نظام الأرشفة الإلكترونية للجهات الحكومية
للوزارات والهيئات والأمانات والبلديات والجامعات والمؤسسات العامة. أرشيف موحد للقرارات والتعاميم والمحاضر وملفات المعاملات والمشروعات والمنافسات، بدرجات سرية ومدد احتفاظ لكل نوع، وسجل تدقيق يخدم المراجعة والرقابة. وتشغيل على خوادم الجهة أو في البيئة التي تحددها، مع نطاق تنفيذ واضح يستجيب لكراسة الشروط: من مصفوفة المتطلبات حتى التسليم والدعم.
وثائق الجهة الحكومية وإجراءاتها في النظام
لكل نوع وثيقة حقوله وتصنيفه وصلاحياته ومسار اعتماده ومدة احتفاظه.
| الوثيقة | الإجراء المعتاد | ما يوفره النظام |
|---|---|---|
| القرارات الإدارية | إعداد، ثم مراجعة، ثم اعتماد صاحب الصلاحية، ثم إبلاغ المعنيين. | مسار اعتماد مرتبط بإصدار محدد، وترقيم مرجعي، وإتاحة للمعنيين فقط، وحفظ دائم. |
| التعاميم | إصدار من مكتب المسؤول وتوزيع على الإدارات. | إتاحة بحسب الإدارات والفروع، وتتبع الاطلاع، والإصدار الساري واضح. |
| محاضر اللجان والمجالس | تحرير، ثم ملاحظات الأعضاء، ثم اعتماد الرئيس. | ملاحظات الأعضاء بالتوازي بمدة محددة، وملخص القرارات، وحفظ دائم. |
| ملفات المعاملات | معاملة تمر بإدارات وتتجمع حولها المستندات. | ملف مجمع للمعاملة، وربط مع نظام الاتصالات الإدارية ليصل الملف المنتهي إلى الأرشيف. |
| ملفات المشروعات | عقود ومستخلصات ومحاضر استلام وتقارير إنجاز. | ملف لكل مشروع، وإصدارات المخططات، وتنبيهات بالمواعيد التعاقدية. |
| المنافسات والعقود | كراسة، ثم عروض، ثم فحص، ثم ترسية، ثم عقد. | ملف منافسة بسرية مرحلية، وسجل كامل، ومدد احتفاظ للعروض غير الفائزة. |
| ملفات الموظفين | تعيين، وقرارات، وإجازات، وتقييم، وإنهاء خدمة. | ملف موظف بقائمة مستندات مطلوبة، وسرية، واحتفاظ يبدأ من انتهاء الخدمة. |
ما تواجهه الجهات الحكومية عادة، وكيف يعالجه النظام
أرشيف ورقي متراكم لسنوات
تسجيل المواقع والإعارة فورًا، ورقمنة مرحلية بحسب الأولوية. الرقمنة
إدارات وفروع كثيرة
تصنيف موحد، وفصل الوثائق والصلاحيات لكل إدارة وفرع، وتقارير مجمعة.
وثائق سرية
درجات سرية تقيّد الاطلاع والتنزيل والطباعة والمشاركة، وسجل لكل اطلاع. الصلاحيات
متطلبات الاحتفاظ والإتلاف
جداول الاحتفاظ المعتمدة تتحول إلى إعدادات، والإتلاف بموافقات ومحاضر. الاحتفاظ
طلبات المراجعة والرقابة
تقارير تدقيق وسجل عمليات جاهزة، ومشاركة مقيدة للمراجعين.
أنظمة قائمة يجب الربط معها
ربط مع الاتصالات الإدارية والموارد البشرية والمالية والهوية المؤسسية.
سيناريو كامل: ملف منافسة من الطرح إلى الأرشفة
تابع كيف يكتمل ملف المنافسة خطوة بخطوة، وكيف تبقى العروض مقفلة حتى موعد فتحها. اضغط «التالي» في كل مرحلة.
مصفوفة المتطلبات: كيف نستجيب لكراسة الشروط
في العرض الفني نقدم مصفوفة تربط كل متطلب في الكراسة بطريقة تحقيقه. هذا مثال على شكلها، بتصنيف صريح لطريقة الاستجابة.
| المحور | المتطلب | الاستجابة | التوضيح |
|---|
نفرق في المصفوفة بين ما يوفره النظام مباشرة، وما يتحقق بالتهيئة، وما يحتاج تطويرًا خاصًا، وما يعتمد على التكامل مع نظام أو مزود آخر. هذا الوضوح يسهّل التقييم الفني ويمنع المفاجآت بعد التعاقد.
نطاق مشروع الأرشفة في الجهات الحكومية والكبيرة
مكونات المشروع كما نقدمها في العرض الفني، وما يحتاجه كل مكون من فريق الجهة.
| المكون | ما نقدمه | ما نحتاجه من الجهة |
|---|---|---|
| دراسة المتطلبات | ورش عمل مع الإدارات، ووثيقة متطلبات، ومصفوفة متطلبات معتمدة. | ممثلون عن الإدارات، ونماذج الوثائق والإجراءات. |
| البنية التحتية | مواصفات الخوادم والتخزين والشبكة وبيئتي الاختبار والإنتاج للتشغيل الداخلي، أو تجهيز البيئة في التشغيل السحابي. | توفير البنية في التشغيل الداخلي، وصلاحيات الوصول اللازمة. |
| التصنيف والصلاحيات | بناء خطة التصنيف وأنواع الوثائق ومصفوفة الصلاحيات وجداول الاحتفاظ في النظام. | خطة التصنيف والجداول المعتمدة، أو اعتماد ما نعده منها. |
| التخصيص | التهيئة، والتطوير الخاص المحدد في النطاق. | اعتماد المتطلبات الخاصة ونماذج التقارير. |
| التكامل | الربط مع الأنظمة المحددة، ولوحة متابعة الربط. | توثيق واجهات الأنظمة القائمة، وتنسيق مع مورديها. |
| الترحيل والرقمنة | نقل الأرشيف الرقمي، ورقمنة الورقي عند شموله، مع تقارير المطابقة والجودة. | الوصول إلى المصادر، ومراجعة العينات. |
| الاختبارات | اختبارات وظيفية، واختبارات تكامل، ودعم اختبار القبول بسيناريوهات معتمدة. | فريق اختبار، واعتماد النتائج ومحاضر القبول. |
| التدريب | تدريب لكل دور: المستخدمين، والأرشيف، والمعتمدين، ومسؤولي النظام. | تحديد المتدربين والقاعات والمواعيد. |
| التوثيق | أدلة المستخدم ومسؤول النظام، ووثائق الإعدادات والتكاملات المسلمة ضمن النطاق. | مراجعة الوثائق واعتمادها. |
| التسليم والدعم | الإطلاق، ومحاضر التسليم، والدعم والصيانة وفق مستوى الخدمة المتعاقد عليه. | مسؤول نظام وقناة تواصل معتمدة. |
الحوكمة وحماية البيانات في الجهات الحكومية
تخضع الجهات الحكومية لضوابط في الأمن السيبراني وحماية البيانات وإدارة الوثائق. يوفر النظام الإمكانات التي تحتاجها الجهة لتطبيق هذه الضوابط، ونوضح في العرض الفني كيف تُستخدم كل إمكانية. أما تقييم الالتزام فيتم وفق متطلبات الجهة والجهات المنظمة، ووجود الميزة لا يعني بذاته حصول الجهة على اعتماد.
مكان البيانات
تشغيل على خوادم الجهة وداخل شبكتها، ويعمل في الشبكات المقيدة. التشغيل الداخلي
الوصول بحسب الحاجة
صلاحيات حتى مستوى الوثيقة، وفصل العمليات، والدخول بالهوية المؤسسية.
المساءلة
سجل تدقيق لكل عملية، وتقارير للمراجعة الداخلية والجهات الرقابية بحسب الصلاحية.
السرية
درجات سرية تحددها الجهة، وقيود على التنزيل والطباعة والمشاركة لكل درجة.
الاحتفاظ والإتلاف
جداول الاحتفاظ المعتمدة لدى الجهة مطبقة آليًا، مع محاضر إتلاف موثقة.
التوثيق للتقييم
وصف في العرض الفني للضوابط التي يدعمها النظام وطريقة تفعيلها، بحسب ما تطلبه الكراسة.
لديكم كراسة شروط أو وثيقة متطلبات؟
أرفقها في نموذج الطلب أسفل الصفحة، واختر «عرض فني ومالي». ندرسها ونعود إليكم بالأسئلة الاستيضاحية ثم بالعرض ومصفوفة الاستجابة للمتطلبات.
أسئلة الجهات الحكومية
ما تسأل عنه لجان التقييم وإدارات تقنية المعلومات والوثائق.
جميع الأسئلة الشائعةهل تقدمون عرضًا فنيًا ومصفوفة استجابة لكراسة الشروط؟
نعم. ندرس الكراسة، ونقدم عرضًا فنيًا وماليًا، ومصفوفة تربط كل متطلب بطريقة تحقيقه: مباشرة، أو بالتهيئة، أو بالتطوير الخاص، أو بالتكامل.
هل يعمل النظام داخل شبكة الجهة دون اتصال بالإنترنت؟
يُنشر النظام على خوادم الجهة ويعمل في الشبكات المقيدة. وتُحدد في مرحلة الدراسة آلية التحديثات والدعم الفني في هذه البيئة. التشغيل على خوادم الجهة
هل يدعم التاريخ الهجري؟
نعم، في الحقول والعرض والتقارير، إلى جانب التاريخ الميلادي.
هل يمكن التنفيذ على مراحل حسب الميزانية؟
نعم. يمكن البدء بإدارات أو أنواع وثائق ذات أولوية، ثم التوسع، مع بناء التصنيف والصلاحيات من البداية لتستوعب المراحل التالية.
لدينا أرشيف ورقي كبير، هل تشمله الخدمة؟
يمكن أن يشمل النطاق حصر الأرشيف ورقمنته وفهرسته ومراجعة جودته. خدمات رقمنة الأرشيف الورقي
كم تستغرق مدة التنفيذ؟
تُحدد بحسب النطاق: عدد الإدارات، والتكاملات، وحجم الترحيل والرقمنة. وتظهر بمراحلها ومخرجاتها في العرض الفني.
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام