كيف تربط خطة تصنيف الوثائق بالهيكل التنظيمي للجهة؟

هذه المقالة لمدير الأرشيف وإدارة الوثائق الذي يعد خطة التصنيف لأول مرة، أو يراجع خطة قائمة قبل إدخالها في نظام إلكتروني. السؤال الذي تجيب عنه عملي: أين تضع الإدارات في الخطة، إن لم تكن هي المستوى الأول؟

التصنيف التنظيمي والتصنيف الوظيفي: ما الفرق في الواقع؟

في التصنيف التنظيمي تكون الشجرة نسخة من الهيكل: المستوى الأول الإدارات العامة، ثم الإدارات، ثم الأقسام، ثم المجلدات. وفي التصنيف الوظيفي يكون المستوى الأول ما تفعله الجهة: التوريد والتعاقد، وشؤون الموظفين، والشؤون المالية، والخدمات التي تقدمها لعملائها أو للمستفيدين. ثم تتفرع كل وظيفة إلى أنشطة، وكل نشاط إلى أنواع وثائق.

الفرق لا يظهر في يوم الإطلاق، بل في السنة الثانية أو الثالثة، حين يتغير الهيكل أو تنتقل مهمة من إدارة إلى أخرى. والمقارنة التالية عادلة للطريقتين:

متى يكفي التصنيف التنظيمي؟ في جهة صغيرة بهيكل مستقر، وإدارات لا تتقاطع وثائقها، ولا تخضع لجداول حفظ تفصيلية. أما في جهة حكومية، أو مجموعة شركات، أو جهة مرت بإعادة تنظيم في السنوات الأخيرة، فالتصنيف الوظيفي مع ربط تنظيمي هو الخيار الذي يصمد. والجهات الحكومية تعمل أصلًا ضمن الخطة الموحدة للتصنيف والترميز لدى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وأنظمة الوثائق والمحفوظات ولوائحها، فراجع النسخ النافذة منها قبل تصميم مستوياتك الداخلية.

النموذج الهجين: ثلاثة مستويات وسمات تنظيمية

النموذج المقترح لا يلغي الإدارات، بل ينقلها من شجرة التصنيف إلى سمات الوثيقة. ولكل مستوى وظيفة محددة:

• الوظيفة: مجال عمل كبير تؤديه الجهة مهما تغير هيكلها. صِغها بالاسم الوظيفي لا اسم الإدارة: «التوريد والتعاقد» لا «إدارة المشتريات». قائمة الوظائف قصيرة نسبيًا في أي جهة، فإن وجدت نفسك تكتب عشرات الوظائف فأنت على الأرجح تكتب أنشطة في مستوى الوظائف.
• النشاط: عملية لها بداية ونهاية داخل الوظيفة، مثل «طرح المنافسة وتقييم العروض» أو «إنهاء الخدمة». هذا المستوى هو الأنسب لربط مدد الحفظ، لأن الوثائق الناتجة عن النشاط الواحد تتشابه غالبًا في عمرها.
• نوع الوثيقة: ما يُنتج فعلًا في النشاط: محضر فتح المظاريف، وتقرير التقييم الفني، وخطاب الترسية. على هذا المستوى تُحدد حقول الفهرسة والسرية الافتراضية وصيغة الترقيم.

ثم تضيف إلى كل نشاط أو نوع وثيقة السمات التنظيمية، وهي ما يربط الخطة بالهيكل:

• الإدارة المالكة: المسؤولة عن اكتمال وثائق النشاط وعن قرار الاحتفاظ والإتلاف. مالك واحد لكل نشاط.
• الإدارات المُنشئة: من يحق له إنشاء وثائق هذا النوع. طلب الشراء مثلًا تنشئه كل الإدارات، وتملكه إدارة المشتريات.
• الإدارات المطّلعة: من يحتاج الاطلاع بحكم عمله، مثل المالية على العقود.
• الفرع أو الشركة: سمة على الوثيقة نفسها، تفصل وثائق الفروع دون أن تكرر الشجرة لكل فرع.

بهذا الفصل تبقى الشجرة مستقرة، وتتغير السمات حين يتغير الهيكل. وتجد تفصيل الحقول التي تحملها بطاقة كل نوع وثيقة في مقالة تحديد بيانات الفهرسة لكل نوع وثيقة.

مثال شجرة: وظيفة التوريد والتعاقد

الشجرة التالية لوظيفة واحدة في جهة افتراضية. الرموز للتوضيح فقط، وليست ترميزًا رسميًا. لاحظ أن اسم أي إدارة لا يظهر في الشجرة نفسها.

جدول الربط بين الهيكل والتصنيف

جدول الربط هو المكان الوحيد الذي تظهر فيه أسماء الإدارات. سطر لكل نشاط، وأعمدة تحدد العلاقة التنظيمية. أي تغيير في الهيكل يُترجم إلى تعديل أسطر في هذا الجدول، ثم في إعدادات النظام.

ثلاث قواعد تجعل الجدول قابلًا للتطبيق:

1. مالك واحد لكل نشاط. إذا اختلفت إدارتان على الملكية، فالنشاط غالبًا نشاطان مدمجان خطأً، فافصلهما.
2. المنشئ ليس بالضرورة المالك. الإدارة التي تكتب الوثيقة قد تختلف عن التي تسأل عن اكتمالها. الخلط بينهما يجعل كل إدارة «تملك» نسختها من طلبات الشراء.
3. الأسماء في الجدول مرتبطة بوحدات الهيكل في النظام، لا مكتوبة نصًا. حين يتغير اسم إدارة في الهيكل، يتغير في كل الأسطر تلقائيًا.

وإن كان مرجع مدة الحفظ غير جاهز بعد، فاترك العمود مفتوحًا واستكمله من مقالة بناء جدول مدد الاحتفاظ، فالنشاط في خطة التصنيف هو غالبًا السلسلة نفسها في جدول الحفظ.

اختبر الخطة بخمس حالات إعادة تنظيم قبل اعتمادها

لا تعتمد الخطة لأنها تبدو منطقية على الورق. مرّر عليها الحالات التالية، واكتب لكل حالة ما الذي سيتغير. الخطة السليمة تنتهي كل حالاتها في عمود «جدول الربط والصلاحيات»، لا في عمود «الشجرة».

إذا ظهرت في عمود الشجرة كلمة «إعادة ترتيب» أو «نقل فرع»، فهذا موضع في خطتك ما زال يتبع الهيكل. أما إدارة التغيير التنظيمي نفسه حين يقع، بما فيه نقل الملكية والصلاحيات والمحافظة على التاريخ، فهو موضوع مقالة إدارة تغيير الهيكل التنظيمي دون فقدان ترتيب الوثائق.

خطوات بناء الخطة وربطها بالهيكل

1. حصر الوظائف من المهام لا من الهيكل

   ابدأ من اللائحة التنظيمية للجهة أو وثيقة مهام الإدارات، واستخرج منها ما تفعله الجهة. الإدارتان اللتان تؤديان عملًا واحدًا تصبحان وظيفة واحدة، والإدارة التي تؤدي عملين مختلفين تتوزع على وظيفتين.

   إدارة الوثائق مع التطوير الإداري
2. تفكيك كل وظيفة إلى أنشطة

   اسأل عن كل نشاط: ما الذي يبدؤه، وما الذي ينهيه، وما الوثائق الناتجة عنه؟ إن لم تستطع تحديد بداية ونهاية، فأنت أمام موضوع عام لا نشاط.

   إدارة الوثائق مع ممثلي الإدارات
3. ربط أنواع الوثائق بالأنشطة من الحصر الفعلي

   خذ الأنواع مما يُنتج فعلًا في المجلدات المشتركة وأنظمة الأعمال وغرف الأرشيف، لا مما يُفترض أن يُنتج. كل نوع ينتمي إلى نشاط واحد.

   إدارة الوثائق
4. تعبئة جدول الربط

   مالك واحد لكل نشاط، والمنشئون والمطّلعون. الخلافات تُحسم بقرار مكتوب من صاحب الصلاحية، لا بتكرار النشاط.

   مديرو الإدارات، وصاحب الصلاحية عند الخلاف
5. تجربة التصنيف على عينة من الوثائق الفعلية

   اطلب من موظفين من إدارات مختلفة تصنيف العينة نفسها دون مساعدة. كل وثيقة صنفها اثنان في مكانين مختلفين تكشف وصفًا غامضًا لنشاط، أو نشاطين متداخلين.

   إدارة الوثائق مع مستخدمين من الإدارات
6. اختبار إعادة التنظيم

   مرّر الحالات الخمس السابقة، وعدّل كل موضع ما زال يتبع الهيكل.

   إدارة الوثائق
7. الاعتماد وتحديد من يعدّل الخطة

   تُعتمد الخطة وجدول الربط بإجراءات الجهة. ويُكتب من يملك صلاحية إضافة نشاط أو نوع وثيقة، ومن يعدّل جدول الربط عند تغير الهيكل، وكيف يُبلَّغ مسؤول النظام.

   صاحب الصلاحية، ومسؤول النظام للتنفيذ

في الخطوتين الأولى والرابعة يظهر غالبًا أن الإدارات تستخدم أسماء مختلفة للوثيقة نفسها، أو تختلف على ملكيتها. طريقة جمع احتياجات الإدارات وحسم الخلاف بينها تجدها في مقالة توحيد احتياجات الإدارات قبل اختيار النظام.

ما الذي تطلبه من النظام لتطبيق هذا النموذج؟

الخطة الجيدة تفشل في نظام يفرض أن تكون الشجرة هي الهيكل. اختبر في العرض التوضيحي ما يلي، على شجرتك وجدول ربطك:

• خطة تصنيف متعددة المستويات مستقلة عن الهيكل: تُبنى الوظائف والأنشطة والأنواع من الإعدادات، ويُعرَّف الهيكل التنظيمي بوحداته وفروعه منفصلًا عنها.
• سمة الإدارة المالكة مرتبطة بوحدة في الهيكل: لا حقل نصي يُكتب يدويًا.
• صلاحيات تجمع التصنيف والإدارة والفرع: موظف المشتريات في فرع جدة يرى طلبات الشراء الخاصة بفرعه، والمالية ترى العقود في كل الفروع.
• توريث الإعدادات: تأخذ الوثيقة مدة الحفظ والسرية الافتراضية وحقول الفهرسة من موقعها في التصنيف.
• نقل الملكية جماعيًا مع سجل: تغيير مالك نشاط كامل بإجراء واحد، مع بقاء المالك السابق والتاريخ في سجل الوثائق.
• إعادة تصنيف وثيقة مسجلة: حين تُصنف وثيقة خطأً، تُنقل مع سجل يبين من نقلها ومتى، وتتغير إعداداتها الموروثة.
• تقارير من الزاويتين: عدد الوثائق واكتمالها حسب النشاط، وحسب الإدارة المالكة.

هذه البنود تُضبط في وحدة الفهرسة والتصنيف بالتهيئة لا بالتطوير، وتجد مجالات التهيئة كاملة في ما يمكن تهيئته في النظام. وللمجموعات متعددة الفروع توزيع شائع لما يُوحَّد مركزيًا وما يُترك لكل فرع في صفحة الشركات متعددة الفروع.

أخطاء شائعة في ربط التصنيف بالهيكل

• نسخ الهيكل التنظيمي مستوى أول: أسرع طريقة لإنتاج خطة تحتاج إعادة بناء عند أول إعادة تنظيم.
• مستوى لكل فرع داخل الشجرة: يكرر الشجرة بعدد الفروع، ويضاعف أعمال الصيانة. الفرع سمة على الوثيقة.
• تصنيف «عام» أو «متنوع»: يتحول خلال أشهر إلى أكبر تصنيف في النظام. كل وثيقة لها نشاط، وإن لم يوجد فأضفه بقرار.
• عمق زائد: ستة أو سبعة مستويات تُتعب المفهرس دون فائدة في البحث. ما يزيد على ثلاثة أو أربعة مستويات غالبًا حقول فهرسة، مثل السنة واسم المشروع، لا مستويات تصنيف.
• مجلدات المشروعات والموردين مستويات في الخطة: المشروع والمورد والموظف ملفات مجمعة تُبنى على النشاط، لا فروع دائمة في الشجرة.
• ترك تعديل الخطة لكل مدير: بعد سنة تصبح الخطة خليطًا من منطقين. الإضافة والتعديل بإجراء واحد ومالك واحد.

الخطوة التالية: اختبر خطتكم على النظام

إن كانت لديكم خطة تصنيف قائمة، فمرّروا عليها الحالات الخمس، وحددوا المواضع التي تتبع الهيكل. وإن كنتم تبدؤون، فابدؤوا بوظيفتين أو ثلاث من أكثر الوظائف إنتاجًا للوثائق، وأكملوا جدول الربط لها قبل التوسع.

وإن أردتم مراجعة الخطة وجدول الربط معنا قبل إدخالهما في النظام، فأحضروا الشجرة الحالية والهيكل التنظيمي وقائمة أنواع الوثائق، واطلبوا جلسة تقييم احتياج نراجع فيها الخطة ونريكم كيف تُطبق بسماتها وصلاحياتها. وقد يفيدكم كذلك توزيع المسؤولية عن رمز التصنيف بين الأرشفة ونظام الاتصالات الإدارية في مقالة الأرشفة والاتصالات الإدارية.

أسئلة شائعة