سياسات الاحتفاظ ودورة حياة الوثائق
بعض الوثائق يجب حفظها سنوات بعد انتهاء العقد أو خروج الموظف، وبعضها يُحفظ دائمًا، وبعضها يُتلف عند انتهاء مدته. من دون سياسة، تتراكم الوثائق بلا نهاية أو تُحذف دون موافقة. يطبق النظام مدة احتفاظ لكل نوع وثيقة تبدأ من الحدث الذي تحدده الجهة، وينبّه عند الاستحقاق، ويمرر الإتلاف بموافقات ومحضر موثق، ويجمّد إتلاف أي وثيقة مرتبطة بقضية أو مراجعة قائمة.
من الحدث إلى الاستحقاق: دورة حياة وثيقة
اختر نوع الوثيقة وسنة الحدث الذي تبدأ منه المدة، لترى متى تستحق المراجعة وما الإجراء بعدها. وفعّل تجميد الإتلاف لترى أثره.
المدد في هذا المثال توضيحية. تُعتمد في النظام مدد جهتك وفق جداول الاحتفاظ المعتمدة لديها والأنظمة التي تخضع لها. السنة الحالية في المثال: 1448 هـ.
جدول مدد الاحتفاظ داخل النظام
تتحول جداول الاحتفاظ لدى جهتك إلى إعدادات يطبقها النظام تلقائيًا على كل وثيقة بحسب نوعها وتصنيفها. هذا مثال لشكل الجدول.
| نوع الوثيقة | تبدأ المدة من | مدة الاحتفاظ | الإجراء بعد المدة |
|---|---|---|---|
| عقود الموردين | انتهاء العقد | 5 سنوات | مراجعة ثم إتلاف بموافقة |
| ملفات الموظفين | انتهاء خدمة الموظف | 10 سنوات | مراجعة ثم إتلاف بموافقة |
| الفواتير والمستندات المالية | تاريخ المستند | 10 سنوات | مراجعة ثم إتلاف بموافقة |
| محاضر المجالس واللجان | تاريخ المحضر | دائم | حفظ دائم |
| القرارات الإدارية | تاريخ القرار | دائم | حفظ دائم |
| المراسلات العامة | تاريخ الخطاب | 3 سنوات | مراجعة ثم إتلاف بموافقة |
ما يُضبط لكل نوع وثيقة
- مدة الاحتفاظ، أو الحفظ الدائم.
- الحدث الذي تبدأ منه المدة: تاريخ الوثيقة، أو انتهاء العقد، أو انتهاء الخدمة، أو إغلاق الملف.
- الإجراء عند الاستحقاق: مراجعة ثم إتلاف، أو نقل للحفظ الدائم، أو تمديد.
- مسار الموافقة على الإتلاف، ومن يشارك فيه.
لماذا يبدأ الاحتساب من حدث
ملف الموظف لا يُحتسب من تاريخ إنشائه، بل من انتهاء خدمته. والعقد من انتهائه لا من توقيعه. فيبقى الملف نشطًا ما دام الحدث لم يقع، ثم تبدأ المدة تلقائيًا عند تسجيله، يدويًا أو عبر التكامل مع النظام الذي يسجله.
مراحل حياة الوثيقة في النظام
تنتقل كل وثيقة بين هذه المراحل، وتظهر مرحلتها في بطاقتها وفي التقارير.
- 1
نشطة
قيد الاستخدام والتعديل والتداول، ولم يقع حدث بدء المدة بعد.
- 2
مغلقة
وقع الحدث، كانتهاء العقد، فبدأ احتساب المدة، وتبقى الوثيقة متاحة للاطلاع.
- 3
في فترة الاحتفاظ
محفوظة حتى نهاية المدة، ولا تُحذف إلا عبر مسار الإتلاف.
- 4
مستحقة للمراجعة
انتهت مدتها، فتظهر في قائمة المراجعة لمسؤول الوثائق.
- 5
إتلاف أو حفظ دائم
تُتلف بموافقة ومحضر، أو تُنقل للحفظ الدائم، أو تُمدد مدتها بسبب مسجل.
الإتلاف الموثق: لا حذف دون موافقة ومحضر
لا يحذف النظام وثيقة تلقائيًا عند انتهاء مدتها. يعرضها للمراجعة، ويمررها بمسار موافقات، ويُصدر محضرًا بما أُتلف ومن وافق.
- القائمةالنظام
يجمع الوثائق التي استحقت المراجعة، ويستبعد تلقائيًا المجمدة منها.قائمة استحقاق للفترة.
- المراجعةمسؤول الوثائق
يراجع القائمة، ويستبعد ما يلزم الإبقاء عليه أو يمدد مدته مع ذكر السبب.قائمة مقترحة للإتلاف.
- الموافقةلجنة الوثائق وصاحب الصلاحية
توافق اللجنة ثم يعتمد صاحب الصلاحية، وفق مسار الاعتماد المحدد.قرار إتلاف معتمد.
- التنفيذالنظام ومسؤول الأرشيف
تُتلف النسخ الرقمية، وتُسجل مواقع الأصول الورقية المرتبطة لإتلافها فعليًا وتأكيد ذلك.إتلاف مكتمل للرقمي والورقي.
- التوثيقالنظام
يُصدر محضر الإتلاف، ويبقى سجل الإجراء دون محتوى الوثائق المتلفة.دليل على ما أُتلف ومتى وبموافقة من.
محضر إتلاف وثائق
DSP-1448-0004 • مثال توضيحي
| النوع | العدد | انتهت مدتها | الأصل الورقي |
|---|---|---|---|
| مراسلات عامة | 312 | 1447 | أُتلف |
| عقود موردين | 18 | 1447 | أُتلف |
| فواتير | 1,240 | 1447 | لا يوجد |
- المستبعد
- 4 عقود مجمدة لارتباطها بقضية قائمة
- تاريخ التنفيذ
- 1448/02/10 هـ
- مرجع القرار
- DEC-1448-0011
تجميد الإتلاف والحفظ الدائم
حالتان تتقدمان على مدة الاحتفاظ: وثيقة يجب ألا تُتلف الآن، ووثيقة يجب ألا تُتلف أبدًا.
تجميد الإتلاف
عند وجود قضية أو مراجعة أو تحقيق، يجمّد المخول إتلاف الوثائق المرتبطة، فلا تظهر في قوائم الإتلاف حتى يُرفع التجميد.
- يُطبق على وثيقة أو ملف أو تصنيف كامل.
- يُسجل سبب التجميد ومن طلبه وتاريخه.
- يُرفع بقرار مسجل، فتعود الوثائق لمسارها الطبيعي.
الحفظ الدائم
القرارات والمحاضر والوثائق ذات القيمة التاريخية أو النظامية تُحفظ دائمًا، ولا تدخل قوائم الإتلاف.
- يُحدد لنوع الوثيقة أو لتصنيف أو لوثيقة بعينها.
- يمكن نقل الوثيقة إليه عند مراجعة الاستحقاق.
- يرتبط بموقع الأصل الورقي في الأرشيف الورقي.
لماذا يهم ذلك؟ الاحتفاظ بكل شيء إلى الأبد يرفع تكلفة التخزين ويزيد البيانات المعرضة للخطر، والإتلاف قبل الأوان قد يفقد الجهة دليلًا تحتاجه. السياسة المطبقة تحقق التوازن بين الأمرين، وتترك أثرًا موثقًا لكل قرار.
سيناريو: المراجعة السنوية للاستحقاق في شركة
كيف تُنجز الشركة مراجعة الإتلاف السنوية في أيام بدل أسابيع من فرز الملفات.
- بداية العامالنظام
ينبّه مسؤول الوثائق بوجود وثائق استحقت المراجعة، مع تقرير بأعدادها حسب النوع والإدارة.صورة كاملة قبل البدء.
- الاستبعادالنظام
يستبعد وثائق مورد لديه نزاع قائم لأنها مجمدة.لا يدخل القائمة ما لا يجوز إتلافه.
- المراجعةمسؤول الوثائق
يمدد مدة ثلاثة عقود بطلب من الشؤون القانونية، ويسجل السبب.قائمة نهائية مقترحة.
- الاعتماداللجنة والإدارة
تُعتمد القائمة عبر مسار الموافقات.قرار إتلاف معتمد.
- الإغلاقالأرشيف
تُتلف النسخ الرقمية، وتُجمع الأصول الورقية من مواقعها المسجلة، ويُصدر المحضر.مساحة محررة، ودليل موثق للمراجعين.
أسئلة عن الاحتفاظ والإتلاف
ما يسأل عنه مسؤولو الوثائق والحوكمة والشؤون القانونية.
جميع الأسئلة الشائعةمن يحدد مدد الاحتفاظ؟
تحددها الجهة وفق جداول الاحتفاظ المعتمدة لديها والأنظمة التي تخضع لها. ونساعدكم في مرحلة الدراسة على تحويل هذه الجداول إلى إعدادات في النظام، ولا نقترح مددًا نظامية بدلًا عنكم.
هل يحذف النظام الوثائق تلقائيًا عند انتهاء مدتها؟
لا. يعرضها للمراجعة، ولا تُتلف إلا بعد موافقات المسار المحدد وصدور المحضر.
ماذا يبقى بعد إتلاف الوثيقة؟
يبقى محضر الإتلاف وسجل الإجراء: ما نوع الوثائق وعددها، ومن وافق، ومتى نُفذ، دون محتوى الوثائق المتلفة.
هل تشمل سياسة الاحتفاظ الإصدارات السابقة؟
نعم. تخضع الإصدارات السابقة لسياسة نوع الوثيقة نفسها. إدارة الإصدارات
ماذا لو تغيرت مدة الاحتفاظ لنوع وثيقة؟
يُعدَّل الإعداد، ويُعاد احتساب الاستحقاق للوثائق بحسب ما تقرره الجهة، ويُسجل التغيير ومن أجراه.
كيف يُتعامل مع النسخ الاحتياطية بعد الإتلاف؟
تُحدد معالجة النسخ الاحتياطية للوثائق المتلفة ضمن سياسة النسخ والتشغيل المتفق عليها. النسخ الاحتياطي والتصدير
صفحات مرتبطة
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام