نظرة شاملة على نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق
نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق منصة واحدة تستقبل وثائق جهتك وتقرأ نصوصها وتفهرسها وتصنفها، ثم تدير مراجعتها واعتمادها وتداولها والوصول إليها، وتطبق عليها سياسات الاحتفاظ حتى نهاية دورة حياتها. في هذه الصفحة تتعرف على مكونات النظام، وكيف تترابط، ومن يستخدمه، وكيف تعرف أنه يناسب جهتك.
ما هو نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق؟
نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق منصة ويب تجمع مستندات الجهة في بيئة مركزية، وتنظم استقبالها وتصنيفها وفهرستها والبحث فيها ومراجعتها واعتمادها وتداولها، مع صلاحيات دقيقة، وإدارة للإصدارات، وتتبع كامل للإجراءات، وإدارة لدورة حياة الوثيقة، وخيارات تخصيص وتكامل وتشغيل سحابي أو على خوادم الجهة.
الأرشفة وحدها تعني حفظ الملف في مكان يمكن الرجوع إليه. أما إدارة الوثائق فتعني أن يعرف النظام ما هذه الوثيقة، ومن يحق له رؤيتها، وما إصدارها المعتمد، وما الإجراء الذي تنتظره، ومتى تنتهي مدة حفظها. النظام يجمع الأمرين: أرشيف منظم تجده بسرعة، وإجراءات مضبوطة تعرف حالتها في كل لحظة.
يعمل النظام باللغتين العربية والإنجليزية من المتصفح على الأجهزة المختلفة، ويخدم الجهة الواحدة أو المجموعة متعددة الشركات والفروع.
مكونات النظام في ست طبقات
كل طبقة تخدم مرحلة من عمل الوثيقة. اختر أي وحدة لتقرأ طريقة عملها بالتفصيل.
الإدخالكيف تدخل الوثيقة وتصبح قابلة للبحث
التنظيمأين تُحفظ الوثيقة ومع ماذا ترتبط
الإجراءاتما يحدث للوثيقة حتى تُعتمد
الوصولكيف يجد المستخدم ما يحتاجه ويشاركه
الضبط والحوكمةمن يصل، وماذا يُسجل، ومتى تنتهي الوثيقة
المنصةما يحتاجه التشغيل على مستوى الجهة
كيف تترابط عناصر النظام حول الوثيقة
الوثيقة في النظام ليست ملفًا منفردًا، بل مركز ترتبط به بياناتها وإجراءاتها وسياساتها. هذا الترابط هو ما يجعل الإعداد مرة واحدة يسري تلقائيًا على آلاف الوثائق.
- نوع الوثيقة
- عقد، خطاب، قرار، فاتورة… يحدد الحقول الإلزامية ونمط الترقيم والمسار الافتراضي للاعتماد.
- بطاقة البيانات
- قيم الحقول لهذه الوثيقة: الأطراف والتواريخ والجهة والقيمة والرقم المرجعي، وتُستخدم في البحث والتقارير.
- التصنيف
- موقع الوثيقة في خطة التصنيف، ومنه ترث الصلاحيات الافتراضية ومدة الاحتفاظ ودرجة السرية.
- الملف المجمع
- ملف الموظف أو المورد أو المشروع أو القضية الذي تنتمي إليه الوثيقة، مع قائمة المستندات المطلوبة لاكتماله.
- الإصدارات
- النسخ المتعاقبة من الوثيقة، مع تحديد الإصدار المعتمد وصاحب كل تعديل وسببه.
- سجل الإجراءات
- كل عملية تمت على الوثيقة: الاطلاع والتعديل والتنزيل والمشاركة والمراجعة والاعتماد.
- سياسة الاحتفاظ
- المدة، والحدث الذي يبدأ منه احتسابها، ومصير الوثيقة بعدها: حفظ دائم أو إتلاف بموافقة.
- موقع الأصل
- مكان الأصل الورقي إن وُجد: الغرفة والخزانة والرف والصندوق، وحالة إعارته.
مثال: عندما تحدد أن تصنيف «عقود الموردين» تطّلع عليه المشتريات والمالية، ويُحفظ مدة العقد وخمس سنوات بعده، فكل عقد يُحفظ في هذا التصنيف يأخذ الصلاحيات ومدة الاحتفاظ تلقائيًا، دون إعداد لكل وثيقة.
من يستخدم النظام، وماذا يفعل كل دور
لكل مستخدم ما يخص عمله فقط. هذه الأدوار الأكثر شيوعًا، وتُعدَّل أو تُضاف أدوار بحسب هيكل جهتك.
| الدور | ما يفعله في النظام | ما يطّلع عليه |
|---|---|---|
| مسؤول النظام | يدير المستخدمين والأدوار، ويهيئ أنواع الوثائق والتصنيف والمسارات والتكاملات. | الإعدادات وسجلات التشغيل، دون أن يعني ذلك الاطلاع على محتوى الوثائق السرية. |
| مسؤول الوثائق والأرشيف | يستقبل دفعات المسح، ويراجع الفهرسة وجودتها، ويدير الأرشيف الورقي والإعارة والإتلاف. | الوثائق في التصنيفات المسندة إليه، وتقارير الجودة والاكتمال. |
| موظف الإدارة | يرفع الوثائق ويفهرسها، ويبحث ويطّلع ويبدأ طلبات المراجعة والاعتماد. | وثائق إدارته وما شُورك معه. |
| المراجع | يضيف الملاحظات والتعليقات والتأشير، ويعيد الوثيقة للتعديل أو يمررها. | الوثائق المحالة إليه للمراجعة. |
| المعتمد | يعتمد الإصدار أو يرفضه، ويفوّض غيره عند غيابه. | الوثائق المنتظرة لاعتماده وسجل قراراته. |
| الإدارة العليا | تتابع حالة الإجراءات والتأخر والنواقص، وتطّلع على التقارير المجمعة. | لوحات المتابعة والتقارير بحسب صلاحياتها. |
| المدقق أو المراجع الداخلي | يستخرج تقارير التدقيق وسجلات الوصول والتغيير. | سجلات التدقيق، والوثائق المتاحة له بصلاحية عرض. |
| المستخدم الخارجي | يطّلع على ما شُورك معه أو يرفع مستندًا مطلوبًا. | الوثائق المشاركة معه فقط، ولمدة محددة. |
يوم عمل مع النظام
سيناريو توضيحي لجهة متوسطة الحجم، يبين كيف يتعامل كل دور مع النظام خلال يوم واحد.
دفعة مسح جديدةمسؤول الأرشيف
تصل دفعة من 200 صفحة ممسوحة من إدارة الموارد البشرية. يفصل النظام الوثائق بحسب ورقة الباركود الفاصلة، ويقرأ نصوصها، ويقترح نوع كل وثيقة. يراجع المسؤول المقترحات ويعتمد الفهرسة.
تنبيه بنقص في ملفأخصائي الموارد البشرية
يظهر تنبيه بأن ملف موظف جديد ينقصه المؤهل العلمي. يطلبه من الموظف، ثم يرفعه إلى الملف فيكتمل تلقائيًا في تقرير الاكتمال.
بحث عن بند في عقدالمشتريات
يحتاج موظف المشتريات بند الغرامات في عقود الصيانة. يبحث بعبارة من نص البند، فتظهر العقود التي تحتويها، ويفتح الإصدار المعتمد مباشرة.
مراجعة سياسة محدثةالشؤون القانونية
تصل سياسة المشتريات المحدثة للمراجعة. يضيف المستشار ملاحظتين ويعيدها للتعديل، فيُحفظ التعديل إصدارًا جديدًا.
اعتماد من خارج المكتبمدير الإدارة
يعتمد المدير الإصدار الجديد من المتصفح على جهازه، ويرتبط الاعتماد بهذا الإصدار تحديدًا.
مشاركة مع مراجع خارجيالشؤون المالية
تُشارك فواتير الربع مع مكتب المراجعة الخارجي بصلاحية عرض فقط وعلامة مائية، وتنتهي الإتاحة بعد أسبوعين.
طلب أصل ورقيالشؤون القانونية
تحتاج الإدارة القانونية أصل عقد قديم. يظهر موقعه في الغرفة والرف والصندوق، ويُسجل طلب الإعارة وموعد الإرجاع.
متابعة الإدارة العلياالمدير العام
يطّلع على لوحة المتابعة: الطلبات المتأخرة، والعقود التي تنتهي هذا الشهر، ونسبة اكتمال ملفات الموظفين.
المجلدات المشتركة والبريد مقابل نظام إدارة الوثائق
كثير من الجهات تعمل اليوم بالمجلدات المشتركة والبريد الإلكتروني. هذه المقارنة توضح ما الذي يتغير عند الانتقال إلى النظام.
| البند | المجلدات المشتركة والبريد | نظام الأرشفة وإدارة الوثائق |
|---|---|---|
| البحث | باسم الملف غالبًا، ويعتمد على طريقة تسمية كل موظف. | بالمحتوى والبيانات الوصفية والتاريخ والإدارة والحالة. |
| الإصدار المعتمد | نسخ متعددة بأسماء مثل «نهائي» و«نهائي 2». | إصدار معتمد واحد واضح، مع النسخ السابقة وسجل التعديلات. |
| الصلاحيات | على مستوى المجلد، ومن يصل للمجلد يصل لكل ما فيه. | حتى مستوى الوثيقة، مع فصل العرض عن التعديل والتنزيل والطباعة. |
| المراجعة والاعتماد | بالبريد، دون معرفة أين توقفت المعاملة. | مسارات بمواعيد وتذكير وتصعيد، وسجل قرارات. |
| التتبع | لا يُعرف من فتح الملف أو نسخه أو أرسله. | سجل كامل لكل عملية على الوثيقة. |
| الاحتفاظ والإتلاف | تتراكم الملفات دون سياسة، أو تُحذف دون توثيق. | مدد احتفاظ حسب النوع، وإتلاف بموافقات ومحاضر. |
| الأصل الورقي | لا رابط بين الملف الرقمي وأصله على الرف. | موقع الأصل مسجل بالباركود، مع طلب الإعارة وتتبعها. |
| اكتمال الملفات | النقص يُكتشف عند الحاجة. | قوائم مستندات مطلوبة وتنبيهات بالنواقص. |
هل يناسب النظام جهتك؟
إن انطبقت على جهتك ثلاث علامات أو أكثر، فالنظام يحل مشكلة قائمة لديكم.
علامات تدل على حاجتك للنظام
- يستغرق العثور على وثيقة قديمة أكثر من بضع دقائق، أو يحتاج سؤال زميل.
- تتكرر حالات العمل على نسخة غير معتمدة من عقد أو سياسة.
- تتأخر الموافقات ولا يُعرف عند من توقفت.
- لديكم أرشيف ورقي متراكم تحتاجون الرجوع إليه.
- تُطلب منكم تقارير تدقيق أو مراجعة يصعب تجهيزها.
- لا توجد سياسة واضحة لمدة حفظ الوثائق وإتلافها.
- تعملون بعدة فروع أو شركات وتريدون تصنيفًا موحدًا.
- لديكم نظام أرشفة قديم لا يدعم العربية أو البحث في المحتوى.
ما الذي يساعدنا على تقديم عرض دقيق
- الإدارات والفروع التي سيبدأ بها التشغيل، وعدد المستخدمين التقريبي.
- أنواع الوثائق الرئيسية ونماذج منها.
- حجم الأرشيف الحالي، الورقي والرقمي، وأماكنه.
- الأنظمة التي تريدون ربطها بالأرشيف.
- خيار التشغيل المفضل: سحابي أو على خوادمكم.
- إجراءات الاعتماد الحالية وأكثرها تأخرًا.
الإمكانات متاحة في النظام، والتفعيل بحسب نطاق مشروعك
جميع الوحدات الموصوفة هنا جزء من المنتج. ويحدد عرضك الفني والمالي ما يُفعَّل منها: عدد المستخدمين والتراخيص، وحجم التخزين، واستخدام OCR والذكاء الاصطناعي، والتكاملات، والترحيل والرقمنة، ونطاق الدعم.
هل النظام منتج قائم أم يُبنى لكل جهة من البداية؟
النظام منتج قائم بوحداته الموصوفة في هذه الصفحة، يُهيأ لكل جهة وفق وثائقها وتصنيفها وصلاحياتها وإجراءاتها. وعند الحاجة إلى وظائف غير موجودة نطورها تطويرًا خاصًا ضمن نطاق العرض. الفرق بين التهيئة والتطوير الخاص
هل يمكن استخدامه من الجوال؟
نعم. يعمل النظام من المتصفح على أجهزة الحاسب والأجهزة اللوحية والجوالات، فيمكن الاطلاع على الوثائق واعتمادها من خارج المكتب وفق الصلاحيات.
هل يمكن أن نبدأ بإدارة واحدة ثم نتوسع؟
نعم، وهو الأسلوب الذي ننصح به غالبًا. تُبنى خطة التصنيف والصلاحيات لتستوعب بقية الإدارات، ثم تُضاف الإدارات على مراحل.
هل يدعم أكثر من شركة أو فرع في نظام واحد؟
نعم. يفصل النظام وثائق كل شركة أو فرع وصلاحياته، مع إدارة مركزية وتقارير مجمعة للمخولين. اقرأ عن تعدد الشركات والفروع
ما الفرق بينه وبين نظام الاتصالات الإدارية؟
الاتصالات الإدارية تدير الصادر والوارد وتوجيه المعاملات، والأرشفة تدير جميع أنواع الوثائق وإصداراتها ودورة حياتها. ويمكن ربط النظامين لتنتقل المعاملات المنتهية إلى الأرشيف تلقائيًا.
كيف نشاهد النظام قبل التعاقد؟
اطلب عرضًا توضيحيًا من النموذج أسفل الصفحة، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من وثائق جهتك. ويمكنك أيضًا قراءة سيناريوهات استخدام النظام.
الخطوة التالية
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام