كيف تعد متطلبات نظام أرشفة لجهة حكومية؟

هذه المقالة لإدارة الوثائق والمحفوظات وإدارة تقنية المعلومات في الجهة الحكومية حين تكلَّف بإعداد متطلبات نظام أرشفة، سواء لكراسة شروط أو لوثيقة متطلبات داخلية. تعطيك خريطة الفئات، ومرجع كل فئة، ومالكها داخل الجهة، ونموذجًا لصياغة المتطلب القابل للتحقق. أما هيكل كراسة الشروط نفسها فموضوع مقالة كتابة طلب العرض الفني.

لماذا تبدأ من المراجع لا من قوائم الميزات؟

أسهل طريق لإعداد المتطلبات أن تجمع قوائم ميزات من كراسات سابقة أو من مواقع الموردين. النتيجة وثيقة طويلة تشبه كل الوثائق، يجيب عنها كل مورد بكلمة «مطابق»، ولا تكشف الفرق بين نظام يناسب الجهة ونظام لا يناسبها. والأخطر أن لجنة التقييم لا تستطيع أن تشرح لماذا طُلب هذا البند بهذا المستوى.

الطريق الأمتن أن يكون لكل متطلب أصل. في الجهة الحكومية تأتي المتطلبات من ثلاثة مصادر، وترتيبها مهم:

1. الأنظمة واللوائح والضوابط الوطنية النافذة: ما يخص الوثائق والمحفوظات، والأمن السيبراني، وحماية البيانات الشخصية، وحوكمة البيانات وتصنيفها. هذه تحدد ما يجب على الجهة، لا ما يجب على النظام، ومهمتك أن تترجمها إلى قدرات يحتاجها التطبيق.
2. الوثائق الداخلية المعتمدة لدى الجهة: خطة التصنيف، وجداول مدد حفظ الوثائق، وسياسة تصنيف البيانات ودرجات السرية، وسياسة الأمن السيبراني، ومصفوفة الصلاحيات، وإجراءات الاتصالات الإدارية. هذه هي التي تجعل المتطلب محددًا بدل أن يبقى عامًا.
3. الواقع التشغيلي: أحجام الوثائق، وعدد المستخدمين وأدوارهم، والأنظمة القائمة، والفروع، والأرشيف الورقي. هذه تحدد السعة والأولويات والنطاق.

عندما يرجع كل متطلب إلى واحد من هذه المصادر، تصبح وثيقة المتطلبات قابلة للمراجعة: يعرف المراجع لماذا طُلب البند، ويعرف المورد ما المطلوب إثباته، وتعرف الجهة ما يجب أن تجهزه من جهتها.

فئات المتطلبات الثماني ومرجع كل فئة

الفئات التالية تغطي ما تحتاجه جهة حكومية في نظام الأرشفة من زاوية الحوكمة والتشغيل. الوظائف اليومية، مثل الاستقبال والبحث والمسارات والإصدارات، تُكتب في قسم المتطلبات الوظيفية، وتتقاطع مع هذه الفئات في مواضع كثيرة.

المراجع الخارجية في المخطط تحددها جهات مختلفة. شؤون الوثائق والمحفوظات مرجعها صفحة الأنظمة واللوائح في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات. والأمن السيبراني مرجعه الهيئة الوطنية للأمن السيبراني، وتنطبق الضوابط الأساسية للأمن السيبراني على الجهات الحكومية، وتضيف الهيئة إليها ضوابط الأمن السيبراني للبيانات التي تتناول حماية البيانات طوال دورة حياتها، وضوابط الأمن السيبراني للحوسبة السحابية لمقدمي الخدمات السحابية والمستفيدين منها. والبيانات الشخصية مرجعها نظام حماية البيانات الشخصية ولائحته التنفيذية. هذه الوثائق تُحدَّث من وقت لآخر، فاكتب في وثيقة المتطلبات اسم المرجع وإصداره وتاريخ رجوعك إليه.

ما تكتبه في كل فئة، ومن يملكه، وما الدليل

في كل فئة ثلاثة أسئلة: من يملك المرجع الداخلي في الجهة، وما القدرة التي تطلبها من النظام بصيغة قابلة للتحقق، وما الدليل الذي يقدمه المورد في العرض الفني أو التوضيحي.

1. التصنيف والفهرسة

• المالك: إدارة الوثائق والمحفوظات.
• ما تكتبه: بناء خطة التصنيف المعتمدة بمستوياتها كما هي، وحقول فهرسة مختلفة لكل نوع وثيقة، وحقول إلزامية، وترقيم مرجعي بصيغة الجهة، وأن تورث الوثيقة صلاحياتها ومدة حفظها من موقعها في التصنيف.
• الدليل: إضافة نوع وثيقة جديد بحقوله من شاشة الإعدادات أثناء العرض، دون تطوير. وإن كانت خطة التصنيف غير مكتملة، فاكتب إعدادها أو تحديثها مخرجًا مستقلًا في النطاق. ولربط التصنيف بالهيكل التنظيمي تفاصيل في مقالة خطة التصنيف والهيكل التنظيمي.

2. الاحتفاظ والإتلاف والحفظ الدائم

• المالك: إدارة الوثائق والمحفوظات، مع لجنة الإتلاف والشؤون القانونية.
• ما تكتبه: مدة حفظ لكل نوع وثيقة تبدأ من حدث تحدده الجهة، وحفظ دائم لأنواع محددة، وقائمة استحقاق دورية، وإتلاف لا يتم إلا بمسار موافقة ومحضر، وتجميد الإتلاف للوثائق المرتبطة بقضية أو مراجعة، وأن يشمل ذلك الإصدارات السابقة والأصل الورقي المرتبط.
• الدليل: تحويل ثلاثة أسطر من جدول مدد الحفظ لديكم إلى إعدادات، ثم عرض قائمة استحقاق ومحضر إتلاف تجريبي. وتفاصيل هذه الوظائف في صفحة جداول الاحتفاظ ودورة حياة الوثيقة.

3. السرية والصلاحيات

• المالك: مالك البيانات في كل إدارة، مع مكتب إدارة البيانات أو من يقوم بدوره، والأمن السيبراني.
• ما تكتبه: درجات سرية بعدد الدرجات المعتمدة في سياسة الجهة وأسمائها، وصلاحيات حتى مستوى الوثيقة، وفصل العرض عن التنزيل والطباعة والمشاركة والتصدير، وحجب الوثيقة المقيدة من نتائج البحث وعداداته، وحجب البيانات الشخصية في النسخ المشاركة.
• الدليل: اختبار كل درجة سرية عبر كل قناة وصول، وهذا موضوع مقالة اختبار مستويات السرية.

4. التدقيق والمساءلة

• المالك: المراجعة الداخلية، مع الأمن السيبراني.
• ما تكتبه: تسجيل الاطلاع والتنزيل والطباعة والمشاركة والتعديل والاعتماد والحذف وتغيير الصلاحيات، وتقارير بحسب الوثيقة والمستخدم والفترة، وحماية السجل من التعديل، وتحديد من يطّلع عليه، وإمكانية إرساله إلى منصة مراقبة السجلات في الجهة إن وُجدت.
• الدليل: تقرير «من اطلع على هذه الوثيقة ومن نزّلها» لوثيقة أُنشئت أثناء العرض نفسه.

5. الأمن السيبراني

• المالك: إدارة الأمن السيبراني.
• ما تكتبه: الدخول بالهوية المؤسسية، والتحقق متعدد العوامل حيث تشترطه السياسة، والتشفير أثناء النقل وعند التخزين، وإدارة الجلسات، وفصل صلاحيات إدارة النظام عن الاطلاع على المحتوى، وآلية تحديثات أمنية موثقة، والسماح باختبار الاختراق قبل الإطلاق.
• الدليل: مصفوفة يربط فيها المورد كل ضابط ينطبق على النظام بطريقة دعمه وبالطرف المسؤول عنه، لا عبارة «متوافق». ويُفضل أن تعد إدارة الأمن السيبراني قائمة الضوابط المنطبقة بنفسها وترفقها بالكراسة.

6. التكامل مع الاتصالات الإدارية والأنظمة

• المالك: تقنية المعلومات، مع إدارة الاتصالات الإدارية.
• ما تكتبه: لكل تكامل: الحدث الذي يطلقه، والبيانات المتبادلة، والاتجاه، والتوقيت، وما يحدث عند الفشل. أهمها عادة وصول المعاملة المنتهية من نظام الاتصالات الإدارية إلى الأرشيف بملفها ومرفقاتها وبياناتها، والهوية المؤسسية، والموارد البشرية.
• الدليل: وصف مكتوب لكل سيناريو تكامل، وتأكيد أن المورد اطلع على واجهات نظامكم أو سيطلع عليها في مرحلة الدراسة. وحدّ الفصل بين أرشفة الوثيقة وإدارة المعاملة موضوع مقالة نطاق الوثائق والمعاملات.

7. العربية والتاريخ الهجري

• المالك: إدارة الوثائق، مع ممثلين من الإدارات المستخدمة.
• ما تكتبه: واجهة عربية كاملة من اليمين إلى اليسار، وقراءة النصوص العربية من الوثائق الممسوحة مع إمكانية مراجعتها، وبحث يطابق صيغ الكتابة العربية المختلفة، وحقول وتقارير بالتاريخين الهجري والميلادي، وترتيب وفرز صحيح للأسماء العربية.
• الدليل: بحث بعبارة عربية في وثيقة ممسوحة من أرشيفكم، وتقرير مفلتر بفترة هجرية. وفي صفحة البحث في النصوص العربية ما يُختبر في هذا الجانب.

8. الاستضافة ومكان البيانات والاستمرارية

• المالك: تقنية المعلومات والأمن السيبراني، بقرار من الإدارة العليا.
• ما تكتبه: بيئة التشغيل (خوادم الجهة أو سحابة تحددها الجهة)، والعمل في شبكة مقيدة إن لزم، وبيئات الاختبار والإنتاج، والنسخ الاحتياطي والاستعادة بأهداف زمنية تحددها الجهة، وتصدير كامل للوثائق وبياناتها عند انتهاء العقد.
• الدليل: مواصفات البنية المقترحة، ومصفوفة مسؤوليات التشغيل، واختبار استعادة يُجرى قبل القبول. ومعايير الاختيار بين الخيارين في مقالة المقارنة بين التشغيل السحابي والداخلي.

نموذج بطاقة المتطلب: كيف تكتب متطلبًا قابلًا للتحقق

المتطلب الجيد يقرؤه ثلاثة أشخاص فيفهمونه بالطريقة نفسها: المورد الذي يستجيب له، ولجنة التقييم التي تحكم على الاستجابة، وفريق القبول الذي يختبره بعد التنفيذ. استخدم البطاقة التالية لكل متطلب، أو اجعل حقولها أعمدة في جدول المتطلبات.

لاحظ أن حقل «المرجع» لا يعني أن النظام يحقق المرجع. هو يشرح للجنة لماذا المتطلب إلزامي، ويساعد عند الاستيضاح. وحقل «تصنيف الاستجابة» هو ما ستقيّمه لاحقًا، وطريقة تقييمه موضوع مقالة تقييم مصفوفة الاستجابة الفنية.

صياغة الامتثال: ما يُطلب من النظام وما تتولاه الجهة

أكثر عبارة تضعف وثائق المتطلبات الحكومية: «أن يكون النظام متوافقًا مع جميع الأنظمة واللوائح والضوابط ذات العلاقة». يجيب عنها كل مورد بـ«مطابق»، ولا تستطيع اختبارها، ولا تحمّل أحدًا مسؤولية محددة. فالامتثال نتيجة مشتركة بين قدرات النظام، وإعدادات التشغيل، وسياسات الجهة وإجراءاتها، ولا تتحقق بشراء برنامج.

العمود الثالث مهم بقدر الثاني. عندما يظهر في وثيقة المتطلبات ما يبقى على الجهة، يتضح حجم العمل الداخلي، ويُمنع الافتراض الشائع بأن المورد سيتولى كل شيء. وهذا الفصل نفسه تجده في جدول الحوكمة على صفحة الصلاحيات وسجل التدقيق.

خطوات إعداد وثيقة المتطلبات داخل الجهة

1. جرد المراجع الداخلية

   اجمع خطة التصنيف، وجداول مدد الحفظ، وسياسة تصنيف البيانات، وسياسات الأمن السيبراني، ومصفوفة الصلاحيات، وإجراءات الاتصالات الإدارية. سجّل لكل وثيقة: هل هي معتمدة، ومتى حُدّثت، ومن يملكها. ما كان ناقصًا يصبح مخرجًا تمهيديًا في النطاق.

   إدارة الوثائق والمحفوظات
2. تحديد المراجع الخارجية المنطبقة

   كل إدارة متخصصة تحدد ما ينطبق من مرجعها: الأمن السيبراني للضوابط، والشؤون القانونية لأحكام البيانات الشخصية، وإدارة الوثائق لأنظمة المحفوظات. اكتب اسم المرجع وإصداره.

   الأمن السيبراني، الشؤون القانونية، إدارة الوثائق
3. حسم قرار الاستضافة

   قرار التشغيل على خوادم الجهة أو في سحابة يغيّر فئات الأمن والاستمرارية والتكامل، فلا تكتبها قبله.

   تقنية المعلومات والإدارة العليا
4. ورش الفئات

   ورشة لكل فئة أو فئتين، يحضرها المالك ومن يتأثر بها. المخرج: متطلبات مكتوبة بصيغة البطاقة، مع أولوية كل منها.

   فريق المشروع
5. المراجعة المتقاطعة

   يقرأ الأمن السيبراني متطلبات السرية، وتقرأ إدارة الوثائق متطلبات الاستضافة والنسخ، لأن التعارض يظهر في التقاطعات، مثل مدة حفظ النسخ الاحتياطية للوثائق المتلفة.

   ملاك الفئات
6. الاعتماد والإرفاق

   يعتمد كل مالك فئته، وتُرفق الوثيقة بالكراسة مع ملاحق المراجع الداخلية التي يحتاجها المورد لتسعير العمل بدقة، مثل عدد مستويات خطة التصنيف وعدد أسطر جدول مدد الحفظ.

   صاحب الصلاحية

توزيع هذه المسؤوليات بين إدارة الوثائق وتقنية المعلومات تفصّله مقالة أدوار إدارة الوثائق وتقنية المعلومات في المشروع الحكومي.

أخطاء شائعة في متطلبات الأرشفة الحكومية

• طلب نظام يطبق جدول مدد حفظ غير موجود: كثير من الجهات تكتب متطلبات الاحتفاظ بدقة، ثم تكتشف في التنفيذ أن الجدول لم يُعتمد أو لم يُحدّث منذ سنوات. إعداد الجدول عمل تنظيمي تملكه الجهة، ويجب أن يظهر في الخطة قبل تهيئة النظام.
• نسخ درجات سرية من جهة أخرى: عدد الدرجات وأسماؤها وقيودها يأتي من سياسة جهتك. النظام يطبق ما تعتمدونه، ولا يصح أن تكون الكراسة هي المكان الذي تُخترع فيه السياسة.
• إلحاق قائمة الضوابط كاملة دون فرز: إرفاق وثيقة ضوابط كاملة يجعل المورد يجيب عن ضوابط تخص الجهة لا النظام. افرز ما ينطبق على النظام، وما ينطبق على بيئة التشغيل، وما يبقى إجراءً داخليًا.
• متطلبات تكامل بلا سيناريو: عبارة «التكامل مع نظام الاتصالات الإدارية» وحدها تنتج أسعارًا متباعدة بين الموردين، لأن كل منهم يتخيل نطاقًا مختلفًا.
• إهمال الأرشيف الورقي في فئة الاحتفاظ: الإتلاف الموثق يشمل الأصل الورقي أيضًا. إن لم يعرف النظام مكان الأصل، فسيُتلف الرقمي ويبقى الورقي، أو العكس.
• عدم تسجيل إصدار المرجع: الضوابط والسياسات تُحدَّث. متطلب يستند إلى «الضوابط» دون إصدار يفتح خلافًا عند القبول حول أي نسخة يُقاس عليها.

الخطوة التالية: اختبر وثيقتك قبل طرحها

قبل طرح الكراسة، اختر عشرة متطلبات من فئات مختلفة واسأل عن كل منها: هل له مرجع؟ هل يمكن اختباره في عرض توضيحي؟ هل يعرف المورد ما الدليل المطلوب؟ هل يظهر ما يبقى على الجهة؟ إن تعثّر ثلث المتطلبات في هذا الفحص، فالوثيقة تحتاج جولة أخرى قبل الطرح.

وإن كانت لديكم كراسة أو وثيقة متطلبات جاهزة، فأرفقوها في طلب عرض فني ومالي على نطاقكم. نعود إليكم بالأسئلة الاستيضاحية أولًا، ثم بعرض يتضمن مصفوفة استجابة تصنّف كل متطلب بحسب طريقة تحقيقه، على النحو الموضح في مصفوفة المتطلبات للجهات الحكومية.

أسئلة شائعة