ما الذي يجب أن يسجله سجل التدقيق في نظام إدارة الوثائق؟

هذه المقالة لمسؤول الأمن السيبراني أو مسؤول الصلاحيات أو المراجع الداخلي الذي يكتب متطلبات سجل التدقيق لنظام أرشفة، أو يقيّم سجل نظام قائم. هي تفصّل ما يجب أن يسجله السجل وكيف يُحمى ويُحفظ ويُستخرج. أما تقييم نموذج الصلاحيات نفسه فتجده في مقالة تقييم الصلاحيات على مستوى الوثيقة والإدارة.

متى يصلح السجل دليلًا؟

أغلب الأنظمة تملك سجلًا بمعنى ما. الفرق يظهر في أول طلب حقيقي: مراجع يسأل عمن اطلع على ملف راتب في شهر معين، أو نزاع يحتاج إثبات أن الطرف الآخر استلم الإصدار الثالث لا الثاني، أو تحقيق في تسرب وثيقة. في كل حالة من هذه يُختبر السجل بأربعة أسئلة:

• الاكتمال: هل سُجل الحدث أصلًا؟ السجل الذي يسجل التعديل ولا يسجل الاطلاع، أو يسجل التنزيل الناجح ولا يسجل المحاولة المرفوضة، يترك فجوات تُضعف كل ما فيه.
• الدقة: هل يُنسب الحدث إلى إنسان محدد؟ حساب مشترك مثل «أرشيف1» يجعل الإجابة «أحد موظفي الأرشيف». وتوقيت خادم غير مضبوط يجعل ترتيب الأحداث موضع شك.
• السلامة: هل يمكن إثبات أن السطر لم يُعدل منذ كُتب؟ إن كان مسؤول النظام يستطيع حذف سطر، فالسجل كله يفقد قيمته أمام من يشكك فيه.
• الإتاحة: هل يُستخرج السجل بعد سنوات، بصيغة مفهومة، ومعه ما يفسره؟ سجل محفوظ في جداول تقنية لا يقرؤها إلا المورد دليل يصعب تقديمه.

كل متطلب في الأقسام التالية يخدم صفة من هذه الأربع. وإن وجدت متطلبًا لا يخدم أيًا منها، فهو غالبًا تقرير تشغيلي لا جزء من السجل.

الأحداث التي يجب أن يسجلها السجل وحقولها الخاصة

الجدول التالي هو الأداة الأساسية في هذه المقالة. انقل منه إلى وثيقة المتطلبات ما ينطبق على جهتك، وعدّل الأولوية بحسب طبيعة وثائقك. الحقول المشتركة بين كل الأحداث تأتي في القسم التالي، والجدول يذكر ما يُضاف إليها لكل فئة.

ثلاثة أحداث تُنسى في كثير من المتطلبات، وهي الأكثر طلبًا عند المراجعة: المحاولة المرفوضة، لأنها تكشف من حاول الوصول إلى ما لا يحق له، والاطلاع على السجل نفسه وتصديره، لأن من يراقب يجب أن يكون مراقبًا، وعمليات حسابات التكامل، لأن نظامًا آخر يسحب الوثائق بحساب خدمة قد يكون أوسع قناة خروج لا يراها أحد.

الحقول المشتركة: ما يحمله كل سطر في السجل

الحدث بلا حقوله الكاملة جملة ناقصة. «عُدلت الوثيقة» لا تفيد، و«عدّل المستخدم فلان، بدور محاسب، الحقل قيمة العقد من 120 إلى 210، في الإصدار 3 من العقد رقم كذا، من واجهة الويب، في الساعة كذا» دليل. هذه الحقول يجب أن تكون في كل سطر:

انتبه إلى حقلين يُنفذان خطأً كثيرًا. اسم الفاعل وقت الحدث: إن كان السجل يحفظ المعرّف فقط ويعرض الاسم من جدول المستخدمين الحالي، فتغيير اسم مستخدم أو حذفه يغير السجل القديم بأثر رجعي. ودرجة السرية وقت الحدث: وثيقة كانت «عامة» حين نُزّلت ثم رُفعت إلى «سري» يجب أن يظهر في السجل أنها نُزّلت وهي عامة.

منع التعديل: كيف تثبت أن السجل لم يُمس؟

السجل الذي يمكن تعديله لا يحمي أحدًا، حتى لو لم يُعدَّل فعلًا، لأن الطرف الآخر في أي نزاع سيقول إنه ربما عُدل. لذلك اكتب متطلبات السلامة بمستويات:

1. لا تعديل ولا حذف من التطبيق

   لا شاشة ولا واجهة برمجية تسمح بتعديل سطر أو حذفه، لأي دور بما فيه مسؤول النظام. وحذف الوثيقة أو إتلافها لا يحذف أسطر سجلها.

   متطلب على النظام
2. فصل من يدير النظام عمن يراجع السجل

   مسؤول النظام يدير الإعدادات، والمراجعة الداخلية أو الأمن السيبراني يقرآن السجل. واطلاع أي منهما على السجل حدث يُسجل.

   متطلب على النظام والجهة
3. كشف التلاعب على مستوى البيانات

   من يملك وصولًا مباشرًا إلى قاعدة البيانات يستطيع نظريًا ما لا تسمح به الشاشات. اسأل المورد كيف يُكتشف ذلك: تسلسل لا يقبل الفجوات، أو بصمات مترابطة للأسطر، أو تخزين لا يقبل إلا الإضافة. واطلب شرحًا لطريقته والتحقق منها، لا وعدًا عامًا.

   سؤال للمورد
4. نسخة خارج النظام

   إرسال السجل أولًا بأول إلى منصة مراقبة السجلات لدى الجهة، إن وُجدت، يجعل أي تعديل لاحق في النظام قابلًا للمقارنة بنسخة لا يملكها مسؤول النظام. طريقة الإرسال وصيغته تُحدد ضمن نطاق التكامل.

   الأمن السيبراني وتقنية المعلومات
5. ضبط الوقت

   مزامنة ساعات الخوادم مع مصدر وقت معتمد في بيئة الجهة، لأن سجلين بوقتين مختلفين يُضعفان بعضهما.

   تقنية المعلومات

في الجهات الحكومية والجهات التي تنطبق عليها الضوابط الأساسية للأمن السيبراني، يتضمن الإصدار ECC-2:2024 مكونًا فرعيًا لإدارة سجلات الأحداث ومراقبة الأمن السيبراني، ينص حده الأدنى على تفعيل سجلات الأحداث للأصول المعلوماتية الحساسة وللحسابات ذات الصلاحيات الهامة والحساسة والوصول عن بعد، وتحديد تقنيات إدارة سجلات الأحداث ومراقبتها (SIEM) لجمعها، ومراقبتها المستمرة. وجود سجل تدقيق في النظام يساعد جهتك على تطبيق ذلك، ولا يحققه وحده.

كم مدة الاحتفاظ بسجل التدقيق؟

السؤال الخاطئ: «كم سنة يتسع التخزين؟». السؤال الصحيح: «متى قد يُطلب منا إثبات ما حدث لهذه الوثيقة؟». والإجابة تربط مدة السجل بمدة الوثيقة نفسها:

• أحداث الوثيقة: تُحفظ طوال مدة احتفاظ الوثيقة على الأقل، ومدة إضافية تغطي احتمال المطالبات بعدها. فلا معنى لعقد يُحفظ عشر سنوات وسجل اطلاعه سنة واحدة.
• أحداث الإتلاف: تبقى بعد إتلاف الوثيقة، لأنها الدليل على أن الإتلاف تم بقرار. وتفصيل ما يبقى بعد الإتلاف في مقالة الإتلاف المنضبط للوثائق داخل النظام.
• أحداث الإدارة والصلاحيات: تُحفظ مدة تغطي دورات المراجعة الداخلية والخارجية، وما يتطلبه الأمن السيبراني.
• أحداث الدخول: غالبًا تُحكم بسياسة سجلات الأمن السيبراني في الجهة، وقد تُحفظ في منصة الهوية لا في النظام.

وللجهات الخاضعة للضوابط الأساسية للأمن السيبراني، تحدد الضوابط في إصدارها الحالي ألا تقل مدة الاحتفاظ بسجلات أحداث الأمن السيبراني عن 12 شهرًا. هذا حد أدنى لسجلات الأمن السيبراني، لا مدة مقترحة لسجل الوثائق. فسجل الاطلاع على ملف موظف أو عقد قد يحتاج أن يعيش سنوات أطول بكثير، والذي يحدد ذلك جدول مدد الاحتفاظ لدى الجهة وما تخضع له من أنظمة. لذلك اجعل لسجل التدقيق نفسه سطرًا في جدول الاحتفاظ، كما تُبنى بقية الأسطر في مقالة بناء جدول مدد الاحتفاظ.

وخطط للحجم مبكرًا: تسجيل كل اطلاع يجعل السجل ينمو بعدد مرات الفتح لا بعدد الوثائق. اطلب من المورد طريقة نقل السجلات القديمة إلى تخزين أقل تكلفة مع بقائها قابلة للبحث والاستخراج، وأدخل ذلك في افتراضات السعة في العرض الفني.

التقارير والتصدير: ما يحتاجه المراجع فعلًا

المراجع لا يريد جدولًا بملايين الأسطر، بل إجابات عن أسئلة محددة. ستة تقارير تغطي أغلب الطلبات:

1. تاريخ الوثيقة: كل ما حدث لوثيقة واحدة من إنشائها حتى اليوم، بإصداراتها واعتماداتها ومن اطلع عليها.
2. نشاط المستخدم: كل عمليات مستخدم في فترة، ويُطلب عادة عند خروج موظف أو في تحقيق.
3. الإخراج من الوثائق الحساسة: كل تنزيل وطباعة وتصدير ومشاركة على درجة سرية أو تصنيف في فترة.
4. تغييرات الصلاحيات: من منح ماذا لمن، ومتى، وما انتهى من الاستثناءات المؤقتة وما بقي.
5. المحاولات المرفوضة: مجمعة حسب المستخدم والوثيقة، لكشف النمط لا الحالة الفردية.
6. عمليات الإدارة والسجل: تغييرات الإعدادات، ومن اطلع على السجل وصدّره.

والتصدير نفسه يحتاج ضوابط: أن يحمل الملف المصدَّر معايير التصفية التي أُنتج بها، ومن أنتجه، ووقت إنتاجه، حتى يُفهم خارج النظام. وأن تُسجل عملية التصدير في السجل. ويفيد أن يُمنح المراجع الخارجي دور قراءة للسجل محدود النطاق والمدة بدل أن يُرسل إليه ملف، على نحو ما تشرحه صفحة الأمن وسجل التدقيق من تقارير بحسب الوثيقة أو المستخدم أو العملية أو الفترة، تُصدَّر للمخولين وتُسجل عملية تصديرها. ولتمرين مراجعة كامل على وثيقة واحدة، راجع مقالة التحقق من قابلية مراجعة إجراءات الوثائق.

اختبر السجل في العرض: ثمانية مشاهد

اطلب من كل مورد تنفيذ المشاهد التالية بحسابات أدوار مختلفة، ثم عرض السطر الذي أنتجه كل مشهد في السجل. النتيجة المقبولة هي السطر نفسه بحقوله، لا قول «هذا يُسجل».

وفي نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق يُسجل الاطلاع والتعديل والتنزيل والطباعة والمشاركة والاعتماد والحذف وتغيير الصلاحيات، مع تقارير للمخولين، وفصل بين إدارة النظام والاطلاع على المحتوى، وسياسات تحدد من يطّلع على السجلات نفسها ومدة الاحتفاظ بها. وتُوضح آلية حماية السجل وربطه بمنصة مراقبة السجلات لديكم في العرض الفني. إن أردت أن ترى المشاهد الثمانية على حسابات بأدوار جهتك، اطلب عرضًا توضيحيًا لسجل التدقيق والصلاحيات نعرض فيه السطر الناتج عن كل مشهد.

أسئلة شائعة