سير العمل والموافقات والتوقيع في نظام الأرشفة
المعاملة التي تنتظر على مكتب أو في بريد لا يراها أحد حتى يسأل عنها أحد. يحدد النظام لكل نوع وثيقة مسار مراجعة واعتماد واضحًا: من يراجع، وبأي ترتيب، وفي كم يومًا، ومن يحل محل الغائب، ومتى يُصعَّد التأخير. ثم يربط الاعتماد والتوقيع بالإصدار الذي اعتُمد تحديدًا، ويحفظ سجلًا بكل قرار.
مسار اعتماد يتغير بحسب الشروط
غيّر قيمة العقد لترى كيف يختار النظام المسار المناسب، وفعّل غياب المدير العام أو تأخر المالية لترى التفويض والتذكير والتصعيد.
مثال توضيحي. الحد المالي والإدارات والمدد تُحدد وفق صلاحيات الاعتماد المعتمدة لدى جهتك.
مكونات مسار العمل
من هذه المكونات تُبنى مسارات جهتك، لكل نوع وثيقة مساره الخاص.
| المكوّن | ماذا يعني | مثال |
|---|---|---|
| مسار متتابع | تنتقل الوثيقة من مراجع إلى الذي يليه بترتيب محدد. | المشرف ثم مدير الإدارة ثم المدير العام. |
| مسار متوازٍ | تُحال الوثيقة إلى أكثر من جهة في الوقت نفسه، ولا تنتقل حتى يرد الجميع. | المالية والقانونية تراجعان العقد معًا. |
| شروط الانتقال | يتغير المسار بحسب بيانات الوثيقة. | العقد الذي يتجاوز الحد المعتمد يذهب للمدير العام. |
| مواعيد الإنجاز | لكل خطوة مدة محددة تظهر للمراجع ولمن ينتظر. | يومان للمراجعة المالية. |
| التذكير | تنبيه للمراجع قبل انتهاء المدة أو عند انتهائها. | تذكير في نهاية اليوم الثاني. |
| التصعيد | إبلاغ المستوى الأعلى إذا استمر التأخير. | إبلاغ المدير المالي بعد يوم إضافي. |
| التفويض | ينقل المعتمد صلاحيته لغيره مدة محددة عند غيابه. | نائب المدير العام خلال الإجازة. |
| سجل القرارات | كل قرار مسجل باسم صاحبه ووقته وملاحظته. | «أُعيد للتعديل: يلزم إرفاق الضمان». |
قرارات المعتمد
يرى المعتمد الوثيقة وبياناتها وملاحظات من سبقه في المسار، ثم يتخذ قراره من المتصفح على جهازه أو جواله.
اعتماد
ينتقل الطلب للخطوة التالية، أو يُعتمد الإصدار إن كانت الخطوة الأخيرة.
إعادة للتعديل
يعود الطلب لصاحبه مع ملاحظة المعتمد، ويُحفظ التعديل إصدارًا جديدًا.
رفض
يُغلق الطلب مع سبب الرفض، ويبقى مسجلًا في سجل الوثيقة.
تفويض
ينقل المعتمد الطلب أو صلاحيته لغيره مدة محددة، ويُسجل التفويض.
أين المعاملة الآن؟
صاحب الطلب يعرف عند من تقف معاملته، والمدير يرى الطلبات المتأخرة لدى إدارته، دون اتصال أو رسالة استفسار.
| الطلب | الخطوة الحالية | لدى | منذ | الحالة |
|---|---|---|---|---|
| اعتماد عقد توريد أجهزة | المراجعة القانونية | الشؤون القانونية | يوم واحد | ضمن المدة |
| تحديث سياسة المشتريات | المراجعة المالية | الشؤون المالية | 4 أيام | متأخر • صُعّد |
| محضر استلام أعمال الصيانة | الاعتماد النهائي | نائب المدير العام (تفويض) | يومان | ضمن المدة |
| طلب إتلاف ملفات منتهية المدة | موافقة لجنة الإتلاف | لجنة الوثائق | 3 أيام | ضمن المدة |
تظهر مدد الإنجاز الفعلية لكل خطوة في التقارير، فتعرف الإدارة أين تتركز الاختناقات وتعدّل المسارات بناءً على أرقام.
التوقيع والختم على الإصدار المعتمد
التوقيع على ورقة لا يثبت أي نسخة وُقّعت. في النظام يرتبط الاعتماد والتوقيع بإصدار محدد، باسم المعتمد وتوقيت اعتماده، وأي تعديل بعده يحتاج اعتمادًا جديدًا.
اتفاقية تقديم خدمات
- اعتمدها
- المدير العام
- الإصدار
- الإصدار 3
- التاريخ
- 1448/04/11 هـ • 10:42
- المرجع
- AGR-1448-0063
العامة
معتمد
| الاعتماد الداخلي في النظام | خدمة التوقيع الإلكتروني المتكاملة | |
|---|---|---|
| ما هو | قرار المعتمد داخل النظام، مع إضافة توقيعه وختم الإدارة على المستند المعتمد. | توقيع إلكتروني يتم عبر مزود خدمة توقيع يرتبط به النظام. |
| ما يوثقه | هوية المعتمد، والإصدار، وتوقيت الاعتماد، ضمن سجل الوثيقة. | ما يوفره مزود الخدمة من توثيق للتوقيع، إضافة إلى سجل النظام. |
| متى يُستخدم | الاعتمادات الداخلية: السياسات، والمحاضر، والطلبات، والقرارات الإدارية. | الوثائق التي يوقعها أطراف خارجية أو تتطلب توقيعًا إلكترونيًا موثقًا لدى جهة أخرى. |
| التفعيل | جزء من مسارات العمل في النظام. | بالربط مع مزود التوقيع، ويُحدد المزود ونطاق الاستخدام في العرض. |
- يُضاف التوقيع والختم إلى الإصدار المعتمد، ويبقى الإصدار قبل الاعتماد في سجله.
- يُحفظ اعتماد كل معتمد في مسار متعدد الخطوات باسمه وتوقيته.
- تُحدد صلاحية استخدام التوقيع والختم لكل معتمد في إعدادات الصلاحيات.
أمثلة لمسارات تهيئها الجهات
نماذج شائعة تُضبط تفاصيلها وفق مصفوفة الصلاحيات لدى جهتك.
| الوثيقة | المسار | الشروط والمدد |
|---|---|---|
| عقد مع مورد | المشتريات ← المالية والقانونية بالتوازي ← صاحب الصلاحية | صاحب الصلاحية يُحدد بحسب قيمة العقد. |
| سياسة أو إجراء | معد السياسة ← الجودة ← الإدارة المعنية ← الإدارة العليا | تذكير بالمراجعة الدورية بعد الاعتماد. |
| مستخلص مقاول | مهندس المشروع ← مدير المشروع ← المالية | يُرفق محضر الاستلام إلزاميًا قبل الإحالة. |
| محضر اجتماع | أمين اللجنة ← الأعضاء بالتوازي ← رئيس اللجنة | مدة محددة لملاحظات الأعضاء قبل الاعتماد. |
| طلب إتلاف وثائق | مسؤول الأرشيف ← لجنة الوثائق ← صاحب الصلاحية | يُنشأ محضر الإتلاف بعد آخر اعتماد. دورة حياة الوثائق |
من يصمم مسارات العمل؟
نبني المسارات الأساسية معكم في مرحلة التهيئة وفق مصفوفة الصلاحيات، ثم يعدّلها مسؤول النظام لديكم من الإعدادات ضمن الإمكانات المتاحة. والمسارات التي تتطلب منطقًا خاصًا تُنفذ ضمن التطوير الخاص.
ماذا يحدث إذا غاب المعتمد؟
يفوّض صلاحيته لغيره مدة محددة، فتنتقل إليه الطلبات. وإن لم يُفعَّل تفويض وتأخر الرد، يُذكَّر ثم يُصعَّد الطلب وفق إعدادات المسار.
هل يمكن الاعتماد من الجوال؟
نعم. يعمل النظام من المتصفح على الجوال، فيطّلع المعتمد على الوثيقة ويتخذ قراره من أي مكان وفق صلاحياته.
هل التوقيع الإلكتروني في النظام ملزم أمام الأطراف الخارجية؟
الاعتماد الداخلي يوثّق القرار داخل الجهة. أما الوثائق التي تتطلب توقيعًا إلكترونيًا موثقًا لدى أطراف أخرى، فتُوقع عبر خدمة توقيع إلكتروني متكاملة، ويُحدد مزودها بما يتوافق مع متطلبات جهتك.
هل يرتبط سير العمل بنظام الاتصالات الإدارية؟
يمكن ربطهما، فتنتقل المعاملة المنتهية إلى الأرشيف ببياناتها وقراراتها. التكامل مع الأنظمة
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام