المراجع. |
| الأرشيف | فهرسة دفعة من مئات الخطابات الممسوحة. | اقتراح النوع والتصنيف والبيانات لكل خطاب، ليراجعها الموظف ويعتمدها. |
هل يمكن أن يقدم المساعد إجابة غير صحيحة؟
نعم، قد يخطئ الذكاء الاصطناعي في الفهم أو الاستخراج. لذلك ترتبط كل إجابة بمصادرها لتتحقق منها، ولا تدخل المقترحات إلى الأرشيف إلا بعد مراجعة بشرية.
هل يفهم الوثائق العربية؟
نعم. يعمل المساعد على الوثائق العربية والإنجليزية، ويمكن طرح السؤال بالعربية عن وثيقة إنجليزية والعكس.
أين تُعالج وثائقنا؟
في بيئة المعالجة المتفق عليها مع جهتك. ونوضح في العرض الفني خيارات المعالجة ومكانها، لتختار ما يتوافق مع سياساتكم.
هل يمكن تفعيل المساعد لبعض الإدارات فقط؟
نعم. يُحدد نطاق التفعيل بحسب الإدارات وأنواع الوثائق، ويمكن التوسع فيه لاحقًا.
هل الأرشفة الذكية مشمولة في كل مشروع؟
هي من قدرات النظام، ويُحدد تفعيلها وحجم استخدامها في العرض بحسب احتياج الجهة. عوامل التكلفة
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام