إدارة الأرشيف الورقي ومواقع الحفظ والإعارة
حتى بعد الرقمنة، تبقى أصول ورقية لا بد من حفظها: صكوك، وعقود موقعة، وملفات قديمة. والسؤال الدائم: أين الأصل؟ ومن أخذه؟ ومتى يعود؟ يسجل النظام كل غرفة وخزانة ورف وصندوق وملف، ويربط كل أصل بنسخته الرقمية بالباركود وQR، ويدير طلب الأصل وإعارته وإرجاعه، وينبّه عند التأخر.
أين الأصل؟ إجابة في ثانية
اختر وثيقة لترى موقع أصلها الورقي في غرفة الأرشيف، وملصقها، وحالتها: في مكانها أم معارة.
وثائق لها أصول ورقية
مثال توضيحي ببيانات غير حقيقية.
مواقع الحفظ كما هي في الواقع
تُسجل مواقع الحفظ بالتسلسل الموجود في جهتك، ويُعرف موقع كل ملف حتى الصندوق الذي يحتويه.
الغرفة أو المستودع
غرف الأرشيف في المقر والفروع، والمستودعات الخارجية.
الخزانة
خزائن الحفظ داخل كل غرفة، بترميز تحدده الجهة.
الرف
أرفف كل خزانة، ليصل الموظف إلى المكان مباشرة.
الصندوق
صناديق الحفظ بملصق يعرّف محتواها.
الملف
الملف الورقي نفسه، مرتبطًا بوثائقه الرقمية.
ما يُسجل للأصل الورقي
- موقعه الكامل من الغرفة حتى الصندوق.
- ارتباطه بالنسخة الرقمية وبطاقة فهرستها.
- حالته: في مكانه، أو معار، أو منقول، أو متلف.
- سجل حركته: كل نقل وإعارة وإرجاع باسم من نفذه ووقته.
قبل الرقمنة وبعدها
يمكن تسجيل الملف الورقي وموقعه ببطاقة فهرسة قبل مسحه ضوئيًا، فيُعرف مكانه ويُطلب من النظام. وعند رقمنته لاحقًا تُربط النسخة الرقمية بالسجل نفسه. وللأرشيف المتراكم ننفذ الحصر والتسجيل والمسح ضمن خدمات رقمنة الأرشيف الورقي.
الباركود وQR: الرابط بين الورق والنظام
ملصق على كل صندوق وملف يربطه بسجله في النظام. قراءة الملصق تكفي لمعرفة محتواه وموقعه وتسجيل حركته.
ملصقات الصناديق والملفات
تُطبع من النظام بالرقم المرجعي والموقع، وتُلصق على الصندوق أو الملف.
التسليم والإرجاع بالقراءة
قراءة الملصق عند تسليم الأصل أو استلامه تسجل الحركة باسم الموظف ووقتها، دون إدخال يدوي.
أوراق الفصل عند المسح
أوراق فاصلة بباركود تفصل الوثائق داخل دفعة المسح، وتربط كل وثيقة بملفها الورقي.
طلب الأصل وإعارته وإرجاعه
بدل ورقة في دفتر أو رسالة، يُطلب الأصل من النظام، ويُعرف عند من هو ومتى يعود. تابع دورة إعارة واحدة، وجرّب حالة التأخر.
- 1
طلب الأصل
يطلب المستخدم الأصل من بطاقة الوثيقة، مع سبب الطلب والمدة.
- 2
الموافقة
يوافق مسؤول الأرشيف أو صاحب الصلاحية على الطلب.
- 3
التسليم
يُقرأ ملصق الملف عند تسليمه، فتُسجل العهدة باسم المستعير.
- 4
لدى المستعير
يظهر الأصل معارًا في موقعه، مع موعد الإرجاع.
- 5
الإرجاع
يُقرأ الملصق عند الاستلام، ويعود الأصل إلى موقعه، وتُغلق العهدة.
- الأصل
- صك ملكية مبنى المقر
- المستعير
- المستشار القانوني
- السبب
- جلسة في المحكمة
- مدة الإعارة
- 5 أيام
- الحالة
- —
العهدة والتنبيهات والتقارير
الأصل الورقي لا يختفي، لأن آخر من استلمه معروف دائمًا.
عهدة كل موظف
قائمة بالأصول المعارة لدى كل موظف ومواعيد إرجاعها، تظهر له ولمسؤول الأرشيف.
تنبيه التأخر
تذكير للمستعير قبل موعد الإرجاع، وتنبيه له ولمسؤول الأرشيف عند تجاوزه.
تقارير الأرشيف الورقي
الأصول المعارة، والمتأخرة، وحركة الإعارة، وإشغال المواقع، في تقارير للمخولين.
النسخة الرقمية أولًا
يرى المستخدم أن للأصل نسخة رقمية قبل أن يطلبه، فتقل طلبات الإعارة التي لا حاجة إليها.
الاحتفاظ والإتلاف الورقي
تسري سياسة الاحتفاظ على الأصل كما تسري على نسخته الرقمية، ويُسجل إتلافه الفعلي. سياسات الاحتفاظ
عدة مواقع وفروع
غرف أرشيف في المقر والفروع والمستودعات الخارجية، مع طلب الأصل بين المواقع ونقله.
سيناريو: أصل صك مطلوب لجلسة محكمة
كيف يُحصل على الأصل ويعود إلى مكانه، دون بحث في الغرف ولا ورقة في دفتر.
- البحثالمستشار القانوني
يبحث عن الصك في النظام، فيطّلع على نسخته الرقمية ويرى أن الأصل في غرفة 2 ‹ خزانة ب ‹ رف 3 ‹ صندوق 19.موقع الأصل دون سؤال أحد.
- الطلبالمستشار القانوني
يطلب الأصل لمدة خمسة أيام، ويذكر أنه لجلسة في المحكمة.طلب إعارة لدى مسؤول الأرشيف.
- التسليممسؤول الأرشيف
يوافق، ويأخذ الصك من الصندوق، ويقرأ ملصقه عند التسليم.عهدة مسجلة باسم المستشار وموعد إرجاع.
- المتابعةالنظام
يذكّر المستشار قبل الموعد بيوم، وينبّه الطرفين إن تأخر الإرجاع.لا أصل يُنسى في مكتب.
- الإرجاعمسؤول الأرشيف
يستلم الصك ويقرأ ملصقه، فيعود إلى موقعه وتُغلق العهدة.سجل حركة كامل للأصل.
هل يجب رقمنة الأرشيف كله لإدارته في النظام؟
لا. يمكن تسجيل الملفات الورقية ومواقعها ببطاقات فهرسة وإدارة إعارتها قبل رقمنتها، ثم ربط النسخ الرقمية بها عند مسحها.
ما الأجهزة التي نحتاجها؟
غالبًا طابعة ملصقات وقارئ باركود لمواقع الأرشيف. ونحدد في مرحلة الدراسة ما يناسب حجم أرشيفكم وعدد مواقعه.
هل يدعم عدة غرف أرشيف في فروع مختلفة؟
نعم. تُسجل مواقع الحفظ في كل فرع ومستودع، ويمكن طلب الأصل من موقع آخر وتتبع نقله.
ماذا لو لم يُعثر على أصل في موقعه؟
يُظهر سجل الحركة آخر عملية تمت على الأصل وآخر من استلمه، فيبدأ البحث من هناك بدل البحث في كل الغرف.
كيف يُتلف الأصل الورقي؟
يدخل ضمن مسار الإتلاف مع نسخته الرقمية، ويُسجل إتلافه الفعلي في المحضر بعد تنفيذه. الإتلاف الموثق
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام