نظام أرشفة ملفات الموظفين: ما المتطلبات التي يجب تضمينها؟

هذه المقالة لإدارة الموارد البشرية ولمن يكتب متطلبات أرشفة ملفات الموظفين: ما الأقسام التي يتكون منها الملف، ومن يرى كل قسم، وماذا يحدث للملف في كل مرحلة من حياة الموظف، وما الذي تضمّنه في المتطلبات حتى لا تكتشف النقص بعد الإطلاق.

هيكل ملف الموظف: أقسام بصلاحيات مختلفة

في الأرشيف الورقي يُحفظ ملف الموظف غالبًا في غلاف واحد، ويطّلع عليه من يفتح الخزانة. عند التحول إلى نظام إلكتروني لا تنقل هذا الغلاف كما هو. قسّم الملف إلى أقسام، واجعل لكل قسم نوع مستندات وصلاحيات وقواعد احتفاظ خاصة به. التقسيم التالي شائع ويصلح نقطة بداية، وتعدّله جهتك بحسب نشاطها وسياساتها.

قبل اعتماد الأقسام، ارجع إلى المتطلبات النظامية التي تخضع لها جهتك. في القطاع الخاص مثلًا، تنص اللائحة التنفيذية لنظام العمل المنشورة لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية على أن يحتفظ صاحب العمل، ورقيًا أو إلكترونيًا، بملف عمل لكل عامل يحتوي بياناته وعنوانه ونسخة من عقد العمل وما يقدمه من شهادات أو وثائق، وتشير إلى إيداع نسخة العقد ومحاضر التحقيق وصحيفة الجزاءات في ملف خدمة العامل. أما الجهات الحكومية فتخضع لأنظمتها ولوائحها الخاصة بشؤون الموظفين، فراجعها مع الإدارة المختصة لديك.

من يرى أي قسم: السرية داخل الملف الواحد

الخطأ الشائع أن تُمنح صلاحية «ملفات الموظفين» كاملة لكل من يعمل في الموارد البشرية، فيصبح أخصائي التوظيف مطّلعًا على رواتب الإدارة العليا وملفات التحقيق. الأصح أن تُبنى الصلاحية على تقاطع ثلاثة أشياء: الدور (توظيف، رواتب، علاقات موظفين)، والنطاق (الفرع أو الإدارة التي يخدمها)، والقسم داخل الملف.

ثلاث حالات تستحق انتباهًا خاصًا عند كتابة المتطلبات:

• ملفات الإدارة العليا وموظفي الموارد البشرية أنفسهم: ملف موظف الرواتب يجب ألا يكون متاحًا لزميله في القسم نفسه. اطلب إمكانية وضع ملفات فئة محددة في نطاق أشد، أو تقييد ملف بعينه أكثر من تصنيفه.
• المدير المباشر بعد نقل الموظف: المدير السابق يفقد الاطلاع على تقييمات الموظف الجديدة، والمدير الجديد لا يرى بالضرورة تقييمات الفترة السابقة. هذه قاعدة تكتبها الجهة، ويجب أن يطبقها النظام تلقائيًا عند تغيير المدير.
• الطلبات الخارجية: محامٍ خارجي في قضية عمالية، أو جهة حكومية تطلب مستندات. المشاركة تكون بنسخة محددة ومدة محددة، وتُحجب فيها البيانات غير اللازمة.

طريقة بناء هذه الصلاحيات واختبارها بالتفصيل في شرح مستويات الصلاحية والوراثة والاستثناء. وتذكر أن ملف الموظف يجمع بيانات شخصية، فراجع مع مسؤول حماية البيانات لديك متطلبات اللائحة التنفيذية لنظام حماية البيانات الشخصية الصادرة عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي، ومنها أن تجمع الجهة الحد الأدنى اللازم من البيانات الشخصية لتحقيق الغرض. هذا ينعكس مباشرة على سؤال: ما الذي يستحق أن يُحفظ في الملف أصلًا؟

دورة الملف من التعيين إلى ما بعد الإنهاء

النظام الذي يحفظ المستندات فقط يعالج جزءًا من المشكلة. ما تحتاجه الموارد البشرية هو أن يتغير سلوك الملف مع تغير حالة الموظف. هذه المراحل وما يجب أن يحدث في كل منها:

1. التعيين: فتح الملف بقائمة مستندات إلزامية

   يُفتح الملف عند تسجيل الموظف، يدويًا أو بحدث من نظام الموارد البشرية، ومعه قائمة المستندات المطلوبة لفئته، فتختلف قائمة الموظف السعودي عن غير السعودي، والمهندس المرخص عن الإداري. يظهر ما ينقص من اليوم الأول، ولا يُعتمد الملف مكتملًا حتى يُستوفى.

   أخصائي التوظيف
2. أثناء الخدمة: متابعة ما ينتهي

   الإقامات والجوازات والرخص المهنية وبعض الشهادات لها تواريخ انتهاء. تُسجل في بطاقة المستند، ويُنبَّه المسؤول قبل الانتهاء بمدة تحددها الجهة، ويعود الملف ناقصًا حتى يُرفع المستند المجدد، ويبقى السابق في سجله.

   الموارد البشرية
3. التغييرات: نقل وترقية وتكليف

   عند النقل بين الفروع ينتقل الملف مع الموظف في النطاق، ويتغير من يطّلع عليه، ويُسجل النقل. وتُنشأ الخطابات والقرارات من قوالب معتمدة تُحفظ في القسم الصحيح تلقائيًا بدل رفعها يدويًا.

   الموارد البشرية مع النظام
4. الإنهاء: إغلاق الملف لا حذفه

   تُستكمل مستندات نهاية الخدمة، ويُغلق الملف للإضافة إلا لمن يحتاج ذلك، ويُسجل تاريخ انتهاء الخدمة، وهو الحدث الذي يبدأ منه احتساب مدة الاحتفاظ. أما حساب الموظف في النظام ووثائق عمله ومهامه فلها تسلسل مستقل.

   الموارد البشرية
5. ما بعد الإنهاء: طلبات لاحقة ونزاعات وإتلاف

   يُطلب الملف لاحقًا لإصدار شهادة، أو لقضية عمالية، أو لإعادة التعيين. إن وُجد نزاع يُجمَّد إتلاف الملف حتى انتهائه، وعند استحقاق الإتلاف يُعرض على المختصين ولا يُحذف إلا بموافقة ومحضر.

   الموارد البشرية والقانونية

إن كان لديكم نظام موارد بشرية، فالمراحل الثلاث الأولى تعمل أفضل حين تنطلق من أحداثه بدل الإدخال المزدوج. ما الأحداث التي تُنقل وكيف في مقالة ربط الأرشفة بالموارد البشرية. وتسلسل إنهاء الصلاحيات والحفاظ على وثائق عمل الموظف المغادر في مقالة إنهاء صلاحيات الموظف، وهو غير إغلاق ملفه الوظيفي الذي نتحدث عنه هنا.

الاحتفاظ: مدة لكل قسم، تبدأ من حدث

لا يصح أن يُعطى ملف الموظف مدة احتفاظ واحدة. قد تحتاج جهتك الاحتفاظ بمستندات نهاية الخدمة وشهادتها مدة أطول من التقارير الطبية أو مستندات المرشحين الذين لم يُعينوا. لذلك:

• حدد المدة لكل قسم أو نوع مستند بالتنسيق مع الإدارة القانونية وإدارة الوثائق، وفق الأنظمة والتعليمات النافذة لدى جهتك. لا تنقل مددًا من جهة أخرى دون مراجعة.
• اجعل بداية المدة حدثًا لا تاريخ رفع: غالبًا تاريخ انتهاء الخدمة لمعظم الأقسام، وتاريخ انتهاء صلاحية المستند لبعضها، وتاريخ القرار لغيرها.
• افصل ملفات المرشحين عن ملفات الموظفين: مستندات من تقدم ولم يُعيَّن لا تنتمي إلى ملف موظف، ولها مدة وقواعد إتلاف مختلفة.
• التجميد عند النزاع: القضية العمالية أو التحقيق القائم يوقف الإتلاف على الملف كله أو على أقسام محددة منه، ويُرفع التجميد بقرار موثق.

كيف تُطبق هذه القواعد في النظام، من الجدول إلى محضر الإتلاف، موضح في وحدة دورة حياة الوثائق وشرح تجميد الإتلاف.

رقمنة ملفات الموظفين الورقية: قرارات قبل المسح

معظم الجهات تبدأ بأرشيف ورقي لملفات الموظفين. المسح نفسه عمل فني معروف مراحله، لكن القرارات التالية تخص الموارد البشرية وتُتخذ قبل أن يبدأ:

• الحاليون أولًا، والسابقون بحسب الطلب: ملفات الموظفين الحاليين تُستخدم يوميًا، فتُرقمن بفهرسة تفصيلية. ملفات السابقين قد يكفي تسجيل مواقعها ورقمنة ما يُطلب منها، وما انتهت مدته يُراجع للإتلاف قبل رقمنته.
• ترتيب الورق على أقسام الملف الإلكتروني: يُرتب كل ملف ورقي وفق أقسام الهيكل المعتمد، وتُوضع ورقة فاصلة قبل كل مستند، حتى يدخل كل مستند إلى قسمه الصحيح بصلاحياته من اللحظة الأولى.
• من يفهرس الأقسام السرية؟ مستندات الرواتب والتحقيقات والتقارير الطبية لا يجب أن تمر على كل من يعمل في الفهرسة. حدد إن كانت تُفهرس داخل الموارد البشرية، أو بفريق محدود بتعهد سرية.
• النواقص تظهر بعد الرقمنة: حين يُطابق كل ملف بقائمة مستنداته المطلوبة، يظهر ما ينقص منذ سنوات. خطط لمعالجة هذه النواقص بعد الرقمنة، لا أثناءها.

مراحل الرقمنة ومسار ملف الموظف فيها موضحة في سيناريو رقمنة أرشيف ملفات الموظفين. وطريقة تعريف قوائم المستندات المطلوبة والاستثناءات وتقارير النقص في مقالة قواعد اكتمال ملفات الموظفين والموردين.

المتطلبات التي تضمّنها في طلب العرض، وكيف تختبرها

صغ كل متطلب بحيث يمكن التحقق منه في العرض التوضيحي، واطلب تنفيذه على ملف موظف نموذجي بمستندات غير حقيقية تشبه مستنداتكم.

شاهد ملف موظف مبنيًا على هيكل جهتك

قبل أن تطلب العرض، جهّز ثلاثة أشياء: الأقسام التي تريدها في ملف الموظف، وقائمة المستندات المطلوبة لفئتين من الموظفين على الأقل، ومن يطّلع على كل قسم. ثم اطّلع على وحدة الملفات المجمعة ونسبة الاكتمال لترى كيف تُعرض النواقص في الملف والتقارير، واطلب عرضًا توضيحيًا على ملف موظف نموذجي من جهتك يمر بالتعيين والتنبيه والنقل وانتهاء الخدمة، مع اختبار صلاحيات الأقسام بحسابات أدواركم.

أسئلة شائعة