مدونة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق
مقالات عملية لمن يقرر أو ينفذ أو يدير مشروع أرشفة: كيف تقارن الأنظمة، وماذا تسأل الموردين، وكيف تتجنب الأخطاء الشائعة في التصنيف والترحيل والصلاحيات.
حلول القطاعاتكيف تنظم التراخيص والشهادات ومواعيد انتهائها؟التراخيص تنتهي حين يصل التنبيه متأخرًا أو لشخص غادر أو حين يُنسى متطلبها المسبق. تعرّف على سجل التراخيص، وأنواع الاستحقاق الأربعة، وجدول تنبيهات متدرج، وإجراء تجديد…حلول القطاعاتأرشفة المنشآت الصحية: كيف تحدد نطاق الوثائق الإدارية؟أين ينتهي نظام الأرشفة ويبدأ السجل الطبي؟ قاعدة من ثلاثة أسئلة، وجدول حدود نطاق للوثائق في المنشأة الصحية، وقواعد للوثائق الإدارية التي تذكر مريضًا، ونموذج حصر…حلول القطاعاتكيف تضبط نشر السياسات والإجراءات الداخلية وإصداراتها؟كيف تضمن أن الموظفين يعملون بالإصدار المعتمد الحالي من السياسات والإجراءات: سجل بمستويات الوثائق، ودورة من سبع مراحل، وأربعة تواريخ لكل إصدار، وجدول يحدد متى يلزم…حلول القطاعاتنظام أرشفة للجمعيات: متطلبات ملفات المستفيدين والمشروعاتكيف تنظم الجمعية ملفات المستفيدين والمنح والمشروعات ووثائق الحوكمة في نظام واحد، فتحمي خصوصية المستفيد، وتخرج تقارير الداعمين والجهة المشرفة من ملفات مكتملة، مع قائمة تقييم…حلول القطاعاتأرشفة وثائق المشتريات: كيف تربط الطلب بالعروض والاعتمادات؟خريطة عملية لملف الشراء: خمس حلقات من الطلب إلى الدفع، والمرجع الذي تحمله كل وثيقة، ونقاط الاعتماد وما تفتحه، وسرية العروض على مراحل، وما يبقى في…حلول القطاعاتنظام أرشفة للجامعات: كيف تجمع احتياجات الكليات والإدارات؟خريطة لجهات الجامعة ووثائقها ومالك كل نوع ومن يقرؤه، وطريقة جمع الاحتياج على ثلاث طبقات بدل ورشة لكل كلية، ونموذج صلاحيات مبني على المنصب ومنسق الكلية،…حلول القطاعاتكيف تنظم ملفات الموردين وشهاداتهم ووثائق اعتمادهم؟كيف تبني ملف مورد واحدًا بأقسام وصلاحيات، وتفرق بين تاريخ الانتهاء والتأكيد السنوي والوثيقة المرتبطة بعقد، وتدير قرار التأهيل بنطاقه وتاريخ مراجعته، وتحسب حالة المورد وما…حلول القطاعاتكيف تنظم وثائق العقارات والوحدات وعقود الإيجار؟هيكل عملي لوثائق العقارات يصل فيه فريقك إلى أي وثيقة من رقم الوحدة: ما يُحفظ في كل مستوى، والحقول اللازمة، وقواعد الصكوك، ودورة عقد الإيجار، والتنبيهات،…حلول القطاعاتنظام إدارة وثائق للمكاتب الهندسية: متطلبات المخططات والاعتماداتكيف يدير المكتب الهندسي مخططاته في نظام: رقم ثابت وإصدار متغير وحالة تحدد ما يجوز، ودورة من قيد العمل إلى المعتمد للتنفيذ ببوابتين، وحقول سجل الإرسال،…حلول القطاعاتأرشفة العقود وملاحقها: كيف تضمن اكتمال الملف؟هيكل من سبع طبقات لملف العقد، وجدول لأنواع العلاقات وما يتغير بكل منها، وقواعد اكتمال بحسب مرحلة العقد، وتنبيهات مبنية على موعد الإشعار لا تاريخ الانتهاء،…حلول القطاعاتنظام أرشفة ملفات الموظفين: ما المتطلبات التي يجب تضمينها؟ملف الموظف الإلكتروني أقسام لا مجلد: تعرّف على تسعة أقسام وصلاحيات كل منها، وما يحدث للملف من التعيين حتى ما بعد الإنهاء، واثني عشر متطلبًا تضمّنها…حلول القطاعاتكيف تختار نظام أرشفة لمشروعات المقاولات؟دليل لإدارة المشاريع والعقود في شركات المقاولات: ما يحتاجه كل نوع من وثائق المشروع من النظام، وكيف تختبر سلسلة التغيير ومتطلبات الموقع والأطراف الخارجية بثمانية اختبارات…
أدلة تفصيلية حسب حاجتك
إلى جانب المقالات، تشرح صفحات الموقع كل جانب من جوانب مشروع الأرشفة بالتفصيل.
تعرّف على النظامنظرة شاملةالمكونات والأدوار والمقارنة بالمجلدات المشتركة.
تجهيز كراسة الشروطقائمة متطلبات جاهزةحدد المتطلبات وانسخها.
الجهات الحكوميةمصفوفة المتطلباتكيف تُقرأ الاستجابة لكل متطلب.
الأرشيف الحاليترحيل الأرشيف الرقميالمراحل والمطابقة والمخاطر.
قرار التشغيلسحابي أم على خوادمكم؟دليل قرار من أربعة أسئلة.
التكلفةأعدّ نطاقك المبدئيمكونات العرض والعوامل الأكثر تأثيرًا.
شاهد النظام على وثائق تشبه وثائق جهتك
أخبرنا بطبيعة وثائقك وإجراءاتك، ونعرض لك النظام على سيناريو قريب من عملك الفعلي، ثم نقدم عرضًا فنيًا وماليًا على النطاق الذي تحتاجه.
- عرض توضيحي على سيناريو من وثائق جهتك وإجراءاتها
- مناقشة التصنيف والصلاحيات والتكاملات المطلوبة
- عرض فني ومالي بعد تحديد النطاق
تفضّل مشاهدة السيناريوهات أولًا؟ استعرض سيناريوهات استخدام النظام