الحصر والتقييم
- عدد الصناديق والملفات وأماكنها.
- أنواع الوثائق وحالتها المادية.
- درجات السرية والأولويات.
- ما انتهت مدة احتفاظه قبل رقمنته.
تقرير حصر وخطة رقمنة.
خدمات رقمنة الأرشيف الورقي
غرف مليئة بالصناديق، وملفات لا يعرف مكانها إلا موظف واحد، ووثائق تتلف مع الوقت. نحوّل أرشيفك الورقي إلى وثائق رقمية مفهرسة يمكن البحث في نصوصها، بخطة تبدأ بالحصر وتنتهي بإعادة كل أصل إلى موقع مسجل مرتبط بنسخته الرقمية، مع مراجعة جودة على كل دفعة.
ست مراحل من الصندوق إلى الوثيقة الرقمية
لكل مرحلة أعمال محددة ومخرج تستلمه الجهة.
التجهيز
- إزالة الدبابيس والمشابك وفرد الأوراق.
- ترتيب الوثائق داخل كل ملف.
- أوراق فاصلة بباركود بين الوثائق.
- عزل الوثائق التالفة لمعالجة خاصة.
دفعات جاهزة للمسح.
المسح الضوئي
- دقة مناسبة لقراءة النصوص.
- الألوان عند الحاجة للأختام والتأشيرات.
- الأحجام الكبيرة كالمخططات تُحدد معالجتها في الحصر.
- تسجيل كل دفعة وعدد صفحاتها.
صور ممسوحة مرتبطة بدفعاتها.
الفهرسة
- قراءة النصوص العربية والإنجليزية آليًا.
- تعبئة بطاقة الفهرسة لكل وثيقة.
- الحفظ في خطة التصنيف المعتمدة.
- مستوى الفهرسة بحسب أولوية الفئة.
وثائق مفهرسة قابلة للبحث.
مراجعة الجودة
- فحص عينات من كل دفعة.
- وضوح الصور واكتمال الصفحات وترتيبها.
- صحة بيانات الفهرسة.
- إعادة مسح ما لا يطابق المعايير.
دفعات معتمدة ومحاضر جودة.
الإرجاع وربط الأصل
- إعادة الوثائق إلى ملفاتها بترتيبها.
- تعبئة الصناديق وتوسيمها بالباركود.
- تسجيل موقع كل صندوق في النظام.
- ربط الأصل بنسخته الرقمية.
أرشيف ورقي معروف المواقع. الأرشيف الورقي
مراجعة الجودة: لا تُعتمد دفعة قبل فحصها
هذه عينة من دفعة ممسوحة. الصفحات المعلّمة فيها مشكلات. اختر أي صفحة لترى المشكلة، ثم أعد مسحها. لا تُعتمد الدفعة حتى تُعالج جميع المشكلات.
دفعة 0142 — ملفات الموظفين (عينة 12 صفحة)
محاكاة توضيحية لمراجعة الجودة.
ليس كل الأرشيف يُرقمن بالطريقة نفسها
تصنيف الأرشيف بحسب قيمته واستخدامه يوفر كثيرًا من التكلفة والوقت. هذا ما نقترحه في خطة الرقمنة.
| الفئة | مثال | المعالجة المقترحة |
|---|---|---|
| نشطة | ملفات الموظفين الحاليين، والعقود السارية. | رقمنة أولًا، مع فهرسة تفصيلية وقراءة نصوص. |
| مرجعية | مراسلات السنوات السابقة، والعقود المنتهية ضمن مدة الاحتفاظ. | رقمنة مع فهرسة أساسية، أو تسجيل المواقع فقط ورقمنة عند الطلب. |
| منتهية المدة | وثائق تجاوزت مدة احتفاظها. | مراجعة للإتلاف بموافقة قبل أي رقمنة، فلا تُدفع تكلفة رقمنة ما سيُتلف. الإتلاف الموثق |
| دائمة القيمة | القرارات، ومحاضر المجالس، والصكوك. | رقمنة بعناية أكبر، وحفظ الأصل في موقع مسجل. |
السرية وتتبع الأصول أثناء الرقمنة
الأرشيف يخرج من صناديقه ويمر بأيدٍ كثيرة. لذلك تُضبط الرقمنة بإجراءات مكتوبة.
ما يُتفق عليه في العقد
- مكان تنفيذ الرقمنة، بحسب حجم الأرشيف وسريته.
- ضوابط السرية والتزامات الفريق المنفذ.
- معايير الجودة ونسب العينات المراجعة.
- إجراءات التعامل مع الوثائق التالفة.
تتبع كل صندوق
- سجل تسليم واستلام لكل صندوق بين الجهة وفريق الرقمنة.
- حالة كل دفعة: قيد التجهيز، أو المسح، أو الفهرسة، أو المراجعة، أو معتمدة.
- تقارير تقدم دورية بالأعداد المنجزة والمتبقية.
- الوثائق السرية تُفهرس وتُتاح بصلاحياتها منذ دخولها النظام.
سيناريو: رقمنة أرشيف ملفات الموظفين
إدارة موارد بشرية لديها ملفات ورقية لموظفين حاليين وسابقين، وتحتاج الوصول إليها بسرعة وحمايتها.
- الحصرفريقنا والموارد البشرية
نحصر الملفات ونفصل ملفات الحاليين عن السابقين، ونحدد ما انتهت مدة احتفاظه.ملفات الحاليين أولوية، وقائمة إتلاف مقترحة للمنتهي.
- التجهيزفريق الرقمنة
يرتب كل ملف وفق قائمة المستندات المعتمدة، ويضع ورقة فاصلة بباركود قبل كل مستند.ملفات جاهزة تُفصل مستنداتها آليًا عند المسح.
- المسح والفهرسةفريق الرقمنة والنظام
تُمسح الملفات، ويُقرأ نصها، ويُصنف كل مستند في ملف الموظف ضمن نوعه.ملف موظف رقمي يُظهر المستندات الناقصة.
- الجودةفريقنا والموارد البشرية
تُراجع عينات من كل دفعة، وتُعاد الصفحات غير الواضحة، وتعتمد الموارد البشرية الدفعات.دفعات معتمدة بمحاضر.
- الإرجاعفريق الرقمنة
تعود الملفات إلى صناديق موسومة، ويُسجل موقع كل صندوق.الأصل معروف المكان عند الحاجة إليه.
هل تتم الرقمنة في مقرنا؟
يُحدد مكان التنفيذ في العرض بحسب حجم الأرشيف وسريته ومتطلبات الجهة، مع سجل تسليم واستلام لكل صندوق في كل الأحوال.
ماذا يحدث للأصول الورقية بعد الرقمنة؟
تعود إلى صناديق موسومة بمواقع مسجلة في النظام ومرتبطة بنسخها الرقمية. وما انتهت مدة احتفاظه يُعرض للإتلاف بموافقة الجهة.
هل تُرقمن المخططات والوثائق كبيرة الحجم؟
تُحدد معالجة الأحجام الكبيرة في مرحلة الحصر، بحسب عددها وأبعادها.
كيف تُحسب تكلفة الرقمنة؟
بحسب حجم الأرشيف، وحالة الوثائق، ومستوى الفهرسة المطلوب لكل فئة، ومكان التنفيذ. ونقدم العرض بعد الحصر. عوامل التكلفة
هل نستطيع مواصلة الرقمنة بأنفسنا بعد المشروع؟
نعم. يستمر المسح اليومي للوارد الجديد من داخل الجهة عبر الماسحات المرتبطة بالنظام. المسح والإدخال
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام