نظام أرشفة إلكترونية سحابي
ابدأ باستخدام نظام الأرشفة وإدارة الوثائق دون شراء خوادم أو تجهيز بنية تحتية. نتولى بيئة التشغيل والتخزين والنسخ الاحتياطي والتحديثات والتوسع، ويصل فريقك إلى النظام من المتصفح. ويُحدد في العرض موقع الاستضافة ونطاق الخدمة ومستواها بما يتوافق مع متطلبات جهتك، مع وضوح كامل في المسؤوليات وملكية البيانات.
من يتولى ماذا في التشغيل السحابي
أكثر ما يسبب الخلاف بعد التعاقد غموض المسؤوليات. قارن توزيعها بين التشغيل السحابي والتشغيل على خوادم الجهة.
التوزيع الشائع. تُثبت المسؤوليات النهائية في العقد ونطاق الخدمة.
ما تشمله خدمة التشغيل السحابي
عناصر الخدمة كما تُحدد في العرض، وكل عنصر له نطاق واضح يُتفق عليه.
بيئة التشغيل
تجهيز البيئة وتشغيلها وإدارتها، دون أن تحتاج الجهة إلى خوادم أو فريق بنية تحتية.
التخزين
مساحة تخزين للوثائق وإصداراتها وفهارسها بالحجم المتفق عليه، مع متابعة النمو والتنبيه قبل الاقتراب من الحد.
النسخ الاحتياطي
نسخ احتياطي للملفات والبيانات والفهارس، واختبارات استعادة دورية، وفق متطلبات التعافي المحددة في العرض.
التحديثات
تطبيق تحديثات النظام وإصلاحاته، مع إبلاغ الجهة مسبقًا بمواعيد التحديثات المؤثرة على الاستخدام.
التوسع
زيادة موارد التخزين والمعالجة مع نمو الأرشيف وعدد المستخدمين، بحسب شروط الخدمة.
الدعم الفني
قناة لاستقبال الطلبات ومعالجتها وفق مستوى الخدمة المحدد في العقد. الدعم والصيانة
ما يحدد حجم التخزين المطلوب
- حجم الأرشيف الحالي المراد ترحيله أو رقمنته.
- عدد الوثائق الجديدة شهريًا وصيغها.
- نسبة الوثائق الممسوحة ضوئيًا ودقة مسحها.
- عدد الإصدارات المحفوظة ومدد الاحتفاظ.
ما يُحدد في العرض الفني
- موقع الاستضافة، بما يتوافق مع متطلبات الجهة.
- مساحة التخزين المشمولة وطريقة زيادتها.
- نطاق النسخ الاحتياطي ومتطلبات التعافي.
- مستوى الخدمة وأوقات الدعم.
بياناتك في السحابة: مكانها وحمايتها وملكيتها
التشغيل السحابي لا يغيّر حقيقة أن وثائق الجهة ملك لها. هذا ما نلتزم بتوضيحه قبل التعاقد.
| المسألة | كيف نتعامل معها |
|---|---|
| موقع الاستضافة | يُحدد في العرض الفني، بما يتوافق مع متطلبات الجهة وسياساتها في مكان حفظ البيانات. |
| الحماية | صلاحيات حتى مستوى الوثيقة، وتشفير وإدارة جلسات وفق بيئة التشغيل، وسجل تدقيق لكل عملية. الصلاحيات والتدقيق |
| فصل البيانات | يُوضح في العرض الفني نموذج الاستضافة وأسلوب فصل بيانات الجهة. |
| الملكية | الوثائق وبياناتها ملك الجهة، وتُثبت في العقد حدود التعامل مع محتواها ضمن الخدمة. |
| الخروج من الخدمة | تصدير الوثائق وبياناتها الوصفية وعلاقاتها وإصداراتها المشمولة عند انتهاء الخدمة، وفق ما يحدده العقد. التصدير |
سحابي أم على خوادم جهتك؟
أجب عن أربعة أسئلة لتعرف الخيار الأقرب لاحتياجك. النتيجة إرشادية، ونناقشها معك قبل العرض.
سيناريو: شركة تبدأ الأرشفة سحابيًا
شركة متوسطة الحجم لا تملك فريق بنية تحتية، وتريد البدء دون انتظار شراء خوادم.
- القرارالإدارة
تختار التشغيل السحابي بعد مراجعة موقع الاستضافة والمسؤوليات في العرض.نطاق خدمة ومسؤوليات مكتوبة.
- البيئةفريقنا
يجهز بيئة التشغيل ويهيئ النظام بتصنيف الشركة وصلاحياتها.نظام جاهز دون تجهيز من الشركة.
- الترحيلفريقنا والشركة
تُنقل المجلدات المشتركة ذات الأولوية وتُطابق.أرشيف أولي في النظام.
- الإطلاقالشركة
يبدأ الموظفون العمل من المتصفح بعد التدريب.استخدام فعلي في الإدارات.
- النموفريقنا
يتابع نمو التخزين وينبّه قبل الاقتراب من الحد، ويطبق التحديثات بمواعيد معلنة.تشغيل مستقر دون عبء على الشركة.
أين تُستضاف البيانات؟
يُحدد موقع الاستضافة في العرض الفني بما يتوافق مع متطلبات جهتك وسياساتها. وإن كانت سياساتكم تشترط بقاء البيانات داخل شبكتكم، فالخيار الأنسب هو التشغيل على خوادم الجهة.
هل يمكن الانتقال لاحقًا إلى خوادمنا؟
النظام يعمل بالإمكانات نفسها في الخيارين، ويمكن ترتيب نقل التشغيل إلى خوادم الجهة ضمن نطاق يُتفق عليه.
ماذا يحدث لوثائقنا عند انتهاء الخدمة؟
تُصدَّر الوثائق وبياناتها الوصفية وعلاقاتها وإصداراتها المشمولة وفق ما يحدده العقد، فلا تبقى وثائقكم رهينة الخدمة.
ما مستوى توفر الخدمة؟
يُحدد مستوى الخدمة وأوقات الدعم ومتطلبات التعافي في العقد، بحسب احتياج الجهة.
كيف تُحسب تكلفة التشغيل السحابي؟
تعتمد على عدد المستخدمين، ومساحة التخزين، ونطاق النسخ الاحتياطي، والدعم، وتكون غالبًا تكلفة متكررة بدل تكلفة خوادم أولية. عوامل التكلفة
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام