نظام الأرشفة للأمانات والبلديات: كيف توثق احتياجات الإدارات؟

هذه المقالة لإدارة الوثائق والمحفوظات وإدارة تقنية المعلومات في أمانة أو بلدية تستعد لطرح مشروع أرشفة إلكترونية. تعطيك خريطة للإدارات البلدية ووثائقها، وطريقة توحيد مفاتيح الربط بالموقع، ونموذج توثيق لكل إدارة، ومثالًا معبأ. أما فئات المتطلبات الحكومية العامة ومراجعها، كالتصنيف والاحتفاظ والأمن السيبراني، فتجدها في مقالة إعداد متطلبات نظام أرشفة لجهة حكومية، ولن نكررها هنا.

ما الذي يجعل توثيق احتياجات الأمانة مختلفًا؟

الأمانة جهة حكومية، فكل ما ينطبق على الجهات الحكومية ينطبق عليها. لكن خمس سمات تجعل توثيق احتياجاتها عملًا خاصًا، وتجاهلها يُنتج كراسة شروط عامة لا تعكس واقعها:

• الوثيقة مرتبطة بمكان: رخصة البناء، والمخطط المعتمد، ومحضر المخالفة، وعقد الاستثمار، وملف نزع الملكية، كلها تشير إلى قطعة أرض أو موقع. السؤال الشائع ليس «أين وثيقة كذا؟» بل «ما كل ما لدينا عن هذه القطعة؟».
• أرشيف ورقي كبير متعدد الأحجام: عقود من ملفات الرخص والمخططات، بعضها بأحجام كبيرة وأوراق قديمة، وبعضها تُطلب أصوله الورقية في نزاعات ومراجعات.
• أرشيف يتوزع على مواقع: مقر الأمانة، والبلديات الفرعية، ومستودعات خارجية أحيانًا. لكل موقع غرفه وطريقة ترتيبه.
• خدمات صارت رقمية وتاريخ بقي ورقيًا: كثير من الخدمات البلدية تُقدَّم إلكترونيًا اليوم، ومنها إصدار رخص البناء وتجديدها عبر منصة بلدي التابعة لوزارة البلديات والإسكان. لكن الملفات السابقة لهذه المنصات، والوثائق الداخلية المساندة، تبقى في أرشيف الأمانة. فيجب أن يوضح التوثيق ما مصدره المنصة، وما مصدره الأرشيف، وكيف يلتقيان.
• حساسية قانونية وبيانات شخصية: ملفات الملكية والتعويضات والمخالفات والقضايا تحمل بيانات ملاك ومستثمرين، وتُطلب في تظلمات ودعاوى. هذا يرفع وزن الصلاحيات وسجل التدقيق والاحتفاظ.

لذلك لا يكفي نموذج جمع متطلبات عام. تحتاج نموذجًا يسأل كل إدارة عن مفاتيح الموقع في وثائقها، وعن أرشيفها الورقي في كل موقع، وعن الإدارات التي تعتمد على وثائقها. والطريقة العامة لتوحيد احتياجات الإدارات بالورش ومصفوفة المشترك والخاص تجدها في مقالة توحيد احتياجات الإدارات قبل اختيار النظام، وما يلي تطبيقها على الواقع البلدي.

خريطة الإدارات البلدية ووثائقها

أسماء الإدارات وتقسيمها يختلف بين أمانة وأخرى، وبين الأمانة والبلديات التابعة لها. الخريطة التالية نقطة بداية تعدّلها على هيكلكم المعتمد، والمهم أن يظهر فيها لكل إدارة ما يظهر في أعمدتها.

لاحظ أن المالية والموارد البشرية لم تأتِ في المقدمة رغم أهميتها. السبب أن وثائقها أكثر انتظامًا في الغالب، ولا تعتمد عليها إدارات كثيرة في عملها اليومي، ولها حلول متعارفة يمكن ضمها في مرحلة لاحقة. أما وثائق الموقع فهي التي تتأخر بسببها المعاملات ويتعطل بسببها الرد على الاستفسارات والتظلمات.

الربط بالموقع: وحّد المعرفات قبل أن تطلب النظام

إذا سأل موظف القانونية عن كل ما يخص قطعة عليها نزاع، فالإجابة تحتاج رخصتها من إدارة الرخص، ومخطط الحي من التخطيط، وملف ملكيتها من الأراضي، وأي عقد استثمار أو محضر مخالفة عليها. هذا ممكن في النظام إذا فُهرست الوثائق كلها بمعرفات موقع موحدة، ومستحيل تقريبًا إن كتبت كل إدارة رقم القطعة بطريقتها.

لذلك وثّق مع كل إدارة، قبل الطرح، أربعة أمور لكل معرف موقع:

1. الاسم والصيغة: رقم المخطط ورقم القطعة والحي ورقم الصك ورقم الرخصة، وكيف يُكتب كل منها فعلًا في الوثائق القديمة والحديثة، بما فيها الصيغ القديمة التي تغيرت.
2. المصدر المعتمد: أي نظام أو سجل هو المرجع لهذا المعرف اليوم، مثل نظام المعلومات الجغرافية أو سجل الأراضي أو سجلات الرخص، حتى تُختار قيم الحقل من مصدر واحد بدل الكتابة الحرة.
3. الإدارات التي تستخدمه: من يُدخله أول مرة، ومن يبحث به.
4. المعرفات المتغيرة: ماذا يحدث عند دمج قطعتين أو تقسيمها أو تعديل مخطط؟ الوثائق القديمة يجب أن تبقى قابلة للوصول بالرقم القديم والجديد معًا.

بعد ذلك يصبح المتطلب واضحًا: حقول فهرسة مشتركة لمعرفات الموقع في كل أنواع الوثائق المعنية، تُختار قيمها من قوائم مرجعية، وملف مجمع للقطعة أو العقار يجمع وثائق الإدارات المختلفة، مع بقاء صلاحيات كل إدارة على وثائقها. فموظف الرقابة يرى في ملف القطعة محاضر المخالفات، ولا يرى بالضرورة ملف التعويض.

نموذج توثيق الإدارة: ما يُكتب لكل إدارة

وزّع النموذج التالي على منسق كل إدارة، واطلب تعبئته بعد جولة فعلية في غرف أرشيفها، لا من الذاكرة. ثم يراجعه فريق المشروع ويوقّعه مدير الإدارة، لأنه سيصبح جزءًا من ملاحق الكراسة.

البند الأخير هو ما يجعل النموذج أكثر من جرد. مشكلة موصوفة بمثال، مثل «تأخر الرد على تظلم لأن ملف الرخصة القديم في مستودع آخر»، تتحول مباشرة إلى سيناريو يُطلب من المورد تنفيذه في العرض التوضيحي.

ولمدد الحفظ مرجعها في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه وما يصدره المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وجدول الحفظ المعتمد في الجهة. فإن لم يكن لدى إدارة جدول معتمد لأنواع وثائقها، فاكتب ذلك في النموذج صراحة، ليكون إعداده مخرجًا في نطاق المشروع لا افتراضًا غائبًا.

الأرشيف الورقي: قِس لكل إدارة ولكل موقع

الخطأ المتكرر في الأمانات أن يُكتب حجم الأرشيف رقمًا واحدًا للجهة كلها، أو بعدد الغرف. هذا لا يفيد في الطرح، لأن الرقمنة تُسعّر بالصفحة والحجم ومستوى الفهرسة، وتُخطط بالموقع والإدارة. قِس كل إدارة في كل موقع على حدة:

• العدّ: عدد الصناديق أو الأمتار الطولية للأرفف، لكل إدارة في كل موقع، بما في ذلك البلديات الفرعية والمستودعات الخارجية.
• العينة: عدّ صفحات عينة من الصناديق من سنوات ومواقع مختلفة، ثم حساب المتوسط للصندوق.
• الأحجام الكبيرة: نسبة المخططات واللوحات التي لا تناسب الماسحات العادية، لأن معالجتها مختلفة.
• الحالة المادية: الوثائق الهشة أو التالفة أو المعرضة للرطوبة، لأنها تغير أولوية الرقمنة وطريقة التعامل.
• المنتهي الحفظ: ما قد يكون تجاوز مدة حفظه ويحتاج مراجعة للإتلاف بموافقة قبل رقمنته.

تفصيل طريقة الحصر والعينة في مقالة حصر الأرشيف قبل طلب عروض الرقمنة. وإن كان أرشيف الأمانة موزعًا على عدة مستودعات، فوثّق أيضًا هرمية كل موقع وحركة الملفات بينها، كما في مقالة إدارة مستودعات الأرشيف بين عدة مواقع، لأن تسجيل مواقع الحفظ حتى الصندوق وإدارة الإعارة قد يسبقان الرقمنة ويخدمان الإدارات مبكرًا.

مثال: نموذج معبأ لإدارة رخص البناء

أمانة افتراضية لها مقر رئيسي وثلاث بلديات فرعية. عبأت إدارة رخص البناء النموذج بعد جولة في موقعين تحفظ فيهما ملفاتها. الأرقام التالية افتراضية لتوضيح طريقة الحساب.

ماذا استنتج فريق المشروع؟ أولًا، رقمنة 1.89 مليون صفحة دفعة واحدة ليست بداية واقعية. فاقترح تسجيل مواقع الصناديق الـ900 وإعارتها في المرحلة الأولى، وهو ما يعالج المشكلة الثالثة مباشرة، ثم رقمنة الملفات عند طلبها أو بحسب نطاق زمني محدد، وفق تصنيف الأرشيف بحسب قيمته واستخدامه. ثانيًا، صيغتا رقم الرخصة تحتاجان جدول مطابقة قبل الفهرسة. ثالثًا، المشكلة الثانية لا تُحل في إدارة الرخص وحدها، بل بإدخال مخططات التخطيط العمراني في المرحلة نفسها بمعرفات موحدة.

كيف ترتب الإدارات في مراحل المشروع؟

بعد اكتمال النماذج، قيّم كل إدارة بأربعة معايير، لكل معيار درجة من 1 إلى 3، واكتب سبب الدرجة من النموذج نفسه:

1. كثافة الطلب: كم مرة تُطلب وثائق الإدارة، وكم يستغرق الوصول إليها اليوم.
2. الأثر القانوني والمالي: هل تُطلب في نزاعات أو تظلمات أو تعويضات أو تحصيل؟
3. خطر التلف والفقد: حالة الأصول الورقية، وهل لها بديل في مكان آخر.
4. اعتماد الإدارات الأخرى: كم إدارة تحتاج وثائقها في عملها، كما يظهر في عمود «من يطلبها» في الخريطة.

الإدارات ذات المجموع الأعلى مرشحة للمرحلة الأولى، بشرط أن تُضم معها الإدارات التي تشترك معها في مفتاح الموقع، وإلا لن يعمل ملف القطعة. وبقية الإدارات تُكتب مراحل لاحقة في الخطة، مع بناء التصنيف والصلاحيات والمعرفات من البداية لتستوعبها. وطريقة ضبط حدود المرحلة الأولى نفسها في مقالة تحديد نطاق المرحلة الأولى.

أخطاء شائعة في توثيق احتياجات الأمانات

• جمع المتطلبات بالاجتماعات فقط: ما يقوله مدير الإدارة عن أرشيفها يختلف غالبًا عما في الغرف. الجولة والعدّ جزء من التوثيق.
• نسيان البلديات الفرعية: يُوثق المقر وحده، ثم يظهر في التنفيذ أن نصف الملفات في مواقع أخرى بترتيب مختلف.
• ترك معرفات الموقع نصًا حرًا: كل إدارة تكتب رقم القطعة بطريقتها، فيفشل البحث الموحد مهما كان النظام قويًا.
• افتراض أن المنصات الإلكترونية تغني عن الأرشيف: المنصة تخدم الطلبات الجديدة، والملفات التاريخية والوثائق المساندة تبقى مسؤولية الأمانة.
• رقمنة كل شيء في الطرح الأول: يضخم المشروع ويؤخر أثره. سجّل المواقع أولًا، ورقمن بحسب الأولوية.
• نماذج بلا توقيع: متطلبات لم يعتمدها مدير الإدارة تتغير بعد الترسية، فتتحول إلى طلبات تغيير.

الخطوة التالية: من الخريطة إلى نطاق الطرح

ابدأ بالخريطة على هيكلكم المعتمد، ثم وزّع نموذج التوثيق على الإدارات، ونفّذ العدّ والعينة في كل موقع، ووحّد معرفات الموقع، ثم رتّب الإدارات بالمعايير الأربعة. الناتج أربع وثائق تدخل الكراسة مباشرة: خريطة الإدارات، والنماذج الموقعة، وجدول معرفات الموقع ومصادرها، ونطاق المرحلة الأولى بأسبابه. ولترى مكونات مشروع الأرشفة الحكومي وما يحتاجه كل مكون من فريق الجهة، راجع نطاق مشروع الأرشفة في الجهات الحكومية.

وإن أردتم مراجعة الخريطة والنماذج قبل الطرح، اطلبوا جلسة تقييم احتياج نراجع فيها معكم مفاتيح الموقع وحجم الأرشيف في كل موقع، ونقترح حدود مرحلة أولى تناسب أولوياتكم.

أسئلة شائعة