نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق للشركات والجهات الحكومية
حوّل وثائق جهتك إلى أرشيف مؤسسي منظم يسهل الوصول إليه وإدارته. اجمع الملفات والعقود والمراسلات والسجلات في منصة واحدة، وابحث داخل محتواها، وتحكم في صلاحيات استخدامها، وأتمت إجراءات مراجعتها واعتمادها، مع تخصيص النظام وربطه بأنظمتك الحالية وتشغيله في البيئة المناسبة لجهتك.
- قراءة النصوص العربية والإنجليزية
- صلاحيات حتى مستوى الوثيقة
- تشغيل سحابي أو على خوادم جهتك
توضيح لمراحل أرشفة وثيقة داخل النظام
لا تحفظ الملفات فقط؛ أدر وثائق جهتك وإجراءاتها والمعلومات المرتبطة بها.
نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق منصة متكاملة تجمع مستندات الجهة في بيئة مركزية، وتنظم استقبالها وتصنيفها وفهرستها والبحث فيها ومراجعتها واعتمادها وتداولها، مع صلاحيات دقيقة وإدارة للإصدارات وتتبع كامل للإجراءات وإدارة لدورة حياة الوثيقة.
ما الذي يعطّل العمل على الوثائق في جهتك اليوم؟
إن كانت إحدى هذه الحالات مألوفة لديك، فالمشكلة ليست في الموظفين، بل في غياب نظام يدير الوثيقة من استلامها حتى نهاية مدة حفظها.
تشتت الملفاتبين أجهزة الموظفين والبريد والمجلدات المشتركة والأرفف
لا أحد يعرف أين النسخة الكاملة من الملف، ولا من يحتفظ بها.
بطء البحثيعتمد على ذاكرة الموظف واسم الملف
طلب وثيقة واحدة يستهلك وقت أكثر من موظف، وقد ينتهي دون نتيجة.
تكرار النسخالملف نفسه محفوظ عدة مرات بأسماء مختلفة
تعارض في المعلومات، ومساحة تخزين تُستهلك دون فائدة.
غموض الإصدار المعتمدأكثر من نسخة من العقد أو السياسة
يعمل فريق على نسخة لم تُعتمد، ويُكتشف الخطأ بعد التنفيذ.
تأخر الموافقاتالمعاملة تنتظر على مكتب أو في بريد
تتعطل القرارات، ولا يُعرف عند من توقفت المعاملة.
صعوبة ضبط المشاركةالمستندات تُرسل بالبريد دون رقابة
معلومات حساسة تصل إلى غير المعنيين، ولا يمكن استرجاعها.
نقص الوثائقفي ملفات الموظفين والموردين والعملاء
لا يُكتشف النقص إلا عند المراجعة أو التدقيق أو النزاع.
انقطاع المعرفةعند انتقال الموظف أو مغادرته
تغادر معه معرفة أماكن الملفات وتاريخ الإجراءات التي تمت عليها.
ما الذي تحصل عليه جهتك من النظام
قيمة تلمسها الإدارة العليا في الرقابة، ويلمسها الموظف في عمله اليومي.
أرشيف مركزي
مكان واحد لوثائق جميع الإدارات والفروع، بتصنيف تعتمده جهتك.
وصول منظم
كل موظف يصل إلى ما يخص عمله من المتصفح، وفق دوره وإدارته.
بحث شامل
بحث في أسماء الوثائق ومحتواها وبياناتها من شاشة واحدة.
صلاحيات دقيقة
فصل العرض عن التعديل والتنزيل والطباعة والمشاركة والاعتماد.
إجراءات واضحة
مراجعة واعتماد بمسارات محددة، ومعرفة حالة كل معاملة.
تتبع كامل
من فتح الوثيقة، ومتى، وماذا عدّل أو اعتمد أو شارك.
استمرارية
المعرفة المؤسسية محفوظة في النظام مهما تغيّر الموظفون.
رحلة الوثيقة داخل النظام
ثماني مراحل تمر بها الوثيقة من لحظة وصولها حتى تطبيق سياسة الاحتفاظ عليها، وكل مرحلة مسجلة باسم من نفذها ووقتها.
- 1
الاستقبال
رفع فردي أو جماعي، أو من الماسحات والبريد والأنظمة المتكاملة.
- 2
القراءة والفهرسة
استخراج النص العربي والإنجليزي، وتعبئة بطاقة بيانات الوثيقة.
- 3
التصنيف
حفظ الوثيقة في التصنيف والإدارة والملف المناسب مع رقم مرجعي.
- 4
المراجعة
ملاحظات وتعليقات من المختصين، وإعادة للتعديل عند الحاجة.
- 5
الاعتماد
اعتماد مرتبط بإصدار محدد، باسم المعتمد وتوقيت اعتماده.
- 6
الحفظ والإتاحة
إتاحة الوثيقة للمخولين فقط، بالصلاحية المناسبة لكل منهم.
- 7
المتابعة
تنبيهات بالمواعيد وتواريخ الانتهاء والنواقص والمراجعات الدورية.
- 8
تطبيق سياسة الاحتفاظ
حفظ دائم أو إتلاف بموافقات ومحضر عند انتهاء المدة المحددة.
مثال عملي: عقد صيانة من الرفع حتى المتابعة
هكذا يتعامل النظام مع عقد واحد، ومن يشارك في كل خطوة، وما الذي تخرج به الجهة في نهايتها.
- الاستلامموظف المشتريات
يرفع العقد الموقّع من المورد إلى النظام، أو يصل من البريد المرتبط.وثيقة محفوظة ومرتبطة بمصدرها.
- الاستخراجالنظام
يقرأ نص العقد، ويستخرج رقمه وطرفيه وتاريخي البدء والانتهاء وقيمته، ويقترح التصنيف.بطاقة فهرسة مقترحة يراجعها الموظف ويعتمدها.
- الربطموظف المشتريات
يربط العقد بملف المورد وبالمشروع الذي يخدمه.العقد يظهر داخل ملف المورد وملف المشروع.
- المراجعةالشؤون القانونية
تضيف ملاحظاتها على بنود العقد وتعيده للتعديل.إصدار ثانٍ من العقد مع سجل الملاحظات.
- الاعتمادمدير الإدارة
يعتمد الإصدار الثاني، ويرتبط الاعتماد بهذا الإصدار تحديدًا.إصدار معتمد موثّق باسم المعتمد وتوقيته.
- الإتاحةالنظام
تطّلع الشؤون المالية على العقد دون تعديل، وتحتفظ المشتريات بصلاحية التعديل.وصول مضبوط لكل إدارة بحسب دورها.
- المتابعةالنظام
ينبّه المسؤول قبل انتهاء العقد بالمدة التي تحددها الجهة، ويُحفظ أي ملحق لاحق إصدارًا مرتبطًا بالعقد.لا يفوت موعد تجديد، ولا ينفصل ملحق عن عقده.
إمكانات النظام كما يستخدمها فريقك
مجموعات مترابطة من الميزات تغطي عمل قسم الأرشيف والإدارات المستفيدة. اختر أي ميزة لتقرأ طريقة عملها بالتفصيل.
الرقمنة والوصول إلى الوثائق
كيف تدخل الوثيقة إلى النظام، وكيف تجدها بعد ذلك.
- استقبال الوثائقرفع فردي وجماعي، واستيراد مجلدات، وإدخال من الماسحات والبريد.
- الفهرسة والتصنيفحقول مخصصة لكل نوع وثيقة، وترقيم مرجعي، وتصنيف متعدد المستويات.
- قراءة النصوص OCRتحويل الصور وملفات PDF الممسوحة إلى نص عربي وإنجليزي قابل للبحث.
- البحث المتقدمبحث في المحتوى والبيانات بشروط متعددة، مع حفظ عمليات البحث.
- الأرشفة الذكية والمساعدبحث باللغة الطبيعية، وتلخيص، واستخراج تواريخ والتزامات، بإجابات مرتبطة بمصادرها.
- الملفات المجمعةملف شامل للموظف أو المورد أو المشروع أو القضية، مع متابعة الاكتمال.
الإجراءات والاعتماد
من المراجعة حتى الإصدار المعتمد.
الضبط والحماية
من يصل إلى ماذا، وما الذي يُسجل.
الحوكمة والأرشيف الورقي
سياسات الحفظ والأصول الورقية.
المنصة والتشغيل
ما تحتاجه الجهات الكبيرة ومتعددة الفروع.
جرّب البحث داخل الوثائق
لا يحتاج الموظف إلى تذكر اسم الملف أو رقمه. يكتب أي كلمة وردت في نص العقد أو الخطاب أو الفاتورة، فتظهر الوثائق التي تحتويها.
- البحث يتجاوز اختلاف كتابة الهمزات والتاء المربوطة والألف المقصورة
- تصفية بنوع الوثيقة والإدارة والتاريخ والحالة ودرجة السرية
- تظهر للمستخدم فقط الوثائق التي يملك صلاحية الاطلاع عليها
القطاعات والإدارات المستفيدة
وثائق كل قطاع تختلف، وكذلك إجراءاته وأدواره. اختر قطاعك لترى ما يديره النظام فيه ومثالًا على استخدامه.
نظام يتشكل حسب جهتك، ويتصل بأنظمتها
نهيئ النظام وفق وثائقك وهيكلك وإجراءاتك، ونربطه بالأنظمة التي تعمل عليها جهتك اليوم.
التخصيص
نخصص أنواع الوثائق والحقول والتصنيف والترقيم ومسارات الاعتماد والتقارير والتنبيهات والتكاملات، ونتوسع معك على مراحل.
| النوع | ماذا يشمل |
|---|---|
| التهيئة | ضبط الإمكانات الموجودة في النظام: أنواع الوثائق، والحقول، وخطة التصنيف، والترقيم، والصلاحيات، والمسارات، والتنبيهات. |
| التطوير الخاص | بناء وظائف أو شاشات أو تقارير أو تكاملات جديدة خاصة بجهتك، ويُحدد نطاقها في العرض الفني. |
التكامل
يوفر النظام واجهات API وربطًا مع أنظمتك، مع لوحة لمتابعة عمليات الربط وأخطائها. مثال على تكامل مع نظام الموارد البشرية:
- الحدث
- تسجيل موظف جديد في نظام الموارد البشرية.
- البيانات
- الرقم الوظيفي، والاسم، والإدارة، وتاريخ المباشرة.
- التوقيت
- عند حفظ بيانات الموظف في النظام المصدر.
- النتيجة
- إنشاء ملف الموظف في الأرشيف، مع قائمة المستندات المطلوبة لاكتماله.
- عند الخطأ
- تُسجل العملية في لوحة متابعة الربط، وتُعاد المحاولة، ويُنبَّه المسؤول.
شغّله سحابيًا أو على خوادم جهتك
يعمل النظام بنفس الإمكانات في الخيارين، والفرق في مكان التشغيل ومن يتولى إدارة البيئة.
| البند | التشغيل السحابي | التشغيل على خوادم الجهة |
|---|---|---|
| مكان التشغيل | بيئة استضافة يُحدد موقعها في العرض بما يتوافق مع متطلبات جهتك. | خوادم الجهة ومركز بياناتها وشبكتها الداخلية. |
| البنية التحتية | ضمن الخدمة. | توفرها الجهة وفق مواصفات الخوادم والتخزين والشبكة التي نحددها. |
| النشر والتحديثات | يتولاها فريقنا ضمن الخدمة. | ننفذها بالتنسيق مع فريق تقنية المعلومات لدى الجهة، في بيئتي الاختبار والإنتاج. |
| النسخ الاحتياطي | ضمن الخدمة بحسب النطاق المتفق عليه. | وفق سياسات الجهة، وبدعم منا في الإعداد واختبار الاستعادة. |
| التوسع | زيادة موارد التخزين والمعالجة حسب النمو. | إضافة موارد إلى خوادم الجهة حسب النمو. |
| يناسب | الجهات التي تريد بدء التشغيل دون تجهيز بنية تحتية. | الجهات التي تشترط بقاء البيانات داخل شبكتها أو تعمل في شبكات مقيدة. |
ماذا عن أرشيفك الحالي؟
سواء كان ورقيًا على الأرفف أو رقميًا في نظام قديم ومجلدات مشتركة، ننقله إلى النظام بخطة واضحة ومراجعة جودة.
رقمنة الأرشيف الورقي
تحويل الملفات الورقية إلى وثائق رقمية مفهرسة، مع بقاء الأصل معروف المكان.
- الحصرعدد الملفات وأنواعها وأماكنها وأولوياتها.
- التجهيزفرز الأوراق وترتيبها وتهيئتها للمسح.
- المسح الضوئيمسح بدقة مناسبة لقراءة النصوص.
- الفهرسةتعبئة بيانات كل وثيقة وحفظها في تصنيفها.
- مراجعة الجودةالتحقق من وضوح الصور واكتمال البيانات.
- ربط الأصل بالنسخة الرقميةتسجيل موقع الأصل الورقي بالباركود.
ترحيل الأرشيف الرقمي
نقل الملفات وبياناتها من الأنظمة القديمة والمجلدات المشتركة دون فقدان للعلاقات.
- حصر المصادرالأنظمة والمجلدات وحجم البيانات وصيغها.
- مطابقة الحقولربط حقول المصدر بحقول النظام وتصنيفه.
- معالجة التكراراكتشاف الملفات المكررة وتوحيد بياناتها.
- النقلالبيانات والملفات والإصدارات المشمولة في النطاق.
- المطابقة والتجربةمقارنة الأعداد والعينات قبل الاعتماد.
- الانتقال المرحليتشغيل تدريجي يمنع توقف العمل.
كيف ننفذ المشروع معك
سبع مراحل واضحة، لكل منها مخرجات تستلمها جهتك، ومتطلبات محددة من فريقها.
| المرحلة | ما تستلمه جهتك | ما يحتاجه المشروع من فريقكم |
|---|---|---|
| 1الدراسة | وثيقة المتطلبات وخطة المشروع. | ممثل من كل إدارة، ونماذج من الوثائق والإجراءات الحالية. |
| 2التصنيف والصلاحيات | خطة التصنيف، وأنواع الوثائق وحقولها، ومصفوفة الصلاحيات. | الهيكل التنظيمي، ومراجعة الخطة واعتمادها. |
| 3التهيئة والتطوير والربط | نظام مهيأ على بيئة الاختبار، والتكاملات المتفق عليها. | وصول إلى الأنظمة المراد ربطها وبيئة التشغيل. |
| 4الترحيل | البيانات والملفات منقولة، وتقرير المطابقة. | الوصول إلى المصادر، ومراجعة عينات النقل. |
| 5اختبار القبول | سيناريوهات الاختبار ونتائجها ومحاضر القبول. | فريق اختبار من المستخدمين الفعليين. |
| 6التدريب | جلسات تدريب لكل دور، وأدلة المستخدم ومسؤول النظام. | تحديد المتدربين ومواعيد الجلسات. |
| 7الإطلاق والدعم | تشغيل فعلي على بيئة الإنتاج، وخطة الدعم والصيانة. | مسؤول نظام من جهتكم وقناة تواصل معتمدة. |
التدريب
تدريب لكل فئة بحسب ما تستخدمه: موظفو الأرشيف، والمستخدمون في الإدارات، والمعتمدون، ومسؤولو النظام.
الدعم الفني
قناة لاستقبال الطلبات ومتابعتها، ومعالجة الملاحظات وفق مستوى الخدمة المحدد في العقد.
الصيانة والتحديثات
تحديثات النظام وإصلاحاته، ومتابعة سلامة التشغيل والنسخ الاحتياطي بحسب نطاق الخدمة.
أسئلة تُطرح قبل قرار التعاقد
إجابات مختصرة عن أكثر ما يسأل عنه مسؤولو تقنية المعلومات والأرشيف والمشتريات.
جميع الأسئلة الشائعةهل يناسب النظام جهتنا إذا بدأنا بعدد محدود من الإدارات؟
نعم. يبدأ التشغيل بالإدارات والوثائق ذات الأولوية، ثم يتوسع مرحليًا إلى بقية الإدارات والفروع دون إعادة بناء التصنيف أو الصلاحيات.
هل يدعم العربية والبحث داخل المستندات الممسوحة؟
نعم. يقرأ النظام النصوص العربية والإنجليزية من الصور وملفات PDF الممسوحة، ويتيح مراجعة النتائج وتصحيحها، ثم البحث بأي كلمة وردت في الوثيقة. اقرأ عن OCR
هل يمكن تشغيله على خوادمنا الداخلية؟
نعم. ننشر النظام على خوادم الجهة في بيئتي اختبار وإنتاج، ويعمل في الشبكات المقيدة. تفاصيل التشغيل على خوادم الجهة
لدينا نظام أرشفة قديم ومجلدات مشتركة، ماذا يحدث لها؟
نحصر المصادر، ونطابق حقولها مع النظام، ونعالج التكرار، وننقل البيانات والملفات والإصدارات المشمولة، ثم نطابق النتائج قبل الانتقال. اقرأ عن الترحيل
من يملك البيانات، وهل يمكن تصديرها؟
بيانات الجهة ووثائقها ملك لها. ويدعم النظام تصدير الوثائق وبياناتها الوصفية وعلاقاتها وفق النطاق المتفق عليه في العقد.
كيف تتعامل ميزات الذكاء الاصطناعي مع سرية وثائقنا؟
تعمل الميزات في بيئة المعالجة المتفق عليها مع جهتك، وتحترم صلاحيات الوصول؛ فلا يحصل المستخدم على إجابة من وثيقة لا يحق له الاطلاع عليها، وتُراجع المقترحات قبل اعتمادها. اقرأ عن الأرشفة الذكية
كم تكلفة المشروع؟
تعتمد على عدد المستخدمين والفروع، وحجم التخزين، واستخدام OCR والذكاء الاصطناعي، والترحيل والرقمنة، والتخصيص والتكامل، وخيار التشغيل، ونطاق الدعم. اعرف عوامل التكلفة واطلب عرضًا
كم تستغرق مدة التنفيذ؟
تُحدد المدة بحسب عدد الإدارات، وحجم الأرشيف المراد ترحيله أو رقمنته، والتكاملات المطلوبة، وتُذكر بمراحلها في العرض الفني.
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام