كيف تجهز تقديرًا أوليًا لميزانية مشروع الأرشفة قبل طلب العروض؟

هذه المقالة لفريق المالية والمشتريات الذي يُطلب منه رقم للميزانية قبل أن يصل أي عرض. سنبني معًا ورقة الكميات، ونحدد طريقة قياس كل كمية ودرجة الثقة فيها، ثم نحولها إلى بنود ميزانية ومذكرة اعتماد. أما حساب التكلفة الكلية على عدة سنوات ومقارنة العروض بها بعد وصولها فموضوع مقالة التكلفة الكلية لمشروع الأرشفة.

لماذا تبدأ الميزانية من الكميات لا من سعر النظام؟

تكلفة مشروع الأرشفة لا تُختصر في سعر برنامج. جهتان تشتريان النظام نفسه قد تختلف ميزانيتاهما أضعافًا، لأن الأولى لديها أرشيف رقمي مرتب في مجلدين، والثانية لديها غرفتان من الصناديق وثلاثة أنظمة تحتاج إلى ربط. لذلك فإن سؤال المورد «كم السعر؟» قبل أن تعرف كمياتك يعطيك رقمًا لا يمكن اعتماده، ولا يمكن الدفاع عنه أمام لجنة الميزانية.

الكميات أيضًا هي ما يحمي الميزانية بعد التعاقد. إذا كتبت أن التقدير مبني على 1.3 مليون صفحة ورقية وتكامل واحد، ثم ظهر في الحصر التفصيلي ضعف هذا الحجم أو تكامل ثانٍ، فأنت تعرف فورًا سبب الفرق وحجمه، بدل أن تبدو الزيادة تجاوزًا غير مبرر.

وفي الجهات الحكومية، يتقاطع هذا مع ما يطلبه نظام المشتريات. فقد نص نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية في نسخته المنشورة على موقع وزارة المالية على أن تدرس الجهة أسعار السوق بدقة قبل وضع التكلفة التقديرية، وأن تحافظ على سريتها، وأن تضع أسعارًا تقديرية استرشادية لبنود جداول الكميات، مستندة إلى الأسعار السائدة، والأسعار التي سبق التعامل بها، والمرجعيات السعرية المعتمدة. وتذكر صفحة أبرز التعديلات على النظام لعام 1448هـ أن التكلفة التقديرية تكون شاملة الرسوم والضرائب، وأن لها نسبة احتياط تحددها اللائحة. راجع النسخة النافذة من النظام ولائحته عند إعداد التقدير، فالطريقة في هذه المقالة تنظم العمل ولا تغني عن الإجراء الرسمي لجهتك.

ورقة الكميات: ما تقيسه لكل عامل تكلفة

تغطي عوامل التكلفة المعروفة لمشروع الأرشفة، الموضحة في عوامل تكلفة مشروع الأرشفة، المستخدمين والفروع والتخزين وقراءة النصوص والترحيل والرقمنة والتخصيص والتكامل والاستضافة والدعم. الخطوة التي تنقصها غالبًا هي تحويل كل عامل إلى كمية تُقاس بوحدة محددة. الجدول التالي هو ورقة الكميات التي نقترح أن تملأها قبل أي تواصل مع الموردين.

لاحظ أن عدد المستخدمين مقسم بحسب الدور. مئة موظف يطّلعون فقط يختلفون عن عشرين يفهرسون ويعتمدون يوميًا، في الترخيص والتدريب معًا. وإن جمعتهم في رقم واحد، ستتضخم الميزانية أو تنقص بحسب نموذج الترخيص الذي يعتمده كل مورد.

كيف تقيس كل كمية، وما درجة الثقة فيها؟

ليست كل الكميات بالدقة نفسها، ولا يلزم أن تكون كذلك في التقدير الأولي. المهم أن تعرف درجة ثقتك في كل رقم وتكتبها بجانبه. نقترح ثلاث درجات:

• مؤكدة: رقم من مصدر آلي أو سجل رسمي، مثل عدد الملفات وحجمها من تقرير الخادم، أو عدد الموظفين في كل إدارة من نظام الموارد البشرية.
• مقدرة بعينة: رقم محسوب من عينة ممثلة، مثل عدد الصفحات في الأرشيف الورقي بعد عدّ صفحات عدد من الصناديق المختارة من مواقع وسنوات مختلفة.
• مفترضة: رقم مبني على رأي أو توقع، مثل حجم استخدام القدرات الذكية، أو عدد المسارات التي ستُطلب بعد الإطلاق.

ثلاث كميات تستحق عناية خاصة

صفحات الأرشيف الورقي. لا تعتمد على «عدد الغرف» أو «عدد الدواليب». عدّ الصناديق أو قس الأمتار الطولية، ثم اختر عينة صناديق من مواقع وأنواع وسنوات مختلفة، وعدّ صفحاتها فعليًا. وسجّل مع العدد نسبة الصفحات الكبيرة والملونة والتالفة، لأنها تغير المعالجة. تفصيل هذا الحصر في مقالة حصر الأرشيف قبل طلب عروض الرقمنة.

صفحات الرقمنة الفعلية لا صفحات الأرشيف كله. الميزانية تُبنى على ما ستُرقمنه، لا على ما تملكه. صنّف الأرشيف مبدئيًا: وثائق نشطة تُرقمن أولًا، ووثائق مرجعية قد يكفي تسجيل مواقعها ورقمنتها عند الطلب، ووثائق تجاوزت مدة احتفاظها تُراجع للإتلاف بموافقة قبل أي رقمنة. هذا التصنيف موضح في أولويات رقمنة الأرشيف الورقي، وأثره على الميزانية مباشر.

الأرشيف الرقمي. العدد والحجم وحدهما لا يكفيان. سجّل لكل مصدر: هل هو مجلدات مشتركة أم نظام قديم له قاعدة بيانات؟ وهل يمكن تصدير بياناته؟ وهل فيه إصدارات تحتاج إلى نقل؟ مصدر واحد صعب قد يكلف أكثر من ثلاثة مصادر مرتبة. وتجد مصادر الترحيل وما يُنقل من كل منها في صفحة ترحيل الأرشيف الرقمي.

من الكميات إلى بنود الميزانية

بعد اكتمال ورقة الكميات، حوّل كل كمية إلى بند ميزانية له خمس خانات: الكمية، والوحدة، ونطاق سعر الوحدة (أدنى وأعلى)، ونوع البند (أولي أو متكرر)، والسنة المالية التي سيُصرف فيها. واجمع البنود في ثلاث مجموعات حتى لا يختلط ما ستدفعه للمورد بما ستتحمله الجهة نفسها.

المجموعة الأولى: بنود ستظهر في عروض الموردين

• التراخيص: عدد المستخدمين لكل دور مضروبًا في نطاق سعر الترخيص، مع ملاحظة أن بعض النماذج متكررة سنويًا وبعضها شراء بدعم سنوي. سجّل الافتراض الذي بنيت عليه.
• التهيئة والتنفيذ: تتحرك بعدد الإدارات والفروع وأنواع الوثائق والمسارات. هذا البند يُقدّر عادة كحزمة عمل لا كسعر وحدة، فاطلب في طلب المعلومات نطاقًا لنطاق مشابه لنطاقك.
• التطوير الخاص: لا تضعه في التقدير إلا إن كان لديك متطلب معروف لا يُتوقع أن تغطيه التهيئة. وإن وجد، فاكتبه بندًا مستقلًا حتى لا يختفي داخل التنفيذ.
• التكاملات: عدد التكاملات، ولكل منها تقدير مستقل بحسب اتجاهه وتعقيده.
• الترحيل: عدد المصادر وتعقيدها وحجمها.
• الرقمنة: صفحات المرحلة الأولى مضروبة في نطاق سعر الصفحة، مع بنود التجهيز والفهرسة ومراجعة الجودة وإعادة الحفظ إن سُعّرت منفصلة.
• التدريب: عدد الجلسات لكل دور وعدد المواقع.
• الاستضافة والدعم: بنود متكررة لكل سنة من مدة العقد.

المجموعة الثانية: بنود داخلية لن تظهر في أي عرض

• البنية التحتية في التشغيل الداخلي: الخوادم والتخزين والنسخ الاحتياطي وتراخيص أنظمة التشغيل وقواعد البيانات إن كانت على الجهة.
• أعمال الطرف الآخر في التكامل: ربط نظام الأرشفة بنظام تخطيط الموارد أو الموارد البشرية قد يتطلب عملًا من مورد ذلك النظام أيضًا. هذا البند يُنسى كثيرًا، ولا يستطيع مورد الأرشفة تسعيره نيابة عنك.
• المعدات والمواقع: ماسحات ضوئية للوارد اليومي، وصناديق وملصقات، ونقل الصناديق بين المواقع، وتجهيز مكان للرقمنة إن تمت في مقركم.
• وقت فريق الجهة: مدير المشروع لدى الجهة ومسؤول الوثائق وممثلو الإدارات يقضون وقتًا في ورش المتطلبات والاختبار ومراجعة الترحيل. قد لا يُصرف مالًا، لكنه يُحسب في التقدير إن كانت سياسة جهتك تحتسب الموارد الداخلية.

المجموعة الثالثة: الاحتياط والضرائب

اجعل الاحتياط مرتبطًا بدرجة الثقة لا نسبة واحدة على كل شيء. الكميات المؤكدة تحتاج احتياطًا صغيرًا، والمقدرة بعينة احتياطًا أكبر، والمفترضة أكبر منها. وإن كانت جهتك حكومية فاتبع نسبة الاحتياط وطريقة احتسابها كما تحددها اللائحة النافذة. واحسب ضريبة القيمة المضافة والرسوم ضمن التقدير لا بعده، حتى لا يظهر فرق عند مقارنة التقدير بالعروض.

من أين تأتي أسعار الوحدات دون اختراعها؟

أصعب ما في التقدير الأولي هو سعر الوحدة. والخطأ الشائع أن يكتب الفريق رقمًا سمعه من جهة أخرى أو قرأه في إعلان، ثم يبني عليه الميزانية كلها. البديل أن تجمع نطاقًا لكل بند من أكثر من مصدر، وتوثق كل مصدر:

1. طلب معلومات إلى عدة موردين

   أرسل ورقة الكميات نفسها إلى ثلاثة موردين أو أكثر، واطلب أسعارًا استرشادية لكل بند منفصلًا، مع توضيح أنها ليست عرضًا ملزمًا. النطاق بين أدنى إجابة وأعلاها هو نقطة البداية، لا المتوسط وحده.

   المشتريات
2. عقود سابقة لدى جهتك أو جهات شقيقة

   عقود رقمنة أو دعم فني أو استضافة سابقة تعطي سعر وحدة حقيقيًا دفعته الجهة، مع ضرورة تعديله بحسب اختلاف النطاق والزمن.

   المالية
3. المرجعيات السعرية المعتمدة

   في الجهات الحكومية، ارجع إلى المرجعيات وبيانات الأسعار المعتمدة لديكم أو لدى الجهات المختصة إن وجدت لهذا النوع من البنود.

   المشتريات
4. تسوية النطاقات

   ضع لكل بند حدًا أدنى وحدًا أعلى، واكتب بجانبه مصدره. إن تباعد المصدران كثيرًا، فابحث عن سبب التباعد قبل اختيار أي منهما، فغالبًا يكون الفرق في افتراض مختلف لا في السعر.

   المالية والمشتريات

وإن كانت جهتك حكومية، فالتكلفة التقديرية سرية بحكم النظام، فلا تذكر أرقامك الداخلية في طلب المعلومات، واطلب أسعار الموردين دون أن تكشف ما لديك. وعند الانتقال من طلب المعلومات إلى طلب العروض، أرسل الكميات والافتراضات نفسها بصيغة تسعير موحدة، كما في مقالة الحزمة التي ترسلها للمورد للحصول على عرض قابل للمقارنة.

مثال: ورقة كميات لجهة بأربع إدارات وفرع واحد

جهة افتراضية لها مقر رئيسي بأربع إدارات وفرع واحد، وأرشيف ورقي في موقعين، ومجلدات مشتركة على خادمين، ونظام تخطيط موارد وآخر للموارد البشرية. الأرقام التالية افتراضية لتوضيح طريقة الحساب، وليست متوسطات سوقية.

تحولت هذه الكميات إلى بنود ميزانية على النحو الآتي: التراخيص محسوبة لـ140 مستخدمًا موزعين على خمسة أدوار. والرقمنة محسوبة لـ330,000 صفحة فقط في المرحلة الأولى، لا لـ1.32 مليون، مع بند مستقل صغير لتسجيل مواقع الصناديق المرجعية، وبند لإجراءات مراجعة الإتلاف. والترحيل محسوب لمصدرين، أحدهما بثقة منخفضة. والتكامل بندان مستقلان، مع بند داخلي لأعمال مورد نظام تخطيط الموارد. والبنية الداخلية بند على الجهة لبيئتين. والدعم بند متكرر لثلاث سنوات.

أين يقع أكبر احتياط في هذا المثال؟ في مرفقات نظام تخطيط الموارد لأن حجمها مفترض، وفي تعقيد التكاملين، وفي صفحات الرقمنة لأنها مقدرة بعينة. أما التراخيص والبيئات فاحتياطها صغير لأن كمياتها مؤكدة. ولو كان الفريق قد رقمن الأرشيف كله في التقدير، لكانت صفحات الرقمنة 1,320,000 بدل 330,000، أي أربعة أضعاف البند، ولكان ثلثها تقريبًا لوثائق ستُراجع للإتلاف.

ما تضعه في مذكرة طلب اعتماد الميزانية

لجنة الميزانية لا تحتاج إلى ورقة الكميات كاملة، لكنها تحتاج إلى أن تثق بأن الرقم مبني على شيء. نقترح أن تتضمن المذكرة سبعة عناصر:

1. النطاق في فقرة واحدة: الإدارات والفروع وأنواع الوثائق التي تدخل المرحلة الأولى، وما هو مؤجل صراحة.
2. الكميات الرئيسية مع درجة الثقة في كل منها.
3. الإجمالي نطاقًا بحدين، مقسمًا إلى أولي ومتكرر، وموزعًا على السنوات المالية.
4. مصادر أسعار الوحدات: طلب المعلومات، والعقود السابقة، والمرجعيات.
5. البنود الداخلية التي لن تظهر في العروض.
6. الاحتياط وطريقة احتسابه، والضرائب والرسوم.
7. ما يغير التقدير: الكميات الثلاث الأكثر حساسية، ومتى سيُعاد التقدير (بعد الحصر التفصيلي، أو بعد وصول العروض).

العنصر السابع هو ما يميز التقدير المهني. عندما تعرف الإدارة مسبقًا أن صفحات الرقمنة وتعقيد التكامل هما أكثر ما قد يتحرك، فلن تفاجأ إن جاءت العروض في الحد الأعلى، وستعرف أي قرار يعيدها إلى الحد الأدنى: تأجيل فئة من الأرشيف، أو تبسيط تكامل في المرحلة الأولى.

أخطاء تجعل التقدير الأولي غير قابل للدفاع عنه

• رقم واحد بلا افتراضات: يبدو حاسمًا، لكنه يسقط عند أول عرض مختلف، لأن أحدًا لا يعرف ما الذي بُني عليه.
• رقمنة الأرشيف كله: تضخيم البند الأكبر غالبًا في المشروع بوثائق قد لا يُرجع إليها، أو قد تستحق الإتلاف.
• المستخدمون رقم واحد: يجعل بند التراخيص والتدريب غير قابل للمقارنة بين نماذج الترخيص المختلفة.
• نسيان الطرف الآخر في التكامل: الميزانية تغطي عمل مورد الأرشفة، ثم يتوقف المشروع لأن تعديل نظام تخطيط الموارد لم يُعتمد له مبلغ.
• السنة الأولى فقط: اعتماد مبلغ التنفيذ دون البنود المتكررة للسنوات التالية يترك الدعم والاستضافة بلا تمويل عند التجديد. التوزيع على السنوات جزء من التقدير الأولي، وحسابه الكامل على مدة التعاقد موضوع التكلفة الكلية للملكية.
• كشف الرقم الداخلي للموردين: تتقارب العروض عنده بدل أن تعكس نطاقك، وفي الجهات الحكومية يتعارض ذلك مع سرية التكلفة التقديرية.

الخطوة التالية: من التقدير إلى عرض فعلي

عندما تكتمل ورقة الكميات، يصبح لديك ما تحتاجه لطلب العروض ولقراءتها. استخدم أداة إعداد النطاق المبدئي لترتيب اختياراتك، وراجع ما يجب أن يتضمنه العرض الفني والمالي لتتأكد أن كل بند في تقديرك سيقابله بند منفصل في العرض. وإن كان الأرشيف الورقي أكبر بنودك، فاقرأ مقالة بنود تكلفة رقمنة الأرشيف الورقي قبل أن تثبّت سعر الصفحة.

وإن أردت أن نبني العرض على كمياتكم، فأرسل ورقة الكميات وافتراضاتها، واطلب عرضًا فنيًا وماليًا على نطاقك. سنرسل إليك الأسئلة الاستيضاحية عن الكميات ذات الثقة المنخفضة، وقد نقترح حصرًا مبدئيًا للأرشيف قبل التسعير، حتى يأتي العرض مفصلًا بندًا بندًا وقابلًا للمقارنة بتقديرك.

أسئلة شائعة