ماذا ترسل للمورد للحصول على عرض سعر قابل للمقارنة؟

هذه المقالة لفريق المالية والمشتريات الذي سيطلب عروض أسعار لنظام أرشفة وخدماته، ويريد أن تصله عروض يستطيع وضعها في جدول واحد دون أن يعيد بناء كل عرض بنفسه. تركز على الجانب المالي من الطلب: ما ترسله، وبأي صيغة، وما القواعد التي تكتبها للمورد. أما هيكل طلب العرض الفني كاملًا فتجده في مقالة كتابة طلب العرض الفني، وأما مصدر الكميات نفسها ودرجة الثقة فيها ففي مقالة التقدير الأولي للميزانية.

من أين يأتي اختلاف العروض حين لا ترسل حزمة موحدة؟

حين تكتفي بوصف عام للمشروع وتطلب «عرض سعر»، يملأ كل مورد الفراغ بافتراضاته. فتصلك عروض مختلفة في أرقامها، لكنها مختلفة قبل ذلك في ما تسعّره. وتتكرر خمسة أنماط:

• كميات مختلفة: مورد يسعّر لمئة مستخدم، وآخر لمئة وخمسين لأنه أضاف احتياطًا، وثالث يسعّر الرقمنة للأرشيف كله لأنه لم يعرف ما المشمول منه.
• تجميع البنود: مورد يضع الترحيل والتدريب داخل «التنفيذ»، وآخر يفصلهما. فيبدو الأول أرخص في التنفيذ وأغلى في الإجمالي، أو العكس، ولا تعرف السبب.
• وحدات ترخيص مختلفة: مستخدم مسمى، أو مستخدم متزامن، أو ترخيص للخادم، أو اشتراك سنوي. كل منها صحيح في ذاته، لكن المقارنة بينها تحتاج أساسًا مشتركًا.
• بنود مفتوحة: عبارات مثل «حسب الحاجة» و«يُسعّر عند الطلب» و«حسب سياسة التجديد». البند المفتوح يبدو صفرًا في جدول المقارنة، وهو ليس صفرًا.
• شروط مالية غير متماثلة: عرض شامل الضريبة وآخر غير شامل، وعرض لسنة وآخر لثلاث، وعرض بدفعة مقدمة كبيرة وآخر بدفعات مرتبطة بالمخرجات.

كل ملف في الحزمة التالية يغلق واحدًا أو أكثر من هذه الأبواب. وإن أغلقتها قبل الإرسال، فلن تضطر إلى تقديرات الظل وإعادة الحساب بعد وصول العروض.

محتويات الحزمة: سبعة ملفات ترسلها للجميع

أرسل الملفات السبعة لكل مورد في يوم واحد، وبالصيغة نفسها، ويفضل أن يكون جدول التسعير وجدول الكميات ملفي جداول قابلين للتحرير لا صورًا أو ملفات مقفلة، حتى يعيدهما المورد بالبنية نفسها.

لاحظ أن الملف الثالث لا يعيد كتابة الملاحق الكمية للطلب الفني، بل يستخرج منها الأرقام التي يُسعّر عليها فقط، ويضع لكل رقم رمزًا يُشار إليه من جدول التسعير. بهذا يعرف المورد بالضبط أي كمية يضربها في أي سعر، وتعرف أنت عند المراجعة أن الجميع ضرب في الرقم نفسه.

جدول الكميات: رقم واحد لكل بند، ووسم لما هو تقديري

كثير من فرق المشتريات تتردد في كتابة رقم لا تثق به تمامًا، فتكتب نطاقًا مثل «من 300 إلى 500 ألف صفحة». هذا يعيد المشكلة إلى نقطة البداية، لأن كل مورد سيختار طرفًا مختلفًا. الحل أن تفصل بين نوعين من الكميات:

• كميات ثابتة: رقم تعرفه بدقة كافية، مثل عدد المستخدمين لكل دور، وعدد التكاملات، وعدد البيئات. تُسعّر مبلغًا أو سعر وحدة، ويدخل إجماليها في المقارنة كما هو.
• كميات تقديرية للتقييم: رقم تقديري مثل صفحات الرقمنة المقدرة بعينة، أو حجم معالجة قراءة النصوص سنويًا. اكتب رقمًا واحدًا وسمّه «كمية التقييم»، واطلب من المورد سعر الوحدة. الإجمالي في المقارنة هو سعر الوحدة مضروبًا في كمية التقييم، أما الدفع الفعلي فبالكمية المنفذة المقبولة.

بهذا الفصل تقارن العروض على أساس واحد، ولا يتحمل أي مورد مخاطرة رقم لا يملكه، ولا تتحمل جهتك مبلغًا مقطوعًا بُني على افتراض مبالغ فيه. وإن كنت تتوقع أن تتغير الكمية كثيرًا، فاطلب سعر الوحدة لشرائح (مثل ما دون كمية التقييم وما فوقها)، حتى تعرف أثر الزيادة أو النقص قبل التعاقد.

وفي الرقمنة تحديدًا، تتفرع كمية الصفحات إلى طبقات أرشيف ومستويات فهرسة لكل منها سعر مختلف، وطريقة تفصيلها في جدول مستقل مشروحة في مقالة بنود تكلفة رقمنة الأرشيف الورقي. ضع ذلك الجدول ملحقًا لجدول التسعير، واجعل بند الرقمنة في الجدول الرئيسي يحيل إليه.

جدول التسعير الموحد: البنود وأساس تسعير كل منها

الجدول التالي نموذج تبدأ منه وتعدله بحسب نطاقك. الفكرة ليست عدد البنود، بل ثلاثة أشياء: أن لكل بند رمزًا لا يتغير بين العروض، وأن أساس التسعير محدد سلفًا، وأن تعرف مسبقًا أي البنود يدخل في إجمالي المقارنة.

أرفق بالجدول ورقة ثانية للبنود المتكررة، فيها عمود لكل سنة من مدة التعاقد، حتى لا يكتب المورد رقم السنة الأولى ويترك الباقي لسياسة التجديد. هذه الورقة هي ما يغذي نموذج التكلفة الكلية مباشرة، وطريقة جمعها ومقارنتها سنة بسنة في مقالة التكلفة الكلية لمشروع الأرشفة خلال عدة سنوات.

لماذا تُقسّم التراخيص حسب الدور لا حسب العدد الإجمالي؟

لأن نماذج الترخيص تختلف بين الموردين، وبعضها يسعّر المطّلع بغير سعر المفهرس، وبعضها لا يفرق. حين تعطي العدد لكل دور، يستطيع كل مورد تطبيق نموذجه على الأرقام نفسها، وتستطيع أنت أن ترى أين يقع الفرق. وإن كان نموذج المورد لا يُعبّر عنه بالمستخدم المسمى، كالترخيص المتزامن أو ترخيص الخادم، فاطلب منه أن يوضح في الجدول الأساسي ما يغطي الأعداد المطلوبة لكل دور، وأن يضع نموذجه المفضل في ورقة البدائل. والمقارنة بين نموذج الاشتراك والشراء من حيث الالتزامات موضوع مقالة المقارنة بين نماذج الترخيص.

قواعد التعبئة التي تكتبها للمورد

الجدول وحده لا يكفي إن لم تكتب كيف يُملأ. ضع القواعد التالية في خطاب الطلب، واذكر أن العرض الذي يخالفها قد يُعاد للاستكمال أو يُقيّم بحسب ما تنص عليه إجراءات جهتك:

1. لا تُترك خانة فارغة. كل بند يُسعّر، أو يُكتب فيه «مشمول في البند ...» برمز البند، أو «غير مقدم» مع السبب.
2. لا تُعدّل الرموز ولا الكميات ولا الوحدات في الجدول الأساسي. أي كمية يراها المورد غير واقعية تُذكر في نموذج الاستثناءات، ويبقى التسعير على كمية الجهة.
3. لا يُدمج بندان في مبلغ واحد. إن كان الحل يقدمهما معًا، يُسعّر الأول ويُكتب في الثاني «مشمول في» الأول، حتى يظهر ذلك صراحة.
4. الأسعار بالريال، وتُكتب قيمة الضريبة المضافة في عمود مستقل، ويُذكر الإجمالي قبلها وبعدها.
5. كل بند متكرر يُسعّر لكل سنة من مدة التعاقد، مع آلية التجديد بعدها وسقف الزيادة إن وُجد.
6. أسعار الوحدات في المجموعة «و» ملزمة طوال مدة التعاقد للكميات الإضافية، ما لم يذكر المورد غير ذلك صراحة في نموذج الاستثناءات.
7. يقترح المورد جدول دفعات مرتبطًا بالمخرجات والمراحل الواردة في ملخص النطاق، لا بالتواريخ وحدها.
8. يلتزم العرض بمدة السريان المحددة في الخطاب.
9. أي نموذج تسعير بديل، أو خصم مشروط بترسية بنود معًا، يُقدم في ورقة البدائل بعد تعبئة الجدول الأساسي كاملًا، ولا يحل محله.
10. كل افتراض أو استثناء بنى عليه المورد سعره يُكتب في نموذج الاستثناءات. وما لم يُذكر فيه يُعد مشمولًا في السعر بحسب النطاق والسجل.

القاعدة العاشرة هي أقواها أثرًا. فهي تنقل عبء الإفصاح إلى المورد قبل الترسية، بدل أن تكتشف الاستثناءات أثناء التنفيذ في صورة طلبات تغيير.

فترة الاستيضاح: كيف تبقى الحزمة واحدة للجميع

أثناء إعداد العروض ستصلك أسئلة، وبعضها سيكشف نقصًا حقيقيًا في الحزمة. التعامل الصحيح معها جزء من قابلية المقارنة، لأن إجابة تُعطى لمورد واحد في مكالمة أو عرض توضيحي تجعل عرضه مبنيًا على معلومات لا يملكها غيره.

1. قناة واحدة وموعد نهائي للأسئلة

   تُستقبل الأسئلة كتابيًا عبر القناة المحددة في الخطاب فقط، حتى موعد يترك للموردين وقتًا كافيًا لتعديل أسعارهم بعد الإجابة.

   المشتريات
2. إجابة موحدة معممة

   تُجمع الأسئلة وتُجاب في وثيقة واحدة تُرسل إلى جميع الموردين، دون ذكر السائل. والسؤال الذي يطرح في عرض توضيحي يُعاد إدخاله في الوثيقة نفسها.

   المشتريات مع فريق المشروع
3. ملحق للحزمة عند تغيير رقم أو افتراض

   إن غيّرت الإجابة كمية أو افتراضًا، يصدر ملحق مرقم يعدّل جدول الكميات أو السجل، ويُطلب من الموردين تأكيد استلامه والتسعير عليه.

   مالك الحزمة
4. تمديد عند الحاجة

   إن كان الملحق جوهريًا، كإضافة تكامل أو فرع، يُمدد موعد التسليم للجميع بالقدر نفسه.

   صاحب الصلاحية

عيّن مالكًا واحدًا للحزمة يضبط رقم الإصدار في كل ملف. العرض الذي يصل مسعّرًا على إصدار قديم من جدول الكميات يُعاد للمورد قبل التقييم، لا بعده.

مثال: فحص استلام ثلاثة عروض قبل التقييم

جهة افتراضية أرسلت الحزمة إلى ثلاثة موردين، بنطاق يشمل 140 مستخدمًا موزعين على خمسة أدوار، وتكاملين، ومصدرين للترحيل، ورقمنة المرحلة الأولى بكمية تقييم محددة، ومدة تعاقد ثلاث سنوات. قبل أن تبدأ لجنة التقييم، أجرت المشتريات فحص استلام على كل عرض بالبنود التالية:

ماذا فعلت الجهة بالنتيجة؟ لم تحسب أي إجمالي بعد. أرسلت إلى كل مورد استيضاحًا محددًا برمز البند: الأول يفصل مبلغ الترحيل عن ن-1 وينقل استثناءه من الملاحظات إلى النموذج، والثاني يسعّر التدريب على عدد الجلسات في ك-9 ويوضح في الجدول الأساسي عدد التراخيص المتزامنة التي تغطي أدوار الجهة مع نقل نموذجه إلى ورقة البدائل، والثالث يعيد التسعير على الإصدار الأخير ويكمل سنتي التعاقد الثانية والثالثة.

لو جمعت الجهة العروض كما وصلت، لبدا عرض المورد الأول أقل في التنفيذ لأن الترحيل مخفي داخله، ولبدا عرض الثالث أقل في الإجمالي لأنه ناقص تكاملًا وسنتين من الدعم. فحص الاستلام لا يرتب العروض، لكنه يمنع أن يُرتب عرض ناقص قبل عرض كامل.

أخطاء تفسد قابلية المقارنة رغم وجود الحزمة

• معلومات شفهية لمورد دون غيره: إجابة في عرض توضيحي أو زيارة لم تُعمم كتابيًا. ما قيل لمورد يجب أن يصل إلى الجميع في وثيقة الإجابات.
• طلب «السعر الإجمالي» مع الجدول: يدفع الموردين إلى التركيز على رقم واحد وخصم فيه، ويترك التفصيل شكليًا. اجعل الإجمالي ناتجًا عن الجدول، لا خانة مستقلة.
• ترك البدائل تحل محل الأساس: عرض بنموذج ترخيص مختلف فقط، دون الجدول الأساسي، لا يُقارن. البديل إضافة، لا استبدال.
• خيارات في الإجمالي: إدخال بيئة إضافية أو مرحلة لاحقة في مجموع المقارنة لدى مورد وحذفها لدى آخر. الخيارات تُقارن منفصلة، ثم تُضاف لمن يُختار.
• إهمال أسعار الوحدات: عرض منخفض الإجمالي بسعر مرتفع للمستخدم الإضافي أو ليوم التغيير قد يصبح مكلفًا مع أول توسع. قارن المجموعة «و» كما تقارن الإجمالي.
• الانتقال إلى التفاوض قبل فحص الاستلام: التفاوض على عرض لم يُصحح يثبت افتراضاته في العقد.

الخطوة التالية: جهّز الحزمة ثم اطلب العروض

ابدأ بجدول الكميات، لأنه الملف الذي تعتمد عليه بقية الملفات. ثم اكتب سجل الافتراضات، وابنِ جدول التسعير من النموذج أعلاه، وأضف القواعد العشر إلى خطاب الطلب. وحين تصل العروض، ابدأ بفحص الاستلام، ثم أدخل ما اجتاز الفحص في مصفوفة المقارنة بين الموردين بوزن مالي تحدده مسبقًا.

ولتعرف ما يُتوقع أن يأتي في العرض مقابل كل ملف، راجع المكونات التسعة للعرض الفني والمالي ومنها التكاليف المفصلة لكل بند والافتراضات التي بُني عليها العرض. وإن كانت حزمتكم جاهزة، فأرسلوها مع كراسة الشروط إن وجدت، واطلبوا عرضًا فنيًا وماليًا على جدولكم. سنسعّر على كمياتكم ورموزكم كما هي، ونضع أي افتراض مختلف في نموذج الاستثناءات، ونرسل أسئلتنا الاستيضاحية عبر القناة التي تحددونها. ويمكنكم أيضًا إرسال الحزمة بالبريد عبر قنوات التواصل المباشر.

أسئلة شائعة