الأسئلة الشائعة عن نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق

نعم. يبدأ التشغيل بالإدارات والوثائق ذات الأولوية، ثم يتوسع مرحليًا إلى بقية الإدارات والفروع دون إعادة بناء التصنيف أو الصلاحيات.

المجلدات تحفظ الملفات، والنظام يدير الوثيقة: بحث في المحتوى، وإصدار معتمد، وصلاحيات حتى مستوى الوثيقة، ومسارات اعتماد، وسجل تدقيق، وسياسات احتفاظ، وربط بالأصل الورقي.

الاتصالات الإدارية تدير الصادر والوارد وتوجيه المعاملات، والأرشفة تدير جميع أنواع الوثائق وإصداراتها ودورة حياتها. ويمكن ربطهما لتنتقل المعاملات المنتهية إلى الأرشيف.

منتج قائم يُهيأ لكل جهة وفق وثائقها وتصنيفها وصلاحياتها وإجراءاتها، وما لا تغطيه التهيئة يُطور تطويرًا خاصًا ضمن نطاق العرض.

نعم. يدير القرارات والتعاميم والمحاضر وملفات المعاملات والمنافسات، بسرية ومدد احتفاظ وسجل تدقيق، ويعمل على خوادم الجهة، ونقدم مصفوفة استجابة لكراسة الشروط.

نعم. يقرأ النصوص العربية والإنجليزية من الصور وملفات PDF الممسوحة، ويربط النص بموضعه في الأصل، ويتيح مراجعته وتصحيحه.

دقة القراءة الآلية أعلى بكثير في النصوص المطبوعة. أما المكتوب باليد فتنخفض دقته، ويُعتمد في البحث عنه على بيانات بطاقة الفهرسة.

نعم. يبحث في أسماء الوثائق ومحتواها وبياناتها الوصفية، مع شروط متعددة وتصفية بالتاريخ والإدارة والجهة والحالة ودرجة السرية.

لا. يطابق النظام صيغ الكتابة المختلفة للهمزات والتاء المربوطة والألف المقصورة، ويتجاوز التشكيل والتطويل.

نعم، في الحقول والعرض والتقارير، إلى جانب التاريخ الميلادي.

يحفظ النظام كل إصدار، ويميز الإصدار المعتمد ويفتحه افتراضيًا، ويسجل صاحب كل تعديل وتاريخه وسببه.

نعم. مسارات متتابعة ومتوازية بشروط انتقال، كتغيّر المعتمد بحسب قيمة العقد، مع تفويض وتذكير وتصعيد ومواعيد إنجاز.

الاعتماد الداخلي يوثق القرار داخل الجهة. والوثائق التي تتطلب توقيعًا موثقًا لدى أطراف أخرى تُوقع عبر خدمة توقيع إلكتروني متكاملة يُحدد مزودها في العرض.

تُحدد لكل نوع وثيقة مدة تبدأ من حدث محدد، وتظهر الوثائق المستحقة للمراجعة، ولا تُتلف إلا بموافقات ومحضر. ويمكن تجميد الإتلاف للوثائق المرتبطة بقضية.

نعم. يسجل الغرف والخزائن والأرفف والصناديق، ويربط الأصل بنسخته الرقمية بالباركود، ويدير الإعارة والإرجاع والتنبيه على التأخر.

نعم: بحث باللغة الطبيعية، وتلخيص، واستخراج تواريخ والتزامات، واقتراح تصنيف، بإجابات مرتبطة بمصادرها ومراجعة بشرية قبل الاعتماد، ضمن الصلاحيات وبيئة المعالجة المتفق عليها.

نعم. العرض والتعديل والتنزيل والطباعة والمشاركة والحذف والاعتماد والتصدير صلاحيات مستقلة، تُضبط لكل دور وتصنيف ووثيقة.

ليس بالضرورة. يفصل النظام بين إدارة الإعدادات والاطلاع على المحتوى، فلا يُمنح مسؤول النظام الاطلاع على الوثائق السرية إلا بصلاحية.

بصلاحية محددة ومدة تنتهي تلقائيًا، وعلامة مائية، ونسخة تحجب البيانات الحساسة عند الحاجة، مع إمكانية إلغاء الإتاحة وتتبع كل اطلاع.

نعم. يسجل الاطلاع والتعديل والتنزيل والطباعة والمشاركة والاعتماد والحذف وتغيير الصلاحيات، مع تقارير تدقيق للمخولين.

لا. يوفر النظام الإمكانات التي تحتاجها الجهة لتطبيق ضوابطها، والالتزام نتيجة مشتركة بين النظام وإعدادات التشغيل وسياسات الجهة وإجراءاتها.

نعم. ننشره على خوادم الجهة في بيئتي اختبار وإنتاج، ويعمل في الشبكات المقيدة، وتُحدد مواصفات البنية في وثيقة بعد دراسة حجم الاستخدام.

يُحدد موقع الاستضافة في العرض الفني بما يتوافق مع متطلبات الجهة وسياساتها.

في السحابي يتولاها فريقنا ضمن الخدمة. وفي الداخلي تُنفذ بالتنسيق مع فريق الجهة ووفق سياساتها.

النظام يعمل بالإمكانات نفسها في الخيارين، ويمكن ترتيب النقل ضمن نطاق يُتفق عليه.

يوفر النظام واجهات API وربطًا مع الهوية المؤسسية والبريد والموارد البشرية والمالية وERP وCRM والاتصالات الإدارية وخدمات التوقيع. ويُحدد نطاق كل تكامل بعد فحص واجهات النظام المقابل.

تُسجل العملية، وتُعاد المحاولة تلقائيًا، ويُنبَّه المسؤول إن استمر الخطأ، ويمكن إعادتها يدويًا بعد معالجة السبب.

نعم. يدير مسؤول النظام لدى الجهة أنواع الوثائق والحقول والتصنيف والمسارات والتنبيهات من الإعدادات بعد التدريب.

يُصان التطوير الخاص ويُختبر مع التحديثات ضمن النطاق المتفق عليه، ولهذا نفضّل التهيئة كلما أمكن.

بحصر المصادر، ومطابقة الحقول، ومعالجة التكرار، وترحيل تجريبي، ثم النقل على موجات مع تقرير مطابقة لكل موجة، ثم الانتقال المرحلي.

لا. يُنقل الأرشيف على موجات، ويستمر العمل على المصدر حتى تنتقل كل إدارة إلى النظام.

خدمة رقمنة تشمل الحصر، والتجهيز، والمسح، والفهرسة، ومراجعة الجودة، وإعادة الأصول إلى مواقع مسجلة مرتبطة بنسخها الرقمية.

لا. نصنف الأرشيف بحسب قيمته واستخدامه، ونعرض المنتهي المدة للإتلاف بموافقة قبل رقمنته، ويمكن تسجيل مواقع الورقي وإدارته دون رقمنة.

الدراسة، ثم التصنيف والصلاحيات، ثم التهيئة والتطوير والربط، ثم الترحيل، ثم اختبار القبول، ثم التدريب، ثم الإطلاق والدعم، ولكل مرحلة مخرجات ومعيار انتقال.

يتركز الجهد في ورش الدراسة، واعتماد التصنيف والصلاحيات، ومراجعة عينات الترحيل، واختبار القبول، والتدريب، ونوضح ذلك في خطة المشروع.

برنامج لكل دور: المستخدمون، وموظفو الأرشيف، والمعتمدون، ومسؤولو النظام، والإدارة العليا، مع أدلة مكتوبة.

قناة دعم معتمدة، ومعالجة الطلبات بحسب أولويتها ومستوى الخدمة في العقد، والتحديثات والصيانة، وفترة متابعة مكثفة بعد الإطلاق.

تعتمد على عدد المستخدمين والفروع، وحجم التخزين، واستخدام OCR والذكاء الاصطناعي، والترحيل والرقمنة، والتخصيص والتكامل، وخيار التشغيل، والدعم. ونقدم عرضًا بعد تحديد النطاق.

الأولية تشمل التنفيذ والتراخيص والتطوير والترحيل والتدريب، والمتكررة تشمل الاستضافة السحابية والدعم والصيانة وما يتكرر من التراخيص أو المعالجة.

الوثائق وبياناتها ملك الجهة. ويدعم النظام تصدير الوثائق وبياناتها الوصفية وعلاقاتها وإصداراتها المشمولة وفق النطاق المتفق عليه في العقد.

تُحدد بحسب عدد الإدارات والفروع، والتكاملات، وحجم الترحيل والرقمنة، والتطوير الخاص، وتظهر بمراحلها في العرض الفني.

احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا نعرض فيه الشاشات الفعلية على سيناريو قريب من وثائقكم.