كيف تحصر الأرشيف قبل طلب عروض الرقمنة؟

هذه المقالة لمدير الأرشيف أو مسؤول إدارة الوثائق الذي يستعد لطلب عروض رقمنة، ويريد أرقامًا يمكن الدفاع عنها قبل أن يسأل أي مورد. تشرح المقالة نموذج الحصر حقلًا حقلًا، وطريقة العينات لتقدير عدد الصفحات، مع مثال حسابي كامل. أما قرار ما يُرقمن وبأي ترتيب بعد الحصر فموضوع مقالة بدء مشروع رقمنة أرشيف ورقي كبير.

اتفق أولًا على وحدات القياس

أكثر ما يجعل عروض الرقمنة غير قابلة للمقارنة ليس السعر، بل الوحدة. مورد يسعّر «الصندوق»، وآخر «الصفحة»، وثالث «الصورة»، ولكل منهم تعريف مختلف. لذلك حدد التعريفات في تقرير الحصر، واطلب الالتزام بها في العروض:

• الورقة: القطعة المادية الواحدة من الورق، أيًا كان عدد وجوهها المكتوبة. هي ما تعده عند فتح الصندوق.
• الصفحة: وجه الورقة الذي يحمل محتوى. الورقة المكتوبة على وجهيها صفحتان، والمكتوبة على وجه واحد صفحة واحدة. هذا هو الأساس الأقرب لما يُمسح ويُفهرس فعلًا.
• الصورة: الملف الناتج عن المسح. قد تكون أكثر من الصفحات إن مُسحت الوجوه الفارغة، فحدد هل تُمسح الوجوه الفارغة أم تُستبعد.
• الصندوق: ليس وحدة قياس موثوقة وحده، لأن أحجام الصناديق ودرجة امتلائها تختلف. استخدمه للعدّ، واستخدم متوسط الصفحات لكل صندوق من العينة للتقدير.
• المتر الطولي: طول الرف المشغول بالملفات. مفيد عندما تكون الملفات مرصوصة على الرفوف دون صناديق، أو عندما تتفاوت الصناديق كثيرًا.
• الوثيقة: وحدة الفهرسة، مثل عقد بمرفقاته أو خطاب واحد. عدد الوثائق يحدد تكلفة الفهرسة أكثر من عدد الصفحات، فسجّل متوسط الصفحات لكل وثيقة في العينة.

قبل أن تفتح أول صندوق

الحصر عمل ميداني يمر بغرف قد تكون مقفلة منذ سنوات، ووثائق سرية، ورفوف مرتفعة. التحضير الجيد يوفر إعادة الزيارة:

1. قائمة المواقع

   كل غرفة ومستودع وخزانة في المقر والفروع، ومسؤول كل موقع، وطريقة الدخول إليه. المواقع المنسية تظهر عادة عند سؤال الإدارات لا عند سؤال الأرشيف.

   مدير الأرشيف
2. ترميز المواقع

   رمز لكل غرفة وخزانة ورف، وملصق مؤقت برقم تسلسلي لكل صندوق يُعدّ. هذا الترميز يصبح لاحقًا أساس تسجيل مواقع الحفظ في النظام، فصممه بحيث يعيش بعد الحصر.

   فريق الحصر
3. الإذن والسرية

   من يُسمح له بفتح صناديق الإدارات السرية؟ في كثير من الجهات يحضر ممثل الإدارة المالكة عند فتح صناديقها، ويُكتفى بالعدّ دون قراءة المحتوى.

   الإدارات المالكة والأمن
4. أدوات العمل

   نموذج الحصر على جهاز لوحي أو ورقي، وشريط قياس، وملصقات، وقفازات، وإضاءة كافية للغرف المظلمة.

   فريق الحصر

نموذج الحصر: الحقول وسبب كل حقل

النموذج التالي يُملأ على مستويين: سطر لكل موقع، وسطر لكل مجموعة متجانسة من الصناديق داخله. لا تحاول تسجيل كل ملف، فهذا عمل الفهرسة لاحقًا لا الحصر.

حقل «الإدارة المالكة» و«الفترة» يسمحان بمطابقة كل مجموعة مع جدول مدد الاحتفاظ. ما انتهت مدته يُعلَّم في الحصر ولا يُحسب في كمية الرقمنة، بل يُحال إلى مسار الإتلاف الموثق بعد موافقة أصحاب الصلاحية.

العدّ الكامل للحاويات، لا تقديرها

في الحصر شيئان: ما يُعدّ كاملًا، وما يُقدّر بالعينة. الصناديق والأمتار الطولية تُعدّ كاملًا، لأن عدها سريع وخطؤها يتضاعف في كل ما بعده. عبارة «نحو ألف صندوق» في تقرير حصر تعني أن أحدًا لم يعدّ.

• الصناديق: عدّها رفًا رفًا، وألصق على كل منها رقمًا تسلسليًا مؤقتًا حتى لا يُعدّ صندوق مرتين. سجّل الصناديق الفارغة جزئيًا بصفتها نصف صندوق أو بتقدير امتلائها.
• الملفات على الرفوف: قس طول الجزء المشغول من كل رف بالسنتيمتر، واجمعه بالأمتار الطولية لكل مجموعة. ثم عدّ صفحات عينة من أمتار مختارة.
• السجلات المجلدة: عدّها بالمجلد، وسجّل عدد أوراق عينة منها، وهل يمكن فك تجليدها أم يجب مسحها مجلدة.
• المخططات والأحجام الكبيرة: عدّها بالقطعة وبحجمها التقريبي، ولا تدمجها في متوسط الصفحات، فهي تُسعّر بوحدة مختلفة.

طريقة العينات لتقدير عدد الصفحات

عدّ صفحات الأرشيف كله غير عملي، وتقديره بالنظر غير موثوق. الطريقة الوسطى هي العينة الطبقية: تقسم الأرشيف إلى طبقات متجانسة، وتعدّ صفحات عدد من الصناديق في كل طبقة، ثم تعمم متوسطها على صناديق الطبقة.

1. حدد الطبقات

   الطبقة مجموعة صناديق يُتوقع أن تتشابه في كثافتها وخصائصها: نوع وثيقة واحد، وفترة متقاربة، ونوع حاوية واحد. ملفات الموظفين لعقد من الزمن طبقة، والعقود بمرفقاتها طبقة أخرى. لا تخلط الطبقات، فمتوسط يجمع مراسلات خفيفة ومجلدات عقود كثيفة لا يمثل أيًا منهما.

   مدير الأرشيف
2. اختر صناديق العينة عشوائيًا داخل كل طبقة

   استخدم الأرقام التسلسلية التي ألصقتها، واختر مثلًا كل صندوق رقمه يقع على فاصل ثابت، أو بسحب أرقام عشوائية. لا تختر الصناديق القريبة من الباب أو الأسهل وصولًا، فهي غالبًا الأحدث أو الأخف.

   فريق الحصر
3. عدّ في كل صندوق عينة

   عدد الأوراق، وعدد الأوراق المكتوبة على وجهيها، وعدد الوثائق، وما فيه من أحجام كبيرة وملونة وتالفة ومثبتات. العد الكامل للصندوق أدق من قياس السماكة، لأن سماكة الورق تختلف بين الفترات.

   فريق الحصر
4. احسب لكل طبقة

   متوسط الأوراق لكل صندوق، ومعامل الوجهين (الصفحات مقسومة على الأوراق)، ثم متوسط الصفحات لكل صندوق، مضروبًا في عدد صناديق الطبقة.

   مدير الأرشيف
5. راجع التباعد

   إن تباعدت أعداد صناديق العينة في طبقة ما تباعدًا كبيرًا، فإما أن الطبقة غير متجانسة فتقسمها، وإما أن العينة صغيرة فتزيدها. واكتب بجانب المتوسط أقل صندوق وأعلاه في العينة.

   مدير الأرشيف

مثال حسابي: من العينة إلى عدد الصفحات

أرشيف افتراضي في موقعين، عُدّت صناديقه كاملة فكانت 1,550 صندوقًا، وقُسمت إلى ثلاث طبقات، إضافة إلى مخططات هندسية عُدّت بالقطعة. الأرقام افتراضية لتوضيح طريقة الحساب، وليست متوسطات لأي أرشيف حقيقي.

ثلاث ملاحظات من هذا المثال تستحق الانتباه. الأولى أن المراسلات، وهي الأقل قيمة غالبًا، تمثل أكثر من 60% من الصفحات، فقرار نمط رقمنتها يغير حجم المشروع كله. والثانية أن العقود أقل عددًا في الأوراق لكن أعلى في معامل الوجهين وفي الألوان، فتكلفة الصفحة فيها قد تكون أعلى. والثالثة أن الرقم الإجمالي وحده كان سيخفي كل ذلك. لذلك أرسل الجدول بطبقاته إلى الموردين، لا المجموع فقط.

وإن كانت الرقمنة جزءًا من ميزانية مشروع أوسع، فهذه الكميات تغذي بند الرقمنة في مقالة التقدير الأولي لميزانية مشروع الأرشفة.

تقرير الحصر: ما يُسلَّم للموردين وما يبقى داخليًا

مخرج الحصر تقرير واحد يُسلَّم بنسخته نفسها لكل مورد مدعو، حتى تُبنى العروض على الأساس نفسه. يتضمن التقرير:

• تعريفات الوحدات المعتمدة في الحصر (الورقة والصفحة والصورة والوثيقة).
• جدول المواقع بظروفها وسهولة الوصول إليها.
• جدول الطبقات: عدد الصناديق أو الأمتار، ونتائج العينة، والصفحات التقديرية مع أدنى وأعلى صندوق في العينة.
• الخصائص المؤثرة في المعالجة لكل طبقة، والمواد غير القياسية بأعدادها.
• ما استُبعد من الكمية ولماذا، مثل المجموعات المحالة إلى مراجعة الإتلاف.
• متطلبات السرية وموقع التنفيذ المسموح لكل طبقة.

وتبقى داخليًا تفاصيل المحتوى السري والتكلفة التقديرية للجهة. واطلب في العرض سعر الوحدة لكل طبقة، وسعر المخططات بالقطعة، وآلية مكتوبة لتعديل الكميات إن اختلف الواقع عن الحصر. وتفصيل فصل بنود العرض في مقالة بنود تكلفة رقمنة الأرشيف الورقي. ومن الإنصاف أن تسمح للموردين بزيارة الموقع ومعاينة صناديق من العينة، فالمورد الذي يرى الأرشيف بنفسه يقدم عرضًا بافتراضات أقل.

أخطاء تفسد الحصر

• اختيار صناديق العينة الأسهل: الصناديق القريبة من الباب وفي الأرفف السفلية غالبًا أحدث وأقل كثافة، فيأتي التقدير أقل من الواقع.
• متوسط واحد للأرشيف كله: يخفي الفرق بين طبقة خفيفة وأخرى كثيفة، ويجعل أي تغيير في النطاق غير قابل للحساب.
• عدّ الأوراق وتسميتها صفحات: يُسقط الوجه الثاني من الأوراق المكتوبة على وجهيها، فتظهر زيادة في الكمية بعد التعاقد.
• إهمال الخصائص: رقم الصفحات دون نسبة الملون والكبير والتالف يترك للمورد أن يفترض، والافتراضات تختلف من مورد لآخر.
• حصر ما سيُتلف كأنه سيُرقمن: تضخيم الكمية والميزانية، ثم خلاف لاحق على تخفيضها.
• ترميز مؤقت لا يعيش: ملصقات الحصر التي تُزال بعد انتهائه تضيع فرصة أن تصبح أساس تسجيل المواقع وربط الأصل بنسخته الرقمية.

الخطوة التالية

ابدأ بقائمة المواقع وترميزها، ثم العد الكامل للحاويات، ثم العينة. هذا الترتيب يسمح لك بأن تعرف حجم الأرشيف بالصناديق خلال وقت قصير نسبيًا، قبل الدخول في عدّ الصفحات. وتوضح صفحة خدمات رقمنة الأرشيف الورقي ما يحدث لكل مجموعة بعد الحصر، من التجهيز حتى إعادة الأصل إلى موقعه.

وإن أردت أن ينفذ الحصر فريق متخصص، أو أن نراجع حصرًا أعده فريقك قبل طلب العروض، فجهّز قائمة المواقع وما لديك من أرقام، ثم ناقش معنا حصر أرشيفك ورقمنته.

أسئلة شائعة