اثنتان وعشرون وحدة تغطي عمل الوثيقة كاملًا: من استقبالها وقراءتها وفهرستها، إلى مراجعتها واعتمادها وحمايتها، حتى تطبيق سياسة الاحتفاظ عليها. لكل وحدة هنا المشكلة التي تعالجها، وما يفعله المستخدم، وكيف ينفذها النظام، ومثال من العمل الفعلي.
تصل الوثائق من مصادر كثيرة: ورق يُمسح، وملفات على أجهزة الموظفين، ومرفقات بريد، ومخرجات أنظمة أخرى. وبلا نقطة استقبال موحدة يضيع بعضها ويُحفظ بعضها مرتين.
ما يفعله المستخدم
يرفع ملفًا أو مجموعة ملفات أو مجلدًا كاملًا، أو يمسح دفعة ورقية، ثم يتابع حالة معالجتها حتى تُفهرس.
كيف ينفذها النظام
رفع فردي بالسحب والإفلات، ورفع جماعي لعدة ملفات دفعة واحدة.
استيراد مجلدات كاملة مع الاحتفاظ بهيكلها الأصلي مرجعًا للتصنيف.
إدخال مباشر من الماسحات الضوئية عبر أدوات الربط، وفصل الوثائق داخل الدفعة.
استقبال مستندات البريد الإلكتروني والأنظمة المتكاملة في صندوق وارد للأرشفة.
شاشة متابعة لدفعات الاستيراد: ما تمت معالجته، وأخطاء المعالجة وسببها.
ربط كل وثيقة بمصدرها: من رفعها، ومتى، ومن أي دفعة أو نظام أو بريد.
مثال عمليتستلم إدارة العقود أربعين عقدًا ممسوحًا من فرع الدمام، فتُرفع دفعة واحدة. تُظهر شاشة المتابعة حالة كل ملف، ويتبين أن ملفين غير مقروءين لضعف جودة المسح، فيُعاد مسحهما قبل الفهرسة.
القيمة: لا تضيع وثيقة بين المسح والحفظ، ولكل وثيقة مصدر معروف.
الفهرسة والتصنيف
بيانات موحدة لكل وثيقة، ومكان واضح في خطة التصنيف.
المشكلة
الوثيقة التي بلا بيانات لا يُعثر عليها إلا بفتحها. والتسمية الحرة تختلف من موظف لآخر، فيضيع الاتساق بين الإدارات.
ما يفعله المستخدم
يختار نوع الوثيقة، فتظهر الحقول الخاصة به. يعبئها أو يراجع ما استخرجه النظام، ثم يحفظ الوثيقة في تصنيفها.
كيف ينفذها النظام
حقول مخصصة لكل نوع وثيقة: نص، وتاريخ، ورقم، وقائمة، وطرف مرتبط.
التحقق من اكتمال البيانات، وقائمة بالوثائق ناقصة الفهرسة.
مثال عملينوع «فاتورة مورد» له حقول: المورد من قائمة الموردين، ورقم الفاتورة، وتاريخها، وقيمتها، وأمر الشراء المرتبط. لا تُحفظ الفاتورة دون المورد والرقم، ويُمنح لها رقم مرجعي تلقائي، وتُحفظ في تصنيف «الشؤون المالية ‹ فواتير الموردين».
القيمة: بيانات متسقة تجعل البحث والتقارير دقيقة، وتصنيف واحد تفهمه جميع الإدارات.
قراءة النصوص OCR
المشكلة: الوثيقة الممسوحة صورة لا يمكن البحث داخلها ولا نسخ نصها.
قراءة النصوص العربية والإنجليزية من الصور وملفات PDF الممسوحة.
ربط النص المستخرج بموضعه في الأصل.
مراجعة نتائج القراءة وتصحيحها.
استخدام النص في البحث واستخراج البيانات إلى بطاقة الفهرسة.
مثال عمليخطاب ممسوح منذ سنوات يظهر في نتائج البحث بعبارة وردت في متنه، ويُفتح على الصفحة التي وردت فيها.
القيمة: الأرشيف الممسوح يصبح قابلًا للبحث كالوثائق الرقمية تمامًا.
المشكلة: توقيع ورقي على نسخة قد لا تكون الأخيرة، ولا دليل على ما اعتُمد تحديدًا.
اعتماد مرتبط بإصدار محدد من الوثيقة.
تسجيل هوية المعتمد وتوقيت الاعتماد.
إضافة التوقيع والختم على المستند المعتمد.
الربط مع خدمات التوقيع الإلكتروني.
الفرق المهم: الاعتماد الداخلي يوثّق قرار المعتمد داخل النظام. أما خدمة التوقيع الإلكتروني الخارجية فتُفعَّل بالربط مع مزود التوقيع، ويُحدد نطاقها في العرض.
مثال عملييعتمد المدير الإصدار الثالث من اتفاقية، فيُضاف توقيعه وختم الإدارة إلى هذا الإصدار، وأي تعديل لاحق يتطلب اعتمادًا جديدًا.
مستندات بصيغة معتمدة واحدة، تُنشأ وتُرقّم وتُعتمد من داخل النظام.
المشكلة
كل موظف ينشئ الخطاب أو النموذج بطريقته، فتختلف الصيغ والشعارات والترقيم، ويُستخدم أحيانًا نموذج قديم أُلغي.
ما يفعله المستخدم
يختار قالبًا معتمدًا، ويعبئ البيانات المطلوبة، فيُنشأ المستند مرقّمًا، ثم يرسله للمراجعة والاعتماد.
كيف ينفذها النظام
قوالب معتمدة لكل نوع مستند.
تعبئة البيانات من حقول الإدخال أو من الملف المرتبط.
ترقيم تلقائي عند إنشاء المستند.
إصدارات للقوالب نفسها، فلا يُستخدم إلا الإصدار الساري.
صلاحيات تحدد من يستخدم كل قالب.
ربط المستند الناتج بمسار المراجعة والاعتماد وحفظه في تصنيفه.
مثال عمليفي قالب «خطاب تعريف بالراتب» يختار موظف الموارد البشرية الموظف، فتُعبأ بياناته من ملفه، ويُرقَّم الخطاب، ويذهب لاعتماد المدير، ثم يُحفظ في ملف الموظف تلقائيًا.
القيمة: مستندات موحدة الشكل والترقيم، ووقت أقل في الإعداد، ولا نماذج قديمة متداولة.
الضبط والحماية
من يصل إلى ماذا، وكيف تُشارك الوثيقة، وما الذي يُسجل.
الصلاحيات والهوية
المشكلة: من يصل إلى المجلد يصل إلى كل ما فيه، ويستطيع تنزيله وطباعته ومشاركته.
أدوار ومجموعات تعكس الهيكل التنظيمي.
صلاحيات على مستوى الشركة والفرع والإدارة والتصنيف والوثيقة.
فصل العرض عن التعديل والتنزيل والطباعة والمشاركة والحذف والاعتماد والتصدير.
صلاحيات مؤقتة، وربط الدخول بالهوية المؤسسية.
مثال عمليتطّلع الإدارة المالية على عقود الموردين دون تنزيلها أو طباعتها، وتملك المشتريات التعديل، وينفرد مدير الإدارة بالاعتماد.
ملف واحد لكل موظف أو مورد أو مشروع، يعرض ما اكتمل وما ينقص.
المشكلة
وثائق الموظف أو المورد أو المشروع متفرقة بين عدة إدارات، ولا يُعرف ما الناقص منها أو ما انتهت صلاحيته.
ما يفعله المستخدم
يفتح ملف الكيان فيرى كل وثائقه في مكان واحد، والمطلوب منها، والناقص، والمنتهي أو القريب من الانتهاء.
كيف ينفذها النظام
ملف شامل للموظف أو العميل أو المورد أو المشروع أو العقار أو القضية، أو أي كيان تحدده الجهة.
ربط الوثائق بالملف تلقائيًا من بياناتها أو يدويًا.
قائمة مستندات مطلوبة لكل نوع ملف.
إظهار النواقص في الملف نفسه وفي التقارير.
تتبع تواريخ الانتهاء للهويات والرخص والشهادات والعقود.
نسبة اكتمال لكل ملف، ومتابعتها على مستوى الإدارة.
مثال عمليملف المورد يتطلب: السجل التجاري، وشهادة الزكاة، وشهادة ضريبة القيمة المضافة، والعقد، والضمان البنكي. تقترب شهادة الزكاة من الانتهاء، فيُنبَّه مسؤول المشتريات، ويظهر الملف ناقصًا حتى تُرفع الشهادة الجديدة.
القيمة: ملفات جاهزة دائمًا للتدقيق والتعاقد، ونقص يُكتشف قبل أن يصبح مشكلة.
جودة الأرشيف
أرشيف نظيف من التكرار والبيانات الناقصة، يبقى البحث فيه دقيقًا.
المشكلة
مع الوقت يمتلئ الأرشيف بنسخ مكررة ووثائق ناقصة البيانات وقيم مكتوبة بصيغ مختلفة، فتفقد نتائج البحث والتقارير دقتها.
ما يفعله المستخدم
يراجع مسؤول الأرشيف قوائم الاشتباه والنواقص، ويقرر الدمج أو التصحيح أو الإبقاء، ويتابع مؤشرات الجودة.
كيف ينفذها النظام
اكتشاف الملفات المتطابقة عند الرفع وبعده.
قائمة حالات الاشتباه في التكرار لمراجعتها.
توحيد القيم المكتوبة بأكثر من صيغة، مثل أسماء الجهات.
قائمة الوثائق ناقصة الفهرسة ومعالجتها.
متابعة جودة كل دفعة أرشفة.
تقارير الأخطاء وأسبابها.
مثال عمليبعد ترحيل مجلدات مشتركة قديمة، تظهر قائمة بملفات متطابقة المحتوى بأسماء مختلفة. يراجعها المسؤول ويبقي نسخة واحدة، ويوحّد اسم جهة كُتب بثلاث صيغ.
القيمة: أرشيف يمكن الاعتماد على نتائجه، ومساحة تخزين لا تُهدر.
التنبيهات والتقارير
تعرف ما يحتاج انتباهك قبل أن يتحول إلى مشكلة.
المشكلة
لا تعرف الإدارة أي المعاملات متأخرة، ولا الوثائق التي تنتهي قريبًا، إلا بعد أن يقع الضرر.
ما يفعله المستخدم
يتلقى التنبيهات المتعلقة بعمله، ويطّلع على لوحات المتابعة، ويستخرج التقارير ويصدّرها بحسب صلاحياته.
مثال عملييطّلع مدير المشتريات أسبوعيًا على لوحة تعرض العقود التي تنتهي خلال ستين يومًا، وطلبات الاعتماد المتأخرة لدى إدارته، ونسبة اكتمال ملفات الموردين.
القيمة: إدارة استباقية، ومواعيد لا تفوت، وأرقام دقيقة للإدارة العليا.
المنصة والتشغيل
ما تحتاجه الجهات الكبيرة ومتعددة الفروع لتشغيل النظام باستقرار.
تعدد الشركات والفروع
المشكلة: كل فرع يؤرشف بطريقته، والإدارة المركزية لا ترى الصورة كاملة.
فصل وثائق كل شركة أو فرع وصلاحياته.
إدارة مركزية وتقارير مجمعة للمخولين.
هياكل تنظيمية متعددة، والعربية والإنجليزية، وإعدادات التاريخ الهجري والميلادي.
وصول من المتصفح على الأجهزة المختلفة.
مثال عملييرى كل فرع وثائقه فقط، وتطّلع الإدارة المركزية على تقرير واحد يبين حالة التراخيص في جميع الفروع.
الوحدات كلها جزء من النظام، ويُحدد العرض الفني ما يُفعَّل منها بحسب احتياج الجهة، مثل استخدام OCR والذكاء الاصطناعي والتكاملات والترحيل. اعرف عوامل التكلفة
هل نستطيع إضافة أنواع وثائق وحقول بأنفسنا بعد التشغيل؟
نعم. يدير مسؤول النظام لدى الجهة أنواع الوثائق وحقولها وقوائمها من الإعدادات، ضمن الصلاحيات الممنوحة له، دون الحاجة إلى تطوير.
ما صيغ الملفات التي يحفظها النظام؟
يحفظ النظام الملفات بصيغها الأصلية، ويعرض داخل المتصفح الصيغ الشائعة مثل PDF والصور. وتُحدد في مرحلة الدراسة الصيغ الأخرى التي تحتاج جهتك إلى عرضها أو مقارنة إصداراتها.
هل يدعم النظام التاريخ الهجري؟
نعم. تشمل إعدادات النظام التاريخين الهجري والميلادي في الحقول والعرض والتقارير.
كيف نستعيد وثائقنا إذا انتهى التعاقد؟
يدعم النظام تصدير الوثائق وبياناتها الوصفية وعلاقاتها وإصداراتها المشمولة، ويُحدد نطاق التصدير وصيغته في العقد. النسخ الاحتياطي والتصدير