تكلفة نظام الأرشفة الإلكترونية وطلب عرض فني ومالي
تكلفة مشروع الأرشفة لا تُحدد برقم واحد يصلح لكل جهة، لأنها تتغير بعدد المستخدمين، وحجم الأرشيف، وخيار التشغيل، والتكاملات، ونطاق الترحيل والرقمنة. في هذه الصفحة نوضح كل عامل وأثره، ونفرق بين التكاليف الأولية والمتكررة، ونشرح ما يتضمنه العرض. ثم يمكنك إعداد نطاقك المبدئي وإرساله لنقدم لك عرضًا فنيًا وماليًا دقيقًا.
عشرة عوامل تحدد تكلفة مشروعك
معرفة هذه العوامل تساعدك على قراءة العروض ومقارنتها، وعلى تحديد ما تحتاجه الآن وما يمكن تأجيله.
| العامل | كيف يؤثر | نوع التكلفة |
|---|---|---|
| عدد المستخدمين | يؤثر في التراخيص، وفي موارد التشغيل المطلوبة. | أوليةمتكررة |
| الفروع والشركات | يزيد من التهيئة والتدريب، ومن نطاق الترحيل والأرشيف الورقي في كل موقع. | أولية |
| حجم التخزين | يعتمد على الأرشيف الحالي ونموه والإصدارات ومدد الاحتفاظ. | متكررة |
| قراءة النصوص OCR | يعتمد على حجم الوارد الممسوح يوميًا، وحجم الأرشيف المراد قراءته. | أوليةمتكررة |
| الذكاء الاصطناعي | يعتمد على القدرات المفعلة، ونطاق الإدارات، وحجم الاستخدام، وبيئة المعالجة. | أوليةمتكررة |
| الترحيل الرقمي | يعتمد على حجم الأرشيف، وعدد المصادر، وجودة بياناتها، ونطاق الإصدارات. | أولية |
| رقمنة الورقي | يعتمد على حجم الأرشيف وحالته ومستوى الفهرسة ومكان التنفيذ. | أولية |
| التخصيص | التهيئة جزء من التنفيذ، والتطوير الخاص يُقدّر لكل متطلب. | أولية |
| التكامل | لكل تكامل نطاق بحسب تعقيده وواجهات النظام الآخر. | أولية |
| الاستضافة والدعم | التشغيل السحابي تكلفة متكررة، والداخلي بنية توفرها الجهة. والدعم بحسب مستوى الخدمة. | متكررة |
أعدّ نطاقك المبدئي
اختر ما يناسب جهتك، فتظهر مكونات العرض المتوقعة والعوامل الأكثر تأثيرًا في تكلفتك. ثم أرسل النطاق مع طلب العرض بنقرة.
أداة لتنظيم النطاق فقط. لا تعرض أسعارًا، والعرض النهائي يُبنى بعد دراسة احتياجكم.
التكاليف الأولية والمتكررة
المقارنة الصحيحة بين العروض تكون على التكلفة الكاملة لعدة سنوات، لا على مبلغ البداية وحده.
التكاليف الأولية
- الدراسة والتهيئة والتنفيذ.
- التراخيص، بحسب نموذج الترخيص الموضح في العرض.
- التطوير الخاص والتكاملات.
- الترحيل والرقمنة.
- التدريب.
- في التشغيل الداخلي: البنية التحتية التي توفرها الجهة.
التكاليف المتكررة
- الاستضافة والتخزين في التشغيل السحابي.
- الدعم الفني والصيانة والتحديثات.
- التراخيص المتكررة إن كان نموذج الترخيص يتضمنها.
- حجم معالجة OCR والذكاء الاصطناعي بحسب الاستخدام.
| التشغيل السحابي | التشغيل على خوادم الجهة | |
|---|---|---|
| التكلفة الأولية | أقل، لعدم الحاجة إلى بنية تحتية. | أعلى، لتوفير الخوادم والتخزين وجهد النشر. |
| التكلفة المتكررة | الاستضافة والتخزين والدعم. | الدعم والصيانة، وتشغيل البنية لدى الجهة. |
| التفاصيل | الأرشفة السحابية | التشغيل الداخلي |
ما يتضمنه العرض الفني والمالي
عرض واضح يُقرأ ويُقارن، بلا بنود عامة.
النطاق
الإدارات والفروع وأنواع الوثائق والوحدات المفعلة.
مصفوفة المتطلبات
كل متطلب وطريقة تحقيقه: مباشرة، أو بالتهيئة، أو بالتطوير الخاص، أو بالتكامل.
مراحل التنفيذ والمدد
المراحل ومخرجاتها ومعايير الانتقال بينها.
الترخيص
نموذج الترخيص وما يشمله.
التكاليف مفصلة
أولية ومتكررة، لكل بند على حدة.
التشغيل والاستضافة
الخيار، والموقع، والمسؤوليات، ومواصفات البنية للتشغيل الداخلي.
الدعم ومستوى الخدمة
القنوات، والأوقات، والاستجابة، والصيانة.
البيانات وملكيتها
الملكية، والتصدير، وحدود التعامل مع المحتوى.
الافتراضات
ما بُني عليه العرض، حتى يُعرف ما يغيّره.
ملكية البيانات والتصدير ونطاق التوثيق
ثلاث مسائل تحسم قبل التعاقد، لأنها تحمي الجهة على المدى الطويل.
ملكية البيانات
الوثائق وبياناتها ملك الجهة، ويُنص على ذلك في العقد مع حدود التعامل مع المحتوى.
التصدير
تصدير الوثائق وبياناتها الوصفية وعلاقاتها وإصداراتها المشمولة عند الطلب أو عند انتهاء التعاقد، بالنطاق والصيغة المحددين في العقد. التصدير
التوثيق المسلّم
أدلة المستخدمين ومسؤول النظام، ووثائق الإعدادات والتكاملات المسلمة ضمن النطاق. الوثائق المسلّمة
خطوات الحصول على العرض
- 1. الطلبأنتم
ترسلون الطلب من النموذج، مع النطاق المبدئي أو كراسة الشروط إن وجدت.نفهم احتياجكم قبل أول اجتماع.
- 2. العرض التوضيحينحن وأنتم
نعرض النظام على سيناريو قريب من وثائقكم، ونناقش المتطلبات. سيناريوهات العرضصورة مشتركة عن النطاق.
- 3. الأسئلة الاستيضاحيةنحن
نرسل ما نحتاج إلى معرفته عن الأرشيف والأنظمة والبيئة، وقد نقترح حصرًا مبدئيًا للأرشيف.افتراضات دقيقة للعرض.
- 4. العرض الفني والمالينحن
نقدم العرض بمكوناته التسعة، ونناقشه معكم.عرض قابل للمقارنة والاعتماد.
لماذا لا تنشرون أسعارًا ثابتة؟
لأن تكلفة جهتين قد تختلف كثيرًا بحسب عدد المستخدمين، وحجم الأرشيف، والتكاملات، وخيار التشغيل. السعر الثابت إما أن يكون أعلى مما تحتاجونه، أو يخفي بنودًا تظهر لاحقًا.
هل يمكن التنفيذ على مراحل لتوزيع التكلفة؟
نعم. يمكن البدء بإدارات ووحدات ذات أولوية، ثم التوسع، مع بناء الأساس من البداية ليستوعب المراحل التالية. التوسع المرحلي
ما الذي قد يرفع التكلفة بعد التعاقد؟
التغيير في النطاق فقط، كإضافة تكامل أو تطوير خاص لم يكن فيه. ويُقيّم أي تغيير ويُعتمد منكم قبل تنفيذه.
ما نموذج الترخيص؟
يُوضح نموذج الترخيص وما يشمله في العرض، بحسب نطاق الجهة وخيار التشغيل.
هل يمكن أن نبدأ بتجربة؟
نبدأ بعرض توضيحي على سيناريو من وثائقكم، ويمكن مناقشة مرحلة أولى محدودة النطاق كبداية.
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام